La Gestión del Alcance del Proyecto

Módulo 3.1. La Gestión del Alcance del Proyecto


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Módulo 3.1. La Gestión del Alcance del Proyecto


En este módulo de nuestros Cursos y Master en Dirección de Proyectos, la Gestión del Alcance del Proyecto, veremos que es el Proceso encargado de definir y planificar que trabajos son necesarios en el Proyecto. Se trata de asegurarnos de que solo ese trabajo es el que se realizará durante el Proyecto.


 

La Gestión del Alcance del Proyecto


Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que la gestión del alcance del Proyecto ha sido definida con exactitud. Se debe establecer un valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance


Si tienes estas inquietudes básicas te recomendamos que leas está entrada.

Además, que te descargues el programa de nuestro Curso en Dirección de Proyectos (descárgate el dossier). Este curso de 10 semanas es mucho mas corto que nuestro Executive Master Project Management (descárgate el dossier) que representa el TOP de la formación en Project Management.

Qué es Definir el Alcance del Proyecto.

Es como realizar una segunda acta de constitución.  Pero así como el acta de constitución del Proyecto la hicimos en el inicio del Proyecto. Y a solas con el sponsor, definir correctamente el alcance del Proyecto requiere que se haya hecho la captura de requisitos del proyecto. Requiere que hayamos capturado exactamente lo que se quiere conseguir con el Proyecto.

El objetivo de definir el Alcance del Proyecto.

El objetivo es definir los límites, claramente especificados, del Proyecto.

Además buscamos definir los entregables resultantes del Proyecto, es decir, los productos o servicios que se entregarán al final del Proyecto.

La metodología que seguiremos en el Proyecto.

Debemos definir la estrategia metodológica que seguiremos en el Proyecto, además, definiremos todos los factores internos que será importante considerar.

El Control del Alcance del Proyecto.

Es sumamente importante establecer mecanismos de control del alcance del Proyecto. Debemos indicar cómo se medirá el éxito del Proyecto, definir con total claridad que se entiende por éxito del Proyecto.

La consideración de lo que será el éxito del Proyecto también deberá ser medible y ponderable.

Los Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto.

El proceso de la gestión del alcance del Proyecto está compuesto varios procesos:

  1. recopilar los requisitos,
  2. definir el alcance,
  3. crear la estructura de desglose del trabajo (EDT),
  4. validar el  alcance,
  5. controlar el alcance.

 

 

 

La Linea Base del Alcance del Proyecto


La linea base del Alcance del Proyecto es un componente del plan para la dirección del Proyecto


Todo director o directora de proyectos debe saber definir el Alcance del Proyecto a la perfección.

La mejor forma de desarrollar tus habilidades es completando el Curso de Dirección de Proyectos, en el que aprenderás el proceso detallado para crear un Ciclo de Vida del Proyecto y adquirirás muchas otras herramientas para desempeñarte como profesional.

Qué es la Linea Base del Alcance del Proyecto.

Es un componente del plan para la dirección del Proyecto que incluye los siguientes elementos.

  • El Enunciado del Alcance del Proyecto: el Enunciado del Alcance del Proyecto incluye:
    • la descripción del alcance del producto,
    • la descripción de los entregables del Proyecto,
    • la definición de los criterios de aceptación establecidos por el usuario del producto del Proyecto.
  • La EDT del Proyecto. La EDT (estructura de desglose de trabajo) del Proyecto define:
    • cada entregable del Proyecto,
    • la descomposición de cada entregable del Proyecto en paquetes de trabajo más pequeños, que los hacen mas manejables y controlables en la complejidad del Proyecto.
  • El diccionario de la EDT del Proyecto. El diccionario de la EDT del Proyecto contiene una descripción detallada del trabajo del Proyecto. Es una documentación técnica acerca de cada elemento de la EDT del Proyecto.

La aprobación de las Líneas Base del Proyecto.

Las lineas base del Proyecto tienen que estar firmadas y aprobadas por la Project Board, por la Change Control Board, o por cualquier otra entidad que avale que se está de acuerdo con esa planificación a la que el Director del Proyecto ha presentado.

 

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La Matriz de Rastreabilidad de los Requisitos del Proyecto


Es una tabla que vincula los requisitos del Proyecto con su origen. Sirve para monitorear los requisitos a lo largo del ciclo de vida del Proyecto


Los Requisitos del Proyecto.

Son lo que los stakeholders quieren del Proyecto, lo que pretenden conseguir con la ejecución del Proyecto.

Si estás trabajando en un proyecto de un sector que dominas la identificación de las tareas te va a resultar sencilla, por el contrario, si estás trabajando en un sector que desconoces, vas a necesitar un juicio de expertos, la ayuda de expertos que te asesoren.

Las tareas relativas a conseguir el  objetivo del proyecto suelen estar bien identificadas.

Es más frecuente olvidar tareas como, por ejemplo, conseguir una licencia e  imagínate el problema si luego tardan 5 meses en concederla,  tu proyecto se paralizará y con el tendrás inmovilizado al personal , las compras, los compromisos adquiridos, en fin, debes ser exhaustivo en la identificación de las tareas y, ante cualquier duda, siempre, pide opinión.

No atender  a los stakeholders del Proyecto.

Es una garantía de fracaso para el Proyecto, por lo tanto, la atención y supervisión de los interesados es es una labor básica de un Director de Proyecto.

En el inicio del proyecto has identifican a los interesados que había que incluir en el acta de constitución del proyecto, eran los interesados de alto nivel, los más importantes, luego, en la planificación del proyecto, tienes que refinar la información sobre estos interesados, tienes que recabar sobre ellos toda la información que puedas.

Cuantos más los conozcas más fácil te será tenerlos controlados, satisfechos y más capaz serás de preveer sus reacciones y cambios. Además, debes completar está lista inicial con los nuevos interesados que vayas identificado.

 

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La EDT Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto (WBS)


La EDT del Proyecto ayuda a garantizar que los entregables del Proyecto se entregan dentro de la estructura acordada en el Proyecto


La EDT del Proyecto.

  • La EDT muestra el alcance total del proyecto.
  • La EDT se organiza por niveles, más arriba están los trabajos más grandes y, según vas bajando, te va mostrando la descomposición de esos trabajos grandes en trabajos más pequeños.
  • La EDT muestra un árbol  jerárquico con todas las tareas que tenemos que realizar. Muestra , por niveles, los trabajos descompuestos en tareas  y las tareas descompuestas en actividades.
  • Al desglosar en unidades de trabajo más pequeñas facilita su gestión y el cálculo de cuanto tiempo nos va a llevar hacer el trabajo y cuanto nos va a costar.
  • En la EDT se reflejan tanto las tareas encaminadas a conseguir el producto resultante del proyecto como las tareas necesarias para la dirección del proyecto en si mismo, como, por ejemplo,  la generación de informes o la actualización de las matrices. Todos esos trabajos necesitan alguien que los haga, necesitan tiempo y consumen recursos, no debes olvidar incluirlos en tu EDT o no te saldrán las cuentas.

La EDT del Proyecto nos permite.

  • conocer mejor el Proyecto,
  • mejorar el plan de dirección de Proyecto,
  • que la ejecución del Proyecto sea mas fácil y con menos riesgos.

Contenido de la EDT del Proyecto.

  • la EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en piezas más pequeñas y que son más manejables en el Proyecto,
  • muestra una jerarquía completa del Proyecto,
  • hace más fácil ver como se relaciona un entregable del Proyecto  con otro.

Importancia de la EDT del Proyecto.

La EDT del Proyecto es imprescindible en Project Management. Sin ella el Proyecto tardará más, los riesgos serán mayores y el Proyecto tendrá más probabilidad de ser impactado negativamente.

El Diccionario de la EDT del Proyecto.

Es una parte del sistema de autorización del trabajo creada para informar a los miembros del equipo de Proyecto de una serie de aspectos muy importantes:

  • cuando van a iniciar su labor en el Proyecto,
  • los hitos del cronograma del Proyecto,
  • el detalle del significado de las tareas,
  • se utiliza para controlar el trabajo,
  • el alcance del Proyecto,
  • conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo.

El Proyecto es un todo interrelacionado.

Con las iteracciones del Proyecto iremos ajustando el diccionario de la EDT así como otro grupos de procesos del Proyecto. No lo debemos olvidar, el Proyecto es un todo interrelacionado.

 

 

 

 

Verificar el Alcance del Proyecto


Verificar el Alcance del Proyecto es asegurar que se tiene el alcance de Proyecto correcto durante todo el proceso de planificación del Proyecto


El Master en Dirección de Proyectos.

Durante el Master, aquí puedes descargarte el dossier informativo, vemos en toda su extensión el ciclo de Vida del Proyecto que estableceremos con estos grupos de procesos y que aparecen perfectamente identificados en nuestra hoja de ruta.

Las reuniones de Proyecto.

Debemos establecer reuniones planificadas con el equipo de Proyecto, cliente o patrocinador del Proyecto, para la aceptación formal de los entregables durante el proceso de monitoreo y control del Proyecto.

Los entregables del Proyecto.

En el monitoreo y control del Proyecto debemos asegurarnos que el trabajo del Proyecto debe estar finalizado y revisado antes de reunirnos con el cliente del Proyecto.

Los requisitos del Proyecto.

Debemos asegurarnos de que la matriz de requisitos del Proyecto tiene trazabilidad y de que los requisitos están siendo cumplidos en el transcurso del Proyecto.

La ejecución de los entregables.

El Gerente del Proyecto establecerá las estrategias de control adecuadas para asegurar la correcta ejecución de los entregables del Proyecto.

Cambios en el Alcance del Proyecto. 

Cuando un Proyecto sufre modificaciones (a veces importantes), es necesario establecer procedimientos que controlen y comparen el alcance de Proyecto solicitado por el cliente y el que se está realizando realmente.

Nuestro objetivo es hacer justo lo que hay que hacer y no hacer ningún trabajo innecesario que no haya sido solicitado por el cliente del Proyecto.

¿Quieres aprender a dirigir tus proyectos con una hoja de ruta contrastada?. La base de nuestro Curso en Dirección de Proyectos


En esta hoja de ruta puedes ver todo el Ciclo de Vida el Proyecto desglosado en los procesos que vamos a seguir, uno a uno, hasta cerrar el proyecto con éxito.


hoja de ruta dirección proyectos