Qué es la PMO

Bloque XI. Project Management Office. (PMO)


Bloque XI. Project Management Office. (PMO)


La implementación de PMO asegura la adecuada gestión, según estándares y desde una perspectiva estratégica, por su naturaleza, los conocimientos de este Bloque salpicarán todo el Master y no ocuparán un periodo temporal concreto

Qué es una PMO


La PMO proporciona a las organizaciones un valioso reporting sobre el rendimiento de los Proyectos y las capacidades de los Project Managers


Qué es una PMO:  si eres un Jefe de Proyecto, necesitas un plan, como tienes que trabajar en Equipo, además necesitas equipos multidisplinaresl. La PMO será el vehículo que te ayudará en tus objetivos.

El PMBoK dice que la PMO: es una entidad con varias responsabilidades sobre los Proyectos que están bajo su jurisdicción, tiene vida propia (presupuesto, obligaciones y responsabilidades) y poder de decisión, si no, no tiene valor.

Cuales son las responsablidades de la PMO: es fundamental tener claro la misión, la visión y los valores de la PMO, así podremos construir la PMO con mas coherencia.se centran en la dirección centralizada y coordinada de proyectos, para compartir recursos y hacer un uso más eficiente de los mismos. Los Proyectos a los que presta apoyo la PMO pueden, o no estar relacionados, tenemos que gestionar recursos entre ellos de igual modo. La PMO tiene que saber hacer estrategia. La PMO es algo vivo y abierto y debemos acoplarla a nuestras necesidades.

Por qué implementar una PMO


Buscamos dar valor añadido a la organización y fomentar la aplicación directa de los beneficios conseguidos con la realización de nuestros proyectos


Cuales son las ventajas deuna PMO: dar valor añadido a la organización + medición de objetivos +  objetivos realistas + implementación de buenas prácticas + con una PMO van a mejorar los resultados  a una PMO se la mide por su impacto en la organización + la PMO fomenta la aplicación directa de los beneficios conseguidos con la realización de nuestros proyectos. Por lo tanto la PMO debe generar valor añadid  sino no es útil, sino generamos valor añadido nosotros mismos carecemos de valor como Project Manager.

Una organización sin PMO: los proyectos pueden ser inconexos y no fluye la información de forma adecuada. No debemos olvidarlo los proyectos se realizan para obtener un producto, un entregable, un servicio, la dirección de proyectos es el vehículo del cambio, los resultados deben poder aplicarse, sin beneficio el proyecto no sirve para nada.

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Objetivos de la PMO


El principal objetivo suele ser asegurar la adecuada gestión, según estándares y desde una perspectiva estratégica


La PMO forma parte de la organización: tiene que estar alineada con los objetivos y los Proyectos de la organización.

Por cada Proyecto debe hacerse un Business Case: en el que veremos, entre otras cosas, la alineación del proyecto con la estrategia de la organización. Antes de iniciar un Proyecto debemos hacer un análisis de por qué hago ese Proyecto, que va a modificar, que beneficios me va a aportar ese Proyecto y adonde voy a llegar.

Establecer criterios objetivos para la medición de cada Proyecto: con la máxima objetividad, en caso contrario, la PMO puede resultar perniciosa si primamos proyectos por criterios subjetivos. También se debe controlar las dependencias entre proyectos para exprimir los recursos compartidos, siendo este una de las funciones claras de una PMO.

La PMO debe implementar acciones de vigilancia y control de Riesgos: el buen Project Manager es un eficiente gestor de riesgos en los proyectos. Los riesgos tumban a los proyectos. Esta también es una de las virtudes de una PMO, la correcta gestión de los riesgos de aquellos proyectos que están bajo su influencia. Aquí debemos citar una frase del agilismo: “el cambio es una oportunidad”.

Los cambios: todo proyecto va a tener continuos cambios, personal, activos de la empresa, competencia, etc, desde la PMO se debe implementar un servicio activo y útil de gestión de cambios en los Proyectos. El cambio nos puede dar una oportunidad o puede tumbarnos el proyecto.

Los stakeholders: lo primero que puede salirse de nuestros esquemas, de nuestro ámbito de confort, son los stakeholders del Proyecto, los debemos tener en cuenta en todo momento. Bajo la perspectiva de nuestra PMO necesitamos tener con los stakeholders una buena estrategia de comunicación, si no lo hacemos, podemos trabajar mal, o … trabajar dos veces. Esto es fundamental en la definición de estrategia de una PMO.

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Funciones de la PMO


El core  de una PMO es gestionar los recursos compartidos, desarrollar metodologías, seleccionar Proyectos, …


El core  de una PMO es gestionar los recursos compartidos: con una buena gestión de los recursos en una PMO los recursos van a cundir más y siempre generando valor.

Desarrollar buenas metodologías basadas en buenas prácticas en Dirección de Proyectos: la PMO es el hogar de los Gerentes de Proyecto dentro de la empresa, donde los Directores de Proyecto encontrarán apoyo y confianza. Esto debe ser bidireccional, la PMO apoya a todos y debe ser apoyada por todos.

Selección de proyectos: coordinar la gestión de las prioridades, seleccionar los proyectos objetivamente, por su business case, elegir aquellos que generen mas valor para la organización.

Un Project Manager no tiene que ser un gran financiero pero debe estar apoyado por un gran financiero: no se trata de saber de todo pero si de saber quien sabe de cada cosa y tener este recurso disponible cuando se necesita. Una PMO debe aportar beneficio, en caso contrario, no tiene razón de ser.

Criterios de éxito de la PMO


Garantizar el ROI y satisfacer las necesidades de la organización


  1. Los criterios de éxito de la PMO: siempre deben estar relacionados con la viabilidad de la PMO y dentro de su propio presupuesto.
  2. Garantizar el ROI: una correcta gestión de los beneficios de los Proyectos de la PMO para garantizar el retorno de la inversión (ROI), estos objetivos deben ser reales y alcanzables.
  3. En la PMO debemos analizar: que cosas somos capaces de hacer en función real de nuestras capacidades.
  4. Satisfacer las necesidades de la organización: La PMO es responsable del análisis de la viabilidad de los proyectos, la PMO está orientada a satisfacer las necesidades de la organización.

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