Modulo Microsoft Project

Módulo 1. Microsoft Project


Módulo 1. Microsoft Project

El objetivo de este Módulo del Master es conocer MsProject para aplicarlo en la Gestión de Proyectos, desde las nociones básicas, la creación de tareas, líneas base, hasta el control, hasta el seguimiento de costos y performance de un Proyecto

Microsoft Project


Además de aprender MsProyecto introduciremos un importante valor agregado, la simulación de Montecarlo para realizar estimaciones sobre el Proyecto


El objetivo de MsProject: iniciar a los Project Manager que aún no han tenido la oportunidad de trabajar con esta herramienta en Gestión de Proyectos y permitir profundizar a los que ya han tenido experiencia usando esta herramienta. Buscamos unificar el conocimiento de todos los involucrados en el Master en aquellos conocimientos imprescindibles y avanzados en Microsoft Project.

Estuiarmos todas las funciones de Microsoft Project: a medida que avancemos en el Módulo MsProject iremos repasando todas las funciones de Microsoft Project; tareas del Proyecto + lineas base + jerarquización según la EDT + considerar los costes del Proyecto + seguimientos de las actividades del Proyecto +  avance del Proyecto + reportes del Proyecto, etc.

MS Project es una herramienta comunicacional: nos permitirá mantener informados de los avances del Proyecto a los stakeholders

Introduciremos un valor agregado, la simulación de Montecarlo. utilizaremos un plugin que vamos a adjuntar al motor de cálculo del Excel y vinculado con MS Project, el cual nos va a permitir hacer estimaciones estocásticas del Proyecto ajustando de este modo estimaciones que hemos determinado en tiempo y coste de Proyecto.

Principales Funcionalidades


En el Master vamos a estudiar en profunidad MsProject, aquí nos limitamos a enunciar algunas de sus funcionalidades


Archivo//diagrama de gantt: encontramos numerosas vistas en función de lo que en ese momento necesitemos visualizar del Proyecto, podemos ver varias vistas + calendarios + diagramas de red + formularios de recursos + gantt de seguimientos + hoja de recursos + hoja de tareas + etc.

Cuál es la función de la vista: tenemos que decir que MSProject es una base de datos con muchas tablas, donde estas vistas son una relación de estas tablas permitiéndonos ver de forma rápida toda la información importante.

Vistas combinadas: en la vista del diagrama de Gantt pondremos las tareas, pero si además queremos ver en esta estructura los costes del Proyecto nos tendremos que ir a la pestaña vistas//tablas/costo, en ese momento, aun estando en la vista principal del diagrama de Gantt, la información que nos muestra ahora ha cambiado, a esto se le llama las vistas combinadas de Microsoft Project. MS Project te da la posibilidad de configurar vistas según nuestras necesidades.

Programación: nos permitirá trabajar sobre las actividades, veremos en este apartado la jerarquización de las actividades del Proyecto. MSProJect  tiene la capacidad de programar las tareas de forma manual o automática, podremos indicar que una actividad concreta del Proyecto se ejecute automáticamente en un día determinado.

Los iconos de la barra de tareas: también podemos configurar el tipo de tarea utilizando los iconos de la barra de herramientas.

Generar Tareas: hay varios tipos de tareas: tarea normal, tarea periódica (son tareas recursivas, como puedan ser reuniones de seguimiento), hitos del Proyecto (puntos de control que nos permitirán controlar el inicio o final de una fase), tarea resumen (nos permitirá englobar a otras tareas).

Propiedades: suministra la información de la actividad seleccionada de la lista de tareas , en ella podremos ver el nombre de la tarea a realizar en el Proyecto, porcentaje completado (%) modo de programación, fecha de inicio/fin de la tarea, tipo de tarea (generar tareas), tareas predecesoras que tiene, recursos asignados que tiene la tarea, etc. Según avancemos en el módulo del Master profundizaremos en cada una de ellas y en el resto que no hemos enunciado por las restricciones de este programa.

La fecha:  comienzo del Proyecto y la fecha actual. Podemos programa de comienzo a fin o de fin a comienzo, por ejemplo: si tenemos una fecha determinada para hacer un Proyecto, vamos programando las actividades de “adelante hacia atrás”, es decir, programaremos a partir de la fecha de finalización del Proyecto. Aquí también se configuran los calendarios del Proyecto que vamos realizando.

Informes: informes relevantes del Proyecto, informes de costes, de valor acumulado, de flujo de caja, etc.

Comparar Proyectos: nos permite comparar Proyectos tarea a tarea.

Recursos: relaciona todo aquello que tenga que ver con los recursos del Proyecto, organizar el equipo de Proyecto, asignar recursos, agrupar recursos, recursos asignados a una tarea, redistribuir recursos, etc.

Estadísticas: nos muestra los valores que hemos estimado para la duración del Proyecto, el trabajo y el coste del Proyecto en función de lo actual, lo previsto, lo real (lo que ha ocurrido realmente en la ejecución del Proyecto) y la diferencia (restante), es una forma de dar información rápida y puntual de cómo va realmente el Proyecto.

Configurar la EDT: siguiendo en la opción de proyectos podemos configurar la EDT, Estructura de Desglose de Trabajos del Proyecto.

Cambiar Tiempo de Trabajo: podremos configurar el calendario laboral para establecer los días festivos, laborales, el horario que tendremos, los turnos: mañana, tarde, noche, vacaciones, etc.

Calcular Proyectos: es muy utilizado para la programación en manual, para que se ejecuten automáticamente los costes del Proyecto.

Establecer la línea base: cuando hemos terminado toda la planificación del Proyecto crearemos la línea base del cronograma del Proyecto que va a aprobar nuestra junta directiva de control de cambios y nuestros Stakeholders principales.

Mover Proyecto: se refiere a desplazar un Proyecto en el tiempo.

Crear Subproyectos:  se utiliza cuando el Proyecto principal es tan grande que es necesario hacerlo más pequeño, con esta opción podemos luego anidar estos subproyectos.

Vistas: iremos utilizándolas y afianzáremos su manejo, las vistas nos permitirán visualizar cómodamente el avance del Proyecto, tendremos vistas de recursos del Proyecto, de costes, de tiempo, de calendarios, etc.

Formato: tiene que ver con todo lo que sean colores, formatos, temas, diseños, cuadriculas, tipos de letras, muestra de las tareas críticas del Proyecto, muestra las demoras de lo que estamos calculando, tareas retrasadas o no, formatos especiales que les queramos dar a las tareas críticas.

Diagrama de Gant: se encuentra dividida por la lista de tareas” (lado izquierdo) y el diagrama de gantt (lado derecho), en este lado es donde veremos las famosas barras que representan las tareas del Proyecto con la duración temporal de las actividades que hemos insertando anteriormente en la parte de la izquierda de la vista (lista de tareas).

La idea es que MS Project se amolde a nuestros Proyectos: esta es la parte más difícil, plasmar un Proyecto real en un sistema digital, como hemos visto en el Módulo de Certificación PMP, PMI, nos recomienda una herramienta gráfica que se llama la EDT (Estructura de Desglose de los Trabajos del Proyecto), y con este Módulo de  MS Project del Master comprenderemos cómo convertir una EDT del Proyecto a formato digital.

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