Planificar las Comunicaciones del Proyecto

Módulo 3.2. Planificar las Comunicaciones del Proyecto


Módulo 3.2. Planificar las Comunicaciones del Proyecto


Planificar las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que la información del Proyecto se recoge, se distribuye a los interesados oportunos y de que es almacenada para su posterior uso

El Proceso de Planificar las Comunicaciones del Proyecto


Es labor del Project Manager establecer el sistema de Comunicación que emplearán los interesados en el Proyecto


El Director de Proyecto: tiene que invertir una gran cantidad de tiempo comunicándose con el equipo del Proyecto, el patrocinador del Proyecto, el cliente, los usuarios finales, así como con los demás actores interesados en el Proyecto. En realidad a veces parece que no hacemos otra cosa, hay informes que indican que, el 90% del tiempo, el Project Manager se dedica a… comunicar.

El propósito de Planificar  las Comunicaciones: planificar los Comunicaciones del Proyecto tiene como propósito elaborar un sistema comunicación correcto dentro del Proyecto que cubra las necesidades y requisitos de comunicación entre todos los stakeholders.

El Plan de Comunicaciones del Proyecto: es el proceso de desarrollar un plan para las comunicaciones del Proyecto que cumpla las necesidades de comunicación entre todos los interesados. No debemos olvidar que los conflictos entre los participantes en un Proyecto suelen estar causados por problemas de comunicación.

El Plan de Gestión de las Comunicaciones: es un componente del plan para la dirección del Proyecto. Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del Proyecto.

Las ventajas de una buena comunicación: aplicando los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto se producen los enlaces necesarios entre personas e información, consiguiendo así una base de una comunicación efectiva entre todos los actores interesados.

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Cual es el Contenido del Plan de Gestión de las Comunicaciones


No es fijo el contenido del plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto, enunciaremos los contenidos que consideramos mínimos


El plan: buscamos la gestión de las comunicaciones del Proyecto.

Los requisitos: debemos conocer todos los requisitos de comunicación entre los interesados del Proyecto.

El formato: tendremos que determinar cual será el formato que tendrá la información que circulará en el Proyecto. En el formato están incluidos, el idioma,  el contenido y el nivel de detalle, entre otros.

El motivo: cuales serán los motivo por los cuales se deberá distribuira información entre los interesados en el Proyecto.

El emisor-receptor: emisor de la información y receptor/es de la información.

La tecnología: los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información entre los miembros del Equipo de Proyecto.

Los recursos: los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.

El responsable: la persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.

El escalamiento: el proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres).

La mejora continua: el método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto.

Glosario: un glosario de la terminología común a utilizar en la comunicación del Proyecto.

Mecanismos de control: diagramas de flujo de la información que circula dentro del Proyecto para tener su flujo controlado.

Los límites: cuales son las restricciones  en materia de comunicación, tanto dentro como fuera del Proyecto.

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Conceptos Clave en las Comunicaciones del Proyecto


Hay algunas cosas que no debemos olvidar al implementar el plan de gestión de las comunicaciones


El Propósito de la Comunicación: tener muy claro cual es el propósito del mensaje y la influencia que el mensaje puede tener en el Proyecto.

La Interpretación del mensaje: considerar como puede ser entendido ese mensaje por el receptor/es y el impacto en el Proyecto.

El Canal: utilizar el canal apropiado para el mensaje, variará dependiendo del contenido de la comunicación y del receptor.

La Recepción: debemos establecer mecanismos para asegurarnos de que el mensaje ha sido recibido y entendido por el receptor.

La Habilidad: tanto el Director de Proyectos como cualquier miembro del equipo de Proyecto deben ejercitar continuamente sus habilidades comunicativas y aprovechar todas las oportunidades para practicar y robustecer nuestras habilidades comunicativas.

La Recompensa: recompensar al receptor cada vez que el mensaje haya sido bien entendido.

Las Lecciones Aprendidas del Proyecto


El Proyecto cuando termina debe dejar un legado a la organización ejecutante


Qué son las Lecciones Aprendidas del Proyecto: las lecciones aprendidas del Proyecto se ocupan en identificar los éxitos y los fracasos del Proyecto y reflejarlas adecuadamente por escrito, de esta manera estamos estableciendo recomendaciones para Proyectos futuros.

Las Lecciones Aprendidas tienen su Módulo Propio en el Executive Master en Dirección de Proyectos: aunque por su importancia las lecciones aprendidas del Proyecto tendrán su propio Módulo dentro del Master en Project Management, en este Módulo las reseñamos dado que forman parte de la planificación de las comunicaciones del Proyecto.

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