Control de Cambios del Proyecto

Bloque X. Control de Cambios del Proyecto


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Bloque X. Control de Cambios del Proyecto


En esta entrada que forma parte de nuestros cursos y master en dirección de proyectos, vamos a ver como los cambios deben ser considerados de un modo integrado y durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto. 


 

El Control de Cambios del Proyecto


El Proceso de Control Integrado de Cambios consiste en supervisar las solicitudes de cambio, aprobar aquellos cambios que se consideren convenientes y gestionar la implementación de esos cambios


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Qué es el control de cambios del proyecto. Consiste en recibir los cambios que se quieren aplicar al proyecto, analizarlos, aprobarlos o rechazarlos y, en su caso, aplicarlos, modificando todo lo que se va a afectado por ese cambio, es decir, reconducir el proyecto a su nueva realidad.

Cuando debemos realizar el Control Integrado de Cambios. Siempre. El  control integrado de cambios interviene durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Cómo se tratan las solicitudes de cambio. Las solicitudes de cambio siempre siguen las reglas especificadas en el control de cambios y en de la configuración

Las solicitudes de cambio para el proyecto se deben complementar. Con un estudio del impacto que tendrán estos cambios sobre el Proyecto. Esto es básico para determinar si las solicitudes de cambio del proyecto se estudian y son aprobadas o rechazadas.

Trabajos del control de cambios:

  • recibir todas las solicitudes de cambio para el proyecto,
  • analizarlas y realizar los estudios oportunos,
  • aprobarlas, si aplica,
  • rechazarlas, si aplica.

Es responsabilidad del director del proyecto. Comprobar la correcta implementación de todas aquellas solicitudes de cambio que fueron aprobadas para el proyecto.

Entradas del proceso de control de cambios. Para realizar un control integrado de cambios necesitaremos conocer previamente:

  • el plan de dirección del proyecto,
  • informes sobre el rendimiento de los trabajos,
  •  las solicitudes de cambio.

Aprobar o rechazar una solicitud. Requiere principalmente de herramientas de control de cambios que deben haber demostrado su eficacia. Los gerentes de proyecto necesitaremos establecer reuniones con el equipo de trabajo y tener en cuenta el juicio de expertos.

Una vez aprobado un cambio. Se registrará en el plan de dirección del proyecto y aparecerá, si aplica, en las líneas base del Proyecto.

El comité de control de cambios del Proyecto (CCB). Se encarga de todos los trabajos necesarios en el proceso de control integrado de cambios.

Para aprobar o rechazar un cambio tiene que existir una autoridad competente. Por norma general se suelen encontrar dentro del equipo de dirección del proyecto, aunque también puede ser un elemento externo, como una persona u organización.

En los proyectos que se ejecuten mediante contratos los cambios son aprobados por la:

  • change control board ,
  • la project board,
  • el steering committe
  • y el cliente del proyecto.

Si los cambios afectan al acta de constitución del Proyecto. Entonces, además deberá ser aprobado por el patrocinador. Según el tipo de proyecto el patrocinador y el cliente pueden ser la misma persona.

Si los cambios son menores. Entonces los puede aprobar el comité de dirección del proyecto directamente

Cómo se gestiona una solicitud de cambio:

  1. cualquier Stakeholders puede detectar una necesidad,
  2. genera una solicitud de cambio que cubra esa necesidad,
  3. el equipo de dirección del proyecto la valorará para ver todas sus consecuencias e implicaciones sobre la globalidad del proyecto y  ver como afecta a las lineas base del proyecto.
  4. el director del proyecto emitirá la solicitud de cambio,
  5. en unción de su importancia, se eleva al órgano correspondiente para que toma la decisión sobre su aceptación.

El beneficio del control integrado de cambios. Reduce el riesgo del Proyecto. El riesgo del proyecto aumenta si implementamos cambios en el Proyecto sin un control adecuado.

El control integrado de cambios mantiene actualizado: 

  • el plan para la dirección del proyecto,
  • el enunciado del alcance del proyecto,
  • otros documentos del proyecto.

El Project Manager debe asegurarse de que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada. Cualquier otra inclusión de cambios en las líneas base distorsionarían el Proyecto con graves consecuencias.

Cómo registrar las solicitudes de cambio. Deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

 

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Las salidas del Control Integrado de Cambios


El Control Integrado de Cambios tiene salidas, tanto si los cambios han sido aprobados como rechazados


El control de cambios esta orientado a:

  • identificar,
  • documentar,
  • y controlar los cambios del proyecto.
  • modificar las líneas base que se han visto afectadas por esos cambios ocurridos durante el proyecto.

Salidas del control integrado de cambios:

  • las solicitudes de cambio aprobadas se  implementan mediante el proceso dirigir y gestionar el trabajo del proyecto,
  • todas las solicitudes de cambio, tanto las aprobadas como las denegadas, actualizan el registro de cambios del proyecto.

Documentar los cambios del proyecto. Los directores de proyecto documentamos todos los cambios solicitados para el Proyecto, aprobados o no. Esta documentación incluye tanto el cambio que realizamos en el proyecto, como el impacto que el cambio ha producido en el proyecto.

Un sistema de gestión de la configuración del Proyecto. Acompañado de un control integrado de cambios: proporciona una manera normalizada, efectiva y eficiente, de gestionar de forma centralizada los cambios.

Los objetivos del Control Integrado de Cambios


Establecer un método progresivo para identificar y solicitar cambios a las líneas base del proyecto y  para determinar el valor y la eficacia de esos cambios


En los proyecto todo debe hacerse bien y en el momento oportuno. En caso contrario, arrastrarás los errores durante todo el proyecto y a su finalización solo se habrá conseguido perder tiempo, dinero y prestigio. Por el contrario, si te formas adecuadamente y aprendes de la mano de los profesionales con experiencia que componen nuestro equipo, con cada proyecto ganarás tiempo, dinero y prestigio, haz click y solicita información sobre nuestros cursos y mastertenemos un programa que se ajusta a todas tus necesidades, consúltanos.

Cual es el objetivo del control integrado de cambios:

  1. que se establezca un método progresivo para identificar y solicitar cambios a las líneas base del proyecto,
  2. determinar el valor y la eficacia de esos cambio,
  3. proporcionar oportunidades de validar,
  4. mejorar el proyecto de manera continua.

Como comunicar los cambios. El ontrol integrado de cambios del proyecto proporciona el mecanismo que permite, al equipo de dirección del proyecto, comunicar a los interesados todos los cambios aprobados y rechazados en el proyecto.

Realizar correctamente la gestión de cambios. Es un elemento imprescindible en cualquier proyecto exitoso. La gestión integrada de cambios abarca diferentes acciones y áreas dentro del proyecto que deben ser revisadas y, si aplica, actualizadas con cada cambio realizado.

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En esta hoja de ruta puedes ver todo el Ciclo de Vida el Proyecto, desglosado en los procesos que vamos a seguir, uno a uno, hasta cerrar el proyecto con éxito.


Todo director o directora de proyectos debe saber definir el Ciclo de Vida del Proyecto a la perfección.

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