como debe negociar un director de proyecto

Módulo 10. Negociación


Módulo 10. Negociación


Se piensa en la negociación como un proceso que tiene a través de una mesa formal de negociaciones, como una actividad no usual, una amenaza potencial y, por tanto, hay un sentimiento de inseguridad y falta de preparación para llevarla a cabo

El Director de Proyecto frente a la Negociación


Un Proyecto es una carrera de fondo, nos encontraremos con obstáculos algunos conocidos y otros que iremos descubriendo pero, ineludiblemente, tendremos que negociar y llegar a acuerdos


Una definición equilibrada negociación: la de una tentativa, por parte de dos o más personas, para alcanzar un acuerdo.

Para empezar a negociar deben darse unas condiciones: ambas partes/grupos tienen capacidad de variar los términos + si no tenemos capacidad decisoria o no la tiene la parte contraria estamos perdiendo el tiempo + los recursos son escasos o existe una controversia, en caso contrario, no tenemos de que discutir + cada parte quiere tomar tanto como necesite. Generalmente, negociamos plazos de tiempo, dinero o recursos, son valiosos y escasos, a por ellos!

Cuándo debemos recurrir a la negociación: cuando coexisten el acuerdo, un conflicto potencial y se dan las condiciones adecuadas para poner en marcha un proceso de negociación.

Estrategias frente a la Negociación


En el Master reflexionaremos sobre la Negociación, enunciamos algunos aspectos indispensables frente a una negociación


Las señales: la señal es un medio que utilizan los negociadores para indicar su disposición a negociar sobre algo o no ceder terreno. Las ventajas de saber emitir e interpretar señales son claras, pueden servir para contrastar percepciones, identificar prejuicios, fijar límites y guiar la conversación para mejorar las propuestas. El negociador que no sepa escuchar no interpretará las señales que le son lanzadas y se colocará en una situación de desventaja.

Las preguntas positivas: cuando hablamos tenemos que procurar utilizar eficazmente el tiempo del que disponemos haciendo preguntas positivas, que animan a la otra parte a explicar y razonar su postura, ¿a qué se refiere?, ¿podría ponerme un ejemplo?, ¿por qué le interesa esta propuesta?, etc.

La discusión: para que esta fase sea fértil la discusión debe ser positiva y, para ello, hay que escuchar más y hablar con propiedad. La discusión nos permite explorar los temas que nos separan de nuestro opositor, sus actitudes, intereses e inhibiciones, nos ofrece una buena oportunidad para romper prejuicios y contrastar las hipótesis, que hicimos sobre él, durante la preparación de la negociación.

La interdependencia: la interdependencia es una característica propia de las situaciones de negociación, para lograr los objetivos o los resultados deseados las partes deben necesitarse entre sí, deben coordinarse para lograr sus objetivos o deben elegir colaborar, porque el resultado posible es mejor que el que pueden lograr al trabajar solas.

Toda concesión implica un costo: normalmente expresable en términos económicos, lo que conlleva que la negociación eficaz requiera una atención completa del valor económico de cada concesión.

El negociador medio y el negociador de éxito: el negociador medio tiende a decirse, “voy a intentar un descuento de un 7,5%, mientras que el negociador de éxito puede decir “si sé jugar mis cartas de forma correcta podría conseguir un 10%, aunque me sentiría satisfecho con un 7,5%, podría llegar a aceptar un 5% si la calidad es buena, pero no puedo ir más lejos”.

El negociador de éxito fija el mejor y peor límite realista para cada objetivo: esto permite una mayor flexibilidad con un riesgo mínimo porque el grado de movimiento aceptable ha sido calculado con anterioridad. El buen negociador entiende la negociación como un proceso de búsqueda conjunta de soluciones para tratar de conseguir un acuerdo que satisfaga razonablemente a ambas partes.

La investigación y la experiencia en la negociación: los negociadores con éxito consideran cuidadosamente la variedad de consecuencias que pueden surgir durante el curso de la negociación, debemos enumerar todos los temas previsibles que puedan surgir, independientemente de su importancia, o del deseo de ofrecer concesiones.

Análisis de las debilidades y fortalezas: debemos realizar una cuidadosa valoración de las fuentes de las debilidades, amenazas actuales y potenciales de las dos partes.

Establecer una posición de repliegue: es fundamental, como paso previo a la negociación, conocer si contamos con otras alternativas posibles si se da el caso de que se rompan las negociaciones, de estas posibles alternativas dependerá nuestra capacidad de negociación posterior.

Fijar objetivos para la negociación: este paso, aparentemente sencillo, es complejo y esencial para una preparación y planificación eficaz de la negociación, es el punto de referencia por el cual se va a juzgar todo el trabajo.

Elementos clave en la negociación: en la estrategia de la negociación debemos hacer una distinción entre la preparación de la negociación, , el análisis de hechos, las cifras donde apoyarnos.

Emplear el tiempo de un modo productivo: un análisis profundo de los datos revelo que los negociadores que tienen éxito empleaban el tiempo disponible de un modo diferente y más productivo. Las personas capacitadas para negociar tenía un enfoque común, por ejemplo se hacían así mismas una pregunta crucial, ¿qué voy a hacer con toda esta información?, es decir, sabían que negociar con una lluvia de números, hechos y argumentos lógicos no garantiza el éxito. Empleaban una buena parte de su valioso tiempo planificando cómo utilizar argumentos, presentar un caso persuasivo, negociar concesiones de forma ventajosa, maximizar su poder, etc. Eran conscientes que recopilar datos no es lo mismo que la planificación y muchos menos que estar preparado para una negociación.

La preparación de la negociación: la mayoría de la formación para los negociadores enfatiza la importancia de la preparación de la negociación, una hipótesis que se daba por segura era que los buenos negociadores emplearían bastante más tiempo en su planificación que los negociadores malos, no fue así, para nuestra sorpresa, no existía una diferencia significativa en la cantidad de tiempo empleado.

Las hipótesis: debemos comenzar con un número de hipótesis sobre lo que es efectivo.

Las propuestas: en esta fase el lenguaje ha de ser exploratorio y no comprometedor, no se debe forzar el ritmo sino que debemos ir despacio y tener paciencia, las propuestas serán más específicas en la fase de intercambio pero en la discusión se necesitan unos avances cautelosos, no unas ofertas arriesgadas e inequívocas.

Nuestro límites superior e inferior: no conviene ni empezar cerca de nuestro límite superior, pues apenas nos dejaría terreno para movernos, ni empezar muy alejados de tal límite, pues ello nos obligaría a movernos mucho.

El paquete: el montaje del paquete se realiza en función de las respuestas dadas a los movimientos de apertura realizados, su propósito es facilitar que las partes avancen hacia una posición de acuerdo. El paquete no es una lista de peticiones, o propuestas iniciales, donde presentar nuestros objetivos a la otra parte, sino que está formado por nuestros objetivos revisados en función de las reacciones que hemos ido observando a lo largo de la negociación.

El intercambio: es la parte más intensa del proceso de negociación y ambas partes han de estar muy atentas a lo que hacen, se trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Aquí la regla más importante es que toda propuesta y toda concesión sean condicionadas, por ejemplo: “si vosotros aceptáis X, nosotros aceptamos Y”, “siempre que vosotros aceptéis X, nosotros aceptamos Y”. Es importante observar que la forma de presentar la propuesta de intercambio, tanto la condición como la oferta, han de ser concretas, “si vosotros aceptáis/hacéis…, entonces, y sólo entonces, nosotros aceptamos/hacemos algo”

La incertidumbre intrínseca a toda negociación: la negociación es siempre el terreno de lo inestable, lo inseguro y lo movedizo. Si no sabemos si hemos conseguido sacar a la otra parte todas las concesiones posibles podemos retrasar la decisión de aceptar lo que nos ofrece en un momento por si podemos conseguir más, siempre representa un riesgo y exige tomar una decisión.

Llegar a un acuerdo antes de que nuestro oponente nos saque más: cuanto más dura la negociación más tiempo tenemos para sacar todas las concesiones posibles a nuestro opositor, pero también más tiempo tiene él para hacer lo mismo con nosotros.

El cierre de la negociación: no es raro encontrar negociadores incapaces de cerrar el trato siguen negociando, a veces haciendo concesiones aparentemente pequeñas, pero que sumadas tienen un coste impresionante.  Para evitar esta situación hay que aprender a utilizar las técnicas de cierre. Si cerramos con éxito una negociación, debemos llegar al acuerdo, no hay otra salida. Un cierre sin éxito nos devuelve, por lo general, a la fase de discusión y a otro ciclo de intercambio.

El acuerdo: el acuerdo es la última fase de la negociación a la que han ido dirigidas todas las demás, negociamos para llegar a un acuerdo. El acuerdo es un momento muy peligroso. El alivio que supone llegar a la fase final, cuando empiezan a desaparecer las tensiones provoca un alto nivel de euforia, esta euforia puede resultar ‘hipnótica’ y hacernos bajar la guardia descuidando detalles que nos causen problemas posteriormente.

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