Ámbito de la Dirección de Proyectos

Módulo 2. Ámbito de la Dirección de Proyectos


Módulo 2. Ámbito de la Dirección de Proyectos


El ámbito de la Dirección de un Proyecto está compuesto de la cultura de la organización, su estructura, los interesados en el Proyecto, leyes, legislaciones,etc

Qué es el Ámbito del Proyecto


El ámbito es el entorno de los Proyectos. Influye de manera determinante en cómo se deben llevar a cabo los Proyectos


El Director del Proyecto: el control del ámbito del Proyecto requiere de un conocimiento técnico, metodológico y de una serie de habilidades que debe poseer el Director del Proyecto.

El ámbito del Proyecto: los Proyectos y la Dirección de Proyectos se llevan a cabo en un entorno más amplio que el atribuible al propio Proyecto. Este ámbito del Proyecto debe ser considerado por el Gerente del Proyecto ya que afecta de manera directa el Proyecto. En este Módulo del Master en Dirección de Proyectos veremos como el equipo de dirección del Proyecto debe entender el contexto organizacional, el relativo a la organización que va a ejecutar el Proyecto y el de los principales stakeholders.

La ventana de negocio del Proyecto: el Project Manager deberá establecer un ciclo de vida para el Proyecto. Debe establecer diferentes fases para el Proyecto y ajustarlas a la ventana de negocio. La ventana de negocio es el periodo temporal del que disponemos para  cubrir la necesidad de la organización promotora del Proyecto. Sin estas informaciones, el equipo de Dirección del Proyecto no podrá determinar procesos, herramientas y técnicas adecuados a la Dirección del Proyecto.

Las características de la organización y el Ámbito del Proyecto


La mayoría de las organizaciones en las que desarrollamos nuestros Proyectos han desarrollado culturas propias. Esta cultura de la empresa ejecutura tiene una influencia directa sobre el Proyecto


Una cultura organizacional se refleja en factores internos: entre los que se incluyen, los valores + las normas, convicciones y expectativas comunes + la percepción de las relaciones de liderazgo, autoridad y jerarquía + el código de conducta + la ética de trabajo y horario laboral + la tolerancia al riesgo + la motivación + los sistemas de recompensa y reconocimiento.

Los factores externos a la compañía: tales como la regulación del sector y la coyuntura del mercado deben ser consideradas como un factor influyente en el Proyecto.

Los factores ambientales de la empresa: se refieren a los factores, que no están bajo el control del Equipo ni del Gerente del Proyecto, y que influyen y limitan la dirección eficaz del Proyecto. Son los métodos corporativos recogidos por escrito, o activos de los procesos de la organización, tales como, regulaciones + políticas + normas + procedimientos + herramientas + formularios + registros históricos + bases de conocimientos aprendidos.

Los factores del entorno de la empresa: en el PMBoK se consideran ingresos de los procesos directivos. Pueden potenciar o limitar la Gestión del Proyecto, es decir tienen una influencia positiva o negativa en el resultado del Proyecto.

La Tipología de la Organización y su influencia en los Proyectos


Existen diferentes tipologías de organizaciones y estas son determinantes en la Dirección de los Proyectos que ejecutan


Las organizaciones basadas en Proyectos

Definición: son aquellas cuyas operaciones se componen principalmente de Proyectos.

Las organizaciones basadas en Proyectos pertenecen a dos categorías: organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la Ejecución de Proyectos para otros en virtud de un contrato. Organizaciones que han adoptado la Dirección por Proyectos y tienen sistemas de gestión establecido para facilitar la Dirección de Proyectos.

Papel del Director de Proyectos: en una organización orientada a Proyectos los recursos de la organización están involucrados en el trabajo de los Proyectos. Los Directores de Proyecto cuentan con una gran independencia y autoridad.

Las organizaciones no basadas en Proyectos

Definición: carecen de sistemas de gestión diseñados para respaldar las necesidades de los Proyectos de forma eficiente y efectiva.

Carencia de Metodología de Dirección de Proyecto: la ausencia de sistemas orientados a Proyectos dificulta la Dirección de Proyectos. Algunos departamentos de la organización pueden operan basados en la Dirección por Proyectos y tener sistemas que los respaldan.

La organización funcional clásica

Definición: tiene una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido, el director de departamento o funcional.

Las organizaciones funcionales también tienen Proyectos: el alcance de los Proyectos se restringe a los límites de cada departamento. Los departamentos actúan como “silos” de poder e incomunicación. El éxito del Proyecto en estas organizaciones es improbable.

Los Directores de Proyecto son “projet expeditor”: meros coordinadores de información para la alta dirección. No tienen autoridad ni capacidad de decisión, si la tienen, es muy limitada.

La característica más acusada de este tipo de organizaciones: es que los miembros del equipo de Proyecto no tienen un “hogar” propio. Cuando el Proyecto se está cerrando están más interesados en buscar otro Proyecto que en el Proyecto actual

Las organizaciones matriciales

Definición: presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a Proyectos. Las matriciales débiles mantienen muchas de las características de las organizaciones funcionales.

Papel de los Project Managers: actúan como coordinadores de la comunicación. No tienen autoridad ni capacidad de informar a la alta dirección, “projet expeditor”, o la tienen muy limitada “project coordinator”.

Los Actores Interesados en el Proyecto


Son personas y organizaciones que participan de forma activa en el Proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados por la realización del Proyecto


Dentro del ámbito de la Dirección de Proyectos: tenemos a los interesados en el Proyecto que pueden influir de manera positiva o negativa en el Proyecto.

Identificar a los interesados en el Proyecto: el Equipo de Dirección del Proyecto identifica a los interesados en el Proyecto para determinar sus requisitos y expectativas y gestionar su influencia para asegurar un Proyecto exitoso. Si el Director del Proyecto ignora algún interesado clave en el Proyecto puede estar poniendo en riesgo el éxito del Proyecto.

Niveles de responsabilidad y autoridad: los interesado del Proyecto tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un Proyecto. Esta responsabilidad y autoridad puede cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida del Proyecto.

Influencia de los interesados en el Proyecto: los interesados en el Proyecto pueden ser de influencia positiva. Son aquellos que normalmente se beneficiarían de un resultado exitoso del Proyecto. Los interesados de influencia negativa son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia del éxito del Proyecto.

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