Módulo 2. Principios de Prince2
Es muy de agradecer que una metodología de Gestión de Proyectos como PRINCE2 especifique principios de gestión, (Capítulo 2). Son principios obvios para los que hemos estudiado la metodología PMBoK pero PRINCE2 los tiene explicitados en el capítulo 2, es una declaración de intenciones
Justificación Comercial continua del Proyecto
Para que un Proyecto sea considerado Prince2 debe cumplir 7 principios Prince2. Caso de faltar alguno no puede considerarse un Proyecto Prince2
En Prince un Proyecto solo comienza si está justificado comercialmente: la justificación comercial del Proyecto en Prince2 se realiza a través de un modelo de negocio o Business Case. Lo que dice básicamente el principio es que el Proyecto nace para apoyar un modelo de negocio y está visión del negocio se mantiene durante todo el ciclo de vida del Proyecto.
La palabra comercial significa lo mismo que business: la palabra comercial es una palabra muy inglesa. Los americanos hablan de Business, tal vez estemos hablando de curar enfermos y no tanto de ganar dinero, sin embargo, en el mundo inglés la palabra comercial significa lo mismo que business y el comercio no tiene porque ser necesariamente un comercio lucrativo. Los principios de PRINCE2 se aplican en grandes Proyectos, muchos de elloscson de entornos públicos, por ejemplo, las Olimpiadas de Londres.
Cuales son los 7 Principios de Prince2®: continua justificación del negocio, del business case que a dado origen al Proyecto + aprender de la experiencia de otros Proyectos + unos roles y responsabilidades bien definidos + la gestión por fases + la gestión por excepción, es decir, aquello que no está dentro de la planificación también es gestionado + el enfoque por los productos, es decir, el producto está presente en todo el Proyecto + la adaptación al cambio.
Aprender de la Experiencia
El segundo Principio Prince2 nos dice que la experiencia es fundamental en Project Management
Aprender de la Experiencia: el segundo principio de Prince2 dice que la primera vez que dirigimos un Proyecto nos equivocaremos mucho y que, a través de la experiencia dirigiendo Proyectos, nos vamos equivocando cada vez menos.
La Experiencia es necesaria: la experiencia es necesaria antes de comenzar el Proyecto, durante todo el ciclo de vida del Proyecto y al final del Proyecto. Debe estar registrada por escrito, son las famosas lesson learned o el registro del aprendizaje del Proyecto.
Roles y Responsabilidades
El tercer Principio Prince2 nos habla de los Roles, las responsabilides y de la organización
Los Roles y Responsabilidades en Prince2: los Proyectos se ejecutan en una organización bien definidal. Es maravilloso que llamen al equipo de Proyecto organización estructurada y bien definida.
La organización del Proyecto transciende al Equipo de Proyecto: en esa organización no solo está el equipo de Proyecto, están los proveedores del Proyecto, patrocinadores del Proyecto, actores interesados en el Proyecto, clientes del Proyecto, usuarios, agentes, directores funcionales, el equipo directivo y el equipo de Proyecto.
Quien ejecuta el Proyecto Prince2: una task forcé que ejecuta el Proyecto, la que lo realiza. Pero rodeada de todo tipo de Stakeholders que estarán muy bien especificados en el Apéndice-C de Roles y responsabilidades de esta organización, que ejecuta, condiciona y decide sobre el Proyecto.
Gestión del Proyecto por fases
El cuarto Principio Prince2 trata de las Fases y las Entregas del Proyecto
Las Fases de un Proyecto en Prince2: la gestión del Proyecto por fases contempla: el preproyecto + el inicio + la entrega y final + el post-proyecto.
Cuando se realizan las entregas en Prince2: en Prince2 las entregas se realizan al final de cada fase. El método de Gestión de Proyectos Prince2 preconiza el realizar la gestión del Proyecto con entregas al final de fase y establece un número de fases suficientes para que antes de empezar con las fases caras, las constructivas, tengamos las cosas muy claras.
Debemos tener dosieres: que nos permitan definir bien el alcance del Proyecto, el tiempo del Proyecto y el coste del Proyecto. Con Prince2 en todo momento sabemos donde nos metemos.
Gestión por Excepción
El quinto Principio Prince2 trata la gestión del Proyecto por excepción
Qué es para Prince 2 la gestión por excepción: es el quinto principio de Prince2 y es más difícil de entender porque introduce la palabra excepción. La palabra gestión por excepción, básicamente, indica la tipología de los que intervienen en el Proyecto. Vamos a explicarlos a través de tres niveles.
Nivel gobierno: que será el nivel de alta dirección. Del ejecutivo del Proyecto para arriba. Este nivel va a soportar la orientación del Proyecto.
Nivel gestión: será el Director del Proyecto y su equipo directivo.
Nivel entrega: son las personas que se dedican a confeccionar los entregables. Es el ambiente más técnico.
La Gestión por excepción significa: que cada nivel cede al nivel inmediatamente inferior responsabilidades, delega su autoridad, pero nunca la pierde. Los niveles inferiores rinden cuentas a los niveles superiores. Esto es lo que llamamos gestión por excepción, “yo hago lo que no haces tú, pero de lo que tú haces, en realidad, yo soy el responsable último”.
Enfoque hacia la entrega de Productos
El sexto Principio Prince2 nos habla de entregar el Producto
El concepto básico del método Prince2: será la estructura de desglose de trabajos o la estructura de desglose de productos, lo podemos llamar de varias formas.
La temática de planes de Prince2: Se trata de definir está estructura de forma que el Proyecto Prince2 se convierta en una entrega de los innumerables pequeños productos que tiene cada una de los elementos de esta estructura.
Adaptación al cambio
El septimo Principio Prince2 nos dice que tenemos que adaptarnos a cada una de las circunstancias
Propósito, tamaño, complejidad, importancia, capacidad y riesgo.
El séptimo principio: es de nuevo una referencia al hecho de que hay que adaptarnos a cada una de las circunstancias.
Es posible que haya más principios de gestión: pero no sobra ninguno de los que preconiza Prince2, lo importante es entenderlos bien.
