Gestión del Coste del Proyecto

Módulo 7. Gestionar el Coste del Proyecto


Módulo 7. Gestionar el Coste del Proyecto


Gestionar el Coste del Proyecto incluye los procesos correspondientes a la estimación de los costes de todas las actividades del Proyecto, a la elaboración del presupuesto y a asegurar que el Proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado

Qué es el Plan de Gestión de los Costes del Proyecto


La Gestión del Coste del Proyecto se ocupa del coste de los recursos necesarios para completar las actividades y trabajos del Proyecto 


El propósito de la gestión del coste del Proyecto: consiste en estudiar el coste de las actividades + determinar un presupuesto realista + ajustarlo a los fondos financieros disponibles.

Debemos considerar los costes durante todo el ciclo de vida: en cualquier momento del Proyecto se puede incurrir en costes

Debemos considerar el efecto de las decisiones: sobre los costes del uso, mantenimiento y soporte del resultado, producto y/o servicio del Proyecto, cuando finalmente sea entregado y se opere con él. De esta manera podemos conocer por adelantado los costes y minimizar el riesgo de superar el presupuesto inicial.

A qué se dedica la gestión del coste del Proyecto: a controlar que el coste incurrido al realizar los trabajos del Proyecto, quede por debajo del presupuesto aprobado. Esto incluye la planificación del coste + la estimación de los costes + la estimación de los presupuestos + el  control de los costes del Proyecto

La Gestión del Coste del Proyecto incluye: la recomendación + aprobación + implementación de cualquier cambio que se considere conveniente para optimizar el rendimiento del Proyecto.

Técnicas de Análisis e Ingeniería de Valor


Con la ingeniería del valor se pretende maximizar el beneficio y disminuir los costes sin que el resultado del Proyecto se vea alterado


En qué se basa la ingeniería de valor: en  la búsqueda de alternativas que, cumpliendo con los requisitos válidos del cliente y el alcance del Proyecto, se puedan implementar con menos recursos y a menor coste que el planteamiento inicial, Todo ello sin disminuar la calidad o, si fuera posible, mejorarla.

Para la ingeniería de valor la validez de un proyecto se basa: en establecer una relación entre las funciones que se consiguen con la  realización del Proyecto y el costo de su consecución.

Las técnicas de análisis: sirven para mejorar el tiempo de ejecución del Proyecto y para mejorar la calidad y el rendimiento del producto, o servicio, resultado del Proyecto. Mediante estas técnicas se puede ofrece al cliente del Proyecto el mismo valor a menor coste, o más valor al mismo coste, por lo que tienden a reducir el presupuesto del Proyecto.

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Planificar la Gestión del Coste del Proyecto


El primer paso para gestionar el coste del Proyecto es la correcta identificación de los trabajos a realizar 


Identificar los trabajos del Proyecto: sin está definición exacta será imposible calcular cual va a ser el coste de la implementación del Proyecto.

Como definir los recursos del proyecto: cuando están perfectamente definidos todos los trabajos a realizar en el Proyecto debemos definir que recursos vamos a necesitar para llevarlos a cabo. Existen muchas manera para conseguirlo, histórico de otros Proyectos, juicio de expertos, información de la PMO, experiencia del Director de Proyectos, etc.

Documentar los costes: siempre debemos documentar cómo se estimarán los costes de las actividades del cronograma del Proyecto, cómo se establecerá el presupuesto del Proyecto y cómo se controlará su progreso y los cambios del presupuesto del Proyecto.

Estimar y Controlar los Costes del Proyecto


Estimar los Costes tiene el propósito de establecer la cantidad de recursos monetarios que se requerirán para completar las actividades del Proyecto


El propósito de estimar los costes del Proyecto: tiene el propósito de establecer la cantidad de recursos monetarios que se requerirán para completar cada una de las actividades del Proyecto. Cuando conocemos los trabajos, las tareas necesarias para ejecutar el Proyecto y hemos definido que recursos vamos a necesitar tenemos que calcular cuanto dinero va a costar todo eso.

La experiencia del Director del Proyecto es fundamental: existen múltiples métodos de estimación de esos costes del Proyecto, comparativa con otros Proyectos, juicio de experto, etc. La sabiduría y experiencia del Director del Proyecto juega un papel fundamental.

Los riesgos suelen suponer un coste para el Proyecto: los riesgos suelen llevar aparejados un coste. La experiencia del Director del Proyecto en la identificación de estos riesgos y en trazar adecuados planes de contingencia influye de manera directa en el coste del Proyecto.

El propósito de determinar el presupuesto:  tiene el propósito de sumar todo los costes estimados para realizar las actividades del Proyecto a través de los paquetes de trabajo y demás componentes de la EDT.  Se trata de proponer y establecer un presupuesto para el Proyecto y elaborar una línea base del rendimiento del coste.

Debemos definir el coste de cada tarea: de esta manera tendremos una foto de los costes del Proyecto, tanto a nivel general,  como por cada tarea del Proyecto.

El propósito de controlar los costes del Proyecto: es medir el rendimiento del coste de los trabajos requeridos para comparar su evolución en fase de ejecución respecto a lo que se había planificado. Aquí el Director del Proyecto debe recomendar los cambios que sean necesarios para eliminar las causas de cualquier rendimiento insatisfactorio.

Controlar las solicitudes de Cambio: es importante controlar las solicitudes de cambio que afectan a la línea base del rendimiento del coste del Proyecto.

Los 3 primeros procesos de la gestión del coste del Proyecto: se inician después de haber finalizado la planificación del alcance del Proyecto y con la planificación del tiempo muy avanzada. Una vez completados se actualiza el plan de gestión del coste del Proyecto. Antes de llevarlo a aprobar, junto con la línea base del coste, es necesario volverlo a repasar después de realizar los procesos de planificación de las demás áreas de conocimiento.

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Selección de Proyectos basándonos en el Coste


Modelos financieros que se usan para conocer si un Proyecto es interesante para la organización


Los modelos financieros para la selección de Proyectos: se usan para determinar que Proyecto seleccionará la dirección de la organización para su puesta en marcha. Evalúan la contribución al beneficio de la empresa  y utilizan los siguientes conceptos.

Los egresos: son las entradas. Lo que nos va a costar el Proyecto, la inversión inicial + gastos de operación + impuestos, etc.

Los ingresos: las salidas. Aquello que vamos a conseguir con el producto o servicio resultante del Proyectos, las ventas, etc.

La depreciación: el tipo de depreciación (lineal, acelerada, etc.) y el valor de rescate.

El flujo neto de caja: con el que se recupera la inversión. A partir de la recuperación la empresa obtiene beneficios económicos

Modelos matemáticos, deterministas o probabilistas: estos modelos usan algoritmos de programación lineal, no lineal, dinámica, entera o de múltiples objetivos. Todas ellas orientados a elegir el Proyecto que cumpla con una serie de requisitos o restricciones.

Métodos de medición de beneficios deterministas o probabilistas: modelos económicos de calificación de Proyectos, teniendo en cuenta su contribución a beneficios. Esta enfocados a comparar diferentes Proyectos o alternativas de Proyecto.

Los métodos financieros, deterministas o probabilistas: utilizan modelos económicos de medición de beneficios para seleccionar Proyectos (business case). Utilizan un enfoque orientado a la comparación entre alternativas mediante la calificación de Proyectos teniendo en cuenta solo el criterio de su contribución a los beneficios de la empresa.

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La Técnica del Valor Ganado del Proyecto


La técnica del valor Ganado (earned value Management (EVM)) o (cost/schedule control system criteria (C/S CSC)), es una técnica monetaria del control del alcance, tiempo y coste del Proyecto


La técnica está totalmente integrada dentro del método que propone PMI: teniendo una enorme relación con la tabla de procesos de gestión del Proyecto.

Desarrollar el PDP: este esfuerzo de planificación es parte del proceso de desarrollar el plan para la Dirección del Proyecto. Produce un plan de gestión de costes que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar,  estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costes del proyecto.

Los procesos de gestión de los costes del Proyecto: así como sus herramientas y técnicas asociadas se seleccionan generalmente durante la definición del ciclo de vida del Proyecto y se documentan en el plan de gestión de costes del Proyecto.

Una visión general que nos sitúe adecuadamente en el Proyecto:  tenemos las tareas, los tiempos, los riesgos asociados, (que también hemos podido ver en el Project Charter) y una primera estimación de los recursos que vamos a necesitar para poder discutir con el financiero, con el de personal, etc.

Con esta información estimamos el coste: el Gerente del Proyecto puede hacer un acercamiento de aquello que necesitamos para poder ejecutar el Proyecto. Al tenerlo todo estimado se podrá determinar y hacer todos los ajustes necesarios. Siempre tendremos en cuenta que los directores financieros nos darán disponibilidad para los recursos que necesitamos.

Cuando tengamos determinado el presupuesto: tendremos que saber cómo controlarlo. Para ello serán necesarios los informes de desempeño y los requisitos financieros. El director financiero podrá requerir algún tipo de auditoria, esta puede ser mensual, trimestral, una auditoria externa, etc.

A partir del control de los costes: pasaremos a medir el desempeño del Proyecto, el coste estimado, los cambios, el impacto que vaya a tener en el propio presupuesto y todas las actualizaciones del presupuesto que sean necesarias.

Grado de cumplimiento: los criterios de medición del alcance del Proyecto se deben evaluar contra el grado de cumplimiento real. Por ejemplo, si se está gastando lo establecido o no. Como los costes están relacionados con el tiempo, la calidad y los recursos, se tiene que tener en cuenta que un impacto sobre ellos podría influir en el Proyecto.

Como estimar el Coste del Proyecto


Para estimar el Coste los Directores de Proyecto contamos con múltiples herramientas


Qué es la estimación análoga: utilizando valores históricos como el alcance, el costo, el presupuesto, la duración y complejidad de un Proyecto anterior y similar, se pueden estimar parámetros equivalentes en el Proyecto actual. Es una técnica bastante útil cuando no se tienen datos de referencia.

Qué es la estimación paramétrica: a través de una relación estadística entre los datos históricos y otras variables. Por ejemplo, metros cuadrados de construcción, así se puede calcular una estimación de parámetros de una actividad, su costo, presupuesto o duración del Proyecto.

Qué es la estimación ascendente o descendente: si se tiene un conocimiento detallado de los requerimientos y los entregables, se puede realizar una estimación detallada de los costes de las actividades o paquetes de trabajo contenidos en la EDT del Proyecto. Luego de su recolección se podrá calcular el coste total del Proyecto, la complejidad de los paquetes de trabajo influirán en la exactitud de la estimación.

Qué es la estimación por tres valores: tomando en cuenta la incertidumbre y el riesgo, tenemos tres valoraciones, la probable, la optimista y la pesimista. En PERT se aplica el promedio ponderado de estas tres valoraciones para calcular el coste esperado (CE) de la actividad definiendo. La más probable (CM). La  optimista (Co) qué es el análisis del mejor escenario posible para esa actividad. La pesimista (CP) que es el análisis del peor escenario posible para esa actividad. El PERT (del inglés Project Evaluation and Review Techniques) utiliza las misma fórmula para calcular el tiempo que para el cálculo del coste.

Qué es el análisis de reserva: también llamadas asignaciones para contingencias, forma parte de los requisitos de financiamiento. Puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos, otorgándole una cantidad fija o porcentaje de los costes. Las asignaciones para contingencias reflejan siempre la incertidumbre del costo, disminuyendo o aumentando en cuantía dependiendo de los ajustes que se le hagan al proyecto.

Que son las técnicas grupales de toma de decisiones: son de gran utilidad las tormentas de idas, las técnicas delphi o las técnicas de grupo nominal, en las que los miembros del equipo contribuyen a la exactitud de la estimación. Al formar el equipo parte del proceso de estimación de costes, se sentirá más comprometido en la consecución de los resultados estimados.

La triple restricción del Proyecto: esta caracterización de los Proyectos suele denominarse también como la “triple restricción de la Dirección de Proyectos”. El objetivo de las técnicas de AVG es indicar el comportamiento de cada una de estas variables de medida que se ejecutan en los Proyectos.

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