Módulo 7. Las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Las Lecciones Aprendidas del Proyecto se componen de aquellos conocimientos adquiridos a través de la experiencia. Refleja información sobre éxitos o sobre fracasos y es una valiosa fuente de información para Proyectos futuros

Qué son las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Debemos documentar las lecciones aprendidas del Proyecto durante todo el Proyecto, en el mismo momento en que adquirimos ese conocimiento y no dejarlo para el final

Qué son las lecciones aprendidas: es aquel conocimiento adquirido a través de la experiencia en los Proyectos en los que se ha participado con anterioridad. Esta experiencia sobre Dirección de Proyectos refleja información sobre éxitos o sobre fracasos en los Proyectos. Este conocimiento sobre lo ocurrido en Proyectos anteriores debe ser reflejada adecuadamente para ser utilizado en Proyectos futuros. Las lecciones aprendidas ofrecen información de apoyo para una mejor toma de decisiones en situaciones conflictivas que nos encontremos en el Proyectos. Reduce la incertidumbre y mejora el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el Equipo de Proyecto.

La utilidad de las lecciones aprendidas: sirven como una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros Gerentes de Proyectos, dentro de la organización, que han sido asignados a Proyectos similares. Mejora la planeación de Proyectos futuros, evita cometer errores anteriores y, por lo tanto, disminuye los riesgos de los Proyectos. Ayuda a detectar oportunidades de mejora y a capacitar futuros gerentes y miembros de equipos de Proyecto, en base a estas experiencias y buenas prácticas en Dirección de Proyectos.

Las lecciones aprendidas y los Procesos de la organización del Proyecto: las lecciones aprendidas conforman la base para mejorar las prácticas organizacionales de Gerencia de Proyectos. Contribuye a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo, deviniendo en buenas prácticas en Project Management.

Como reflejar las lecciones aprendidas del Proyecto: primero, ser constructivos, caso de identificar problemas, identificar el problema no al culpable. Debemos centrarnos tanto en los éxitos como en los fracasos, de ambos se aprende de igual forma y pueden ser aplicados a Proyecto futuros, en ambos casos, indicar cuales fueron las causas y ámbitos.

Activos de la organización: este documento debe ser comunicado a la oficina de gestión de Proyectos para incluirlos en los activos de la organización y archivarlo como parte de la base de datos de lecciones aprendidas. Si la organización no tiene una oficina de gestión de Proyectos (PMO), los medios formales de comunicación deben ser utilizados para asegurar que todos los Directores de Proyectos cuenten con esta información.

Como identificar las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Podemos hacernos algunas preguntas, sus respuestas deben pasar a considerarse una lección aprendida de nuestro Proyecto

Como funcionó en el Proyecto: ¿qué funcionó bien en nuestro Proyecto y qué funciono mal en el Proyecto?

Cual fue la causa: para cada aspecto que salió bien u objetivo logrado, ¿cuál es la causa raíz que desencadeno dicho resultado positivo en el Proyecto?, por cada cosa que salió mal proceder de idéntica manera.

Análisis de objetivos: ¿qué objetivos no se alcanzaron en el Proyecto?, (fecha, costo, calidad, etc.)?, ¿cual fue la causa de estos fracasos en el Proyecto?

Análisis de imprevistos: ¿qué imprevistos (eventos inesperados) ocurrieron en el Proyecto y cuales fueron sus consecuencias, ¿qué cosas no fueron previstas en el Proyecto y cuales fueron sus consecuencias?.

Una plantilla para las Lecciones aprendidas del Proyecto

Cada Director de Proyecto deben encontrar la suya propia, veremos muchos tipos en el transcurso del Master en Dirección de Proyectos

Nombre del Proyecto: exactamente el mismo que el del Proyecto, es importante.

Fecha inicio del Proyecto y fecha de finalización del Proyecto: indica las fechas en las que comenzó y terminó el Proyecto.

Entidad ejecutora del Proyecto: nombre de la organización a cargo del desarrollo del Proyecto.

Líder de Proyecto: nombre de la persona responsable del Proyecto.

Financiador del Proyecto: nombre de la organización financiadora del Proyecto.

Miembros del equipo de Proyecto: nombres de los integrantes del equipo de Proyecto.

Cliente final del Proyecto: beneficiario último del producto/servicio final del Proyecto.

Tema: nombre con el cual se pueda identificar rápidamente el tema del que trata la lección aprendida.

Descripción del Proyecto: describe a detalle la situación a la que el equipo de Proyecto se tuvo que enfrentar.

Fase del Proyecto: indica la fase del ciclo de vida del Proyecto dónde se presentó la lección.

Categoría: indica a cuál área del conocimiento para la gestión de Proyectos pertenece la lección aprendida.

Acciones implementadas: describe con detalle las decisiones tomadas o acciones emprendidas para enfrentar la situación, alcanzar el éxito, evitar el fracaso o resolver el problema.

Resultados obtenidos en el Proyecto: describe a detalle los resultados obtenidos por las acciones implementadas. Este campo se responde a las preguntas ¿qué salió bien? y/o ¿qué salió mal?

Recomendaciones: describe qué acciones se deben repetir, cuáles evitar y/o qué otras se pueden implementar para futuros Proyectos.