Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Módulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto


Módulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Las compras, el aprovisionamiento, la procuraduría, etc, se realizan a través de procesos de contratación definidos. A esto se le llama la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto


Los contratos puede tener el formato de un documento complejo o una simple orden de compra, pero siempre es un acuerdo legal vinculante para ambas partes


Qué es la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: la Gestión de las Adquisiciones incluye los procesos de dirección de Proyectos relacionados con la  compra o adquisición de los productos, servicios o resultados, que es necesario obtener fuera del equipo del Proyecto, ya que no somos capaces de generarlos dentro del propio Proyecto.

La importancia del departamento de compras: cuando tratamos la gestión de las adquisiciones de un Proyecto el departamento de compras adquiere una relevancia mayor que cualquier otro departamento de una empresa. Los Project Manager no tenemos que relajarnos, debemos conocer muy bien el área de las adquisiciones y saber los diferentes tipos de contratos más utilizados. Si algo sale mal seremos el responsable, conviene no olvidarlo nunca.

La decisión de hacer o contratar: la primera decisión que debe tomar el director del proyecto, dentro del plan de gestión de las adquisiciones, es saber si voy a ser capaz de hacer todas las cosas que el proyecto necesita, con los recursos que tiene mi empresa, o si tengo que hacer las adquisiciones y subcontrataciones fuera de ella. Si decidimos contratar tendremos que llevar el coste correspondiente a la linea base del coste del Proyecto.

Qué es el ciclo de vida del contrato: las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestión de las Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Veremos que es la responsabilidad del equipo de Dirección del Proyecto ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades específicas del Proyecto. La mayoría de las organizaciones cuentan con normas y procedimientos documentados que definen específicamente quién puede, en nombre de la organización, firmar y administrar dichos acuerdos.

Los contratos pueden suponer un riesgo para el Proyecto: el objetivo principal del proceso de aprobación de un contrato es asegurar que la redacción del contrato describa que los productos y/o servicios que satisfarán las necesidades del Proyecto y, además, que el sistema de entrega satisfaga los resultados esperados en el marco del Proyecto. Redactando cuidadosamente los términos y condiciones del cada contrato del Proyecto y gestionando activamente su ciclo de vida, el Gerente del Proyecto puede evitar, o mitigar, muchos de los riesgos del Proyecto.

El apoyo de especialistas: el equipo de Dirección del Proyecto necesitará de la participación y el apoyo de especialistas en las disciplinas de compras, contratación y asesoría jurídica. Dicho respaldo también puede venir exigido por las políticas de la organización en materia de adquisiciones.

Factores que influyen en las adquisiciones: en las adquisiciones del Proyecto intervienen los stakeholders, la cultura de la compañía, la normativa de la compañía en materia de compra, las FAES´s y las APO`s. Los interesados condicionan mucho este proceso de gestión de las adquisiciones, sobre todo, los abogados de la compañía y los ejecutivos del departamento de compra.

Las adquisiciones del proyecto en el examen PMP: la mayoría de las preguntas del examen PMP están en el proceso de planificar las adquisiciones del Proyecto, porque los demás procesos del área, los procesos de cómo comprar, como controlar los contratos establecidos y como cerrar las adquisiciones, son procesos menores.

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El Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto


En la línea base del alcance están descritos los trabajos que se deben realizar para ejecutar el Proyecto. El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición necesarios para realizar esos trabajos 


Epígrafes del plan de gestión de las adquisiciones: deben reflejar las restricciones y suposiciones de las adquisiciones que pueden afectar a las compras y adquisiciones.

Tipos de contratos: los tipos de contratos que serán usados en el Proyecto, incluyendo la revisión de los documentos de adquisición estandarizados, si los hubiere.

Responsables: los responsables de preparar estimaciones independientes y los criterios de evaluación de proveedores.

Coordinación: como se realizará la coordinación del equipo de Dirección del Proyecto con el departamento de adquisiciones. Como será la contratación o compras de la organización ejecutante. Como será la coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del Proyecto como el establecimiento del cronograma o la confección de informes el rendimiento.

Fabricación o compra: como se manejan las decisiones de fabricación propia o compra en el Proyecto. Su vinculación con los procesos de estimación de recursos de las actividades y desarrollo del cronograma.

Fechas de entrega: determinación de las fechas de entrega planificadas por cada contrato y su coordinación con el control del cronograma.

Garantías: identificación de garantías de cumplimiento para mitigar los riesgos.

Enunciado del trabajo: determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del trabajo de cada contrato.

Métricas: determinar las métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar vendedores.

El Proceso de Planificar la Gestión de las Adquisiciones


Este proceso se hace antes del kick-off y se dedica a de estudiar, implementar y documentar todo lo necesario para poder licitar y pedir ofertas a los proveedores


Qué es el plan de gestión de las compras: identificaremos qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mejor comprando o adquiriendo productos y/o servicios fuera de la organización del Proyecto y qué necesidades del Proyecto pueden ser satisfechas por el equipo del Proyecto. No se contrata hasta que no tengamos el plan de gestión de las compras aprobadas. La contratación de proveedores siempre se hace después del kick-off

Los objetivo del proceso de planificar la gestión de las adquisiciones: crear el plan de gestión de las adquisiciones crear el enunciado de los trabajos de las adquisiciones + crear los documentos de las adquisiciones + establecer los criterios de selección de fuentes + tomar las decisiones de fabricación directa o indirecta + generar solicitudes de cambios  + actualizar la documentación del Proyecto.

Como seleccionar a los proveedores: veremos que el proceso de planificar la gestión de las adquisiciones también incluye la consideración de posibles proveedores, especialmente si el comprador desea ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación.

Como seleccionar el tipo de contrato: el proceso de planificar la gestión de las adquisiciones incluye la elección del tipo de contrato que mejor convenga usar, con el fin de mitigar y/o transferir los riesgos al vendedor.  Tenemos, en principio tres tipos de contratos; fixed-price or lump-sum (contratos de precio fijo o alzado o suma global) + cost-reimbursable contract  (contratos de Costes reembolsables) + time and material (contratos por tiempo y materiales).

La legislación: también hay que considerar quién es el responsable de obtener, o mantener, las licencias y permisos profesionales exigidos por la legislación, por alguna regulación, o por la política de la organización y que nos puedan ser requeridos al ejecutar el Proyecto.

Como afecta al alcance y al cronograma del Proyecto: las decisiones que se toman al desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones pueden influir en el cronograma, por lo que deben estar integradas, sobre todo, con los procesos de planificación del alcance y cronograma.

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El Proceso de efectuar las Adquisiciones del Proyecto


Ahora tenemos que decidir, entre las ofertas recibidas, cual es la más interesante para nuestro Proyecto


En que consiste el Proceso de efectuar las adquisiciones: el proceso de efectuar las adquisiciones consiste en obtener respuestas de los proveedores / vendedores + recabar información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, + revisar todas las ofertas, elegir entre los posibles vendedores + negociar + firmar un contrato por escrito con cada vendedor o proveedor elegido.

Qué es una licitación y que es un propuesta: los documentos de las adquisiciones del Proyecto se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Términos como licitación, oferta o cotización, se utilizan cuando la decisión de selección se basa fundamentalmente en el precio. El término propuestacse emplea cuando se tienen otras consideraciones como la capacidad técnica o el enfoque técnico.

Qué necesitamos para efectuar las adquisiciones: para efectuar las adquisiciones necesitamos tener el plan de dirección del Proyecto + los documentos de las adquisiciones + unos criterios de selección adecuados + las propuestas de los vendedores + la documentación del proyecto, etc. Además necesitamos herramientas y técnicas como las técnicas de evaluación de propuestas + juicio de expertos + técnicas analíticas, etc.

El Proceso de Controlar las Adquisiciones del Proyecto


Ahora nos encargamos de administrar las relaciones contractuales entre compradores y vendedores


El proceso de controlar las adquisiciones: el proceso de controlar las adquisiciones se encarga de administrar las relaciones contractuales entre compradores y vendedores.

El proceso de controlar las adquisiciones asegura: que el rendimiento del vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato. Así garantizamos el buen funcionamiento del Proyecto.

Cuales son los trabajos del proceso de controlar las adquisiciones: se trata de revisar y documentar el rendimiento de los proveedores del Proyecto con el fin de implementar las acciones correctivas que sean necesarias y establecer una base sólida para futuras relaciones + gestionar los cambios relacionados con los contratos +  gestionar la relación contractual con el promotor y/o cliente final del Proyecto.

El Proceso de Cerrar las Adquisiciones del Proyecto


Ahora tenemos que cerrar todos los contratos, bien por compleción o bien por resolución anticipada


En que consiste el proceso de cerrar las adquisiciones: se dedica a acordar la compleción, o resolución anticipada, de todos y cada uno de los elementos contractuales del Proyecto.

Que debemos tener en cuenta: tenemos que tener en cuenta cualquier tema que este abierto y solucionarlo + negociar un finiquito + ejecutar una auditoría de compras a todos los contratos aplicables a la fase del Proyecto que corresponda.

La finalización anticipada de un contrato ó cancelación: es un caso especial de cierre del contrato y puede resultar de un acuerdo mutuo entre las partes o del incumplimiento de una de las partes.

Cuales son los trabajos para cerrar una adquisición del proyecto: sea por cancelación ó completitud, hay que cerrar cada uno de los contratos de adquisición establecidos en el Proyecto, auditando su rendimiento, negociando un finiquito y atacando la resolución de cualquier asunto pendiente.

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