Monitoreo y Control del Proyecto

Módulo 5. Monitoreo y Control del Proyecto


Módulo 5. Monitoreo y Control del Proyecto


Estudiaremos los Procesos necesarios para ejecutar el trabajo definido en el Plan para la Dirección del Proyecto, para identificar las áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes

El Monitoreo y Control del Proyecto


Es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto para cumplir con lo definido en el plan de Dirección de Proyecto y conseguir la satisfacción de los interesados


Qué es el Monitoreo y Control del Proyecto: permite conocer en que estado está el Proyecto, identificar problemas y poder tomar medidas  preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del Plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados. Nos aseguramos que se identifiquen todos los riesgos que pueden afectar a nuestros Proyecto y se implementen los planes apropiados de respuesta a esos riesgos.

Constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto: el monitoreo y control del Proyecto nos sirve a los Directores de Proyecto para constatar la eficiencia y eficacia de la ejecución de un Proyecto. Mediante este monitoreo y control identificamos sus debilidades y averiguamos nuevos riesgos que antes no habíamos identificado lo que nos permite implementar medidas correctivas.

El Monitoreo y Control de Proyecto se basa: en actividades de gestión que permiten al Director de Proyecto monitorear y analizar si el Proyecto avanza según lo  que habíamos planificado en las tres lineas base del Proyecto, alcance, tiempo y costes.

Evaluar el desempeño del Proyecto: lo que hacemos es evaluar el desempeño real del Proyecto para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y, en su caso, recomendar aquellos cambios que se consideran pertinentes para reconducir el Proyecto a lo planificado y consensuado con los stakeholders.

El Monitoreo y Control del Proyecto se ocupa de comparar: el desempeño real del Proyecto con respecto al plan para la dirección del Proyecto, es decir, la relación entre como se está ejecutando el Proyecto realmente y poder compararlo con lo que habíamos planificado.

Documentación: mantener, durante la ejecución del Proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto del Proyecto y a su documentación relacionada. Esto es muy valioso dentro del sistema general de comunicación del Proyecto.

Elemento de Información: el monitoreo y control proporciona la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medida del avance del Proyecto y los pronósticos del Proyecto. Es una herramienta clave para la correcta Dirección.

Control de Cambios: el monitoreo y control nos sirve para monitorear la implementación de los cambios aprobados para el Proyecto.

Reporte de Estado  del Proyecto: es una fotografía fija del estado exacto de un Proyecto en un momento determinado. Sirve para informar a todos los interesados del estado real de un Proyecto, lo que nos permitirá comparar la realidad del Proyecto con su planificación inicial.  Su contenido no es fijo pero al menos debe reflejar  si el proyecto se está desarrollando según lo planeado, si  las fechas  de los hitos y de los entregables se cumplen, en su caso, identificación de riesgos nuevos, evolución de los riesgos conocidos y su impacto, caso de que se hayan producido. Estos reportes se suelen realizar de manera periódica y siguiendo un plan detallado en la planificación del Proyecto.

 

Acciones del Proceso de Monitoreo y Control del Proyect


El Monitoreo y Control del Proyecto mide el rendimiento del Proyecto de acuerdo con las medidas planificadas en los planes de gestión del Proyecto


Comprobar las lineas base: determinar variaciones de la linea base del Proyecto.

Recomendar cambios: recomendar cambios en el Proyecto y obtener la aprobación de cambios en el control integrado de cambios del Proyecto.

Actualización de planes: el plan para la dirección del Proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros entregables, se mantienen actualizados por medio de una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de manera que se asegure que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada.

Controlar el alcance: controlar el alcance del Proyecto, cronograma y coste a nivel de la línea base del Proyecto.

Revisar las adquisiciones: realizar la auditoria de las adquisiciones del Proyecto.

Controlar el Proyecto: refinar los limites de control y efectuar reuniones con respecto al control del Proyecto.

Aceptación de los entregables: obtener aceptación formal de los entregables que genere el Proyecto por parte del cliente del Proyecto.

PDP: hacer actualizaciones al plan para la dirección del Proyecto y a los documentos que se vayan generando del Proyecto.

Gestionar el tiempo y el coste: gestionar las reservas de tiempo y coste + recalcular cuanto va a costar el Proyecto y cuanto va a durar tras analizar su avance real, no el planificado + obtener fondos adicionales cuando las necesidades del Proyecto así lo requieran.

Inspecciones periódicas de los elementos clave del Proyecto: dentro del monitoreo y control del Proyecto los informes de desempeño del trabajo del Proyecto constituyen la representación de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto. Esta destinado a generar decisiones, acciones o conocimiento + tomar decisiones respecto a si se acepta, o se rechaza, un trabajo relativo al Proyecto + identificar y analizar tendencias.

Acciones correctivas: evaluar la efectividad de las acciones correctivas implementadas + volver a evaluar la efectividad del Sistema de Control del Proyecto + utilizar reportes de variación para ayudar a corregir pequeños problemas que hemos identificado en los trabajos del Proyecto antes de que se vuelvan más graves + validar la reparación de defectos.

Stakeholders: obtener información por parte de los actores interesados en el Proyecto para determinar si los controles del Proyecto necesitan actualizarse + informar sobre el rendimiento del Proyecto a los interesados en el Proyecto + asegurarse de que tengan el consentimiento continuo de parte de los interesados ante el plan para la dirección del Proyecto.

Riesgos: evaluar la efectividad de la respuesta del equipo de trabajo del Proyecto a los riesgos que se plantean mediante  en una auditoria de riesgos + estar pendiente de la aparición de nuevos riesgos + volver a analizar los riesgos existentes + utilizar reportes de variación para ayudar a corregir pequeños problemas que hemos identificado en los trabajos del Proyecto antes de que se vuelvan más graves + reevaluar el caso de negocio del Proyecto en caso de que surja un problema grave.

Hitos: utilizar los hitos del Proyecto como una función de control del Proyecto.

Calidad: utilizar herramientas de control de la calidad como la inspección, diagrama de pareto, diagramas de causa efecto, etc.

Cambios: controlar cambios en el Proyecto + asegurarse de que solo se implementan los cambios aprobados + trabajar con el comité de control de cambios del Proyecto + observar de donde vienen los cambios que hemos tenido que aplicar al Proyecto y tratar de eliminar sus causas + realizar el control integrado de cambios del Proyecto.

Cliente: evaluar la satisfacción del cliente del Proyecto + completar el Proyecto de acuerdo con el acta de constitución del Proyecto y el plan para la dirección del Proyecto.

Adquisiciones: administrar las adquisiciones del Proyecto.

Equipo: asegurarse del rendimiento de los miembros del equipo de Proyecto.

Protocolos: seguir la políticas, proceso y procedimientos de la organización + incrementar la efectividad de los procesos de Dirección de Proyectos + determinar si las actividades del Proyecto cumplen con los procesos, políticas y procedimientos.

filosofia-monitoreo-control-proyecto

2 Comentarios

  1. Gracias Pedrito por tu comentario. Todo el Equipo de HDM Project Manager quedamos a tu disposición.

    Publicada una respuesta.
  2. Considero que la informacion que brinda es de mucha utilidad para las personas que tienen que trabajar en estas esferas de proyecto ya que da una vision exata de como conducir un evento de estas magnitudes, por lo que les estot muy agradecido y no tendre reparaos en dirigirme a MDAP cuando tenga algo que aprender. GRACIAS.

    Publicada una respuesta.

Enviar un Comentario

He leído y acepto la Política de Privacidad