El Cierre del Proyecto

Módulo 6. El Cierre del Proyecto


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 Módulo 6. El Cierre del Proyecto


Este Módulo de nuestro Executive Master Project Management, Título de la Universidad de Alcalá, te proporcionará los conocimientos para cerrar profesionalmente el Proyecto. El Cierre del Proyecto es el último Proceso del Ciclo de Vida del Proyecto. Con el cierre finaliza la labor del Director del Proyecto. Ahora te toca comenzar un nuevo Proyecto.


 

El Cierre del Proyecto


Este módulo de nuestro master en dirección de proyectos, el cierre del Proyecto, te enseña la manera de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del cliente. De manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia y asegurar que el Proyecto no consuma más recursos en el futuro (garantía)


Nota. Si tienes estas inquietudes básicas te recomendamos que leas está entrada y, además, te descargues el programa de nuestro Curso en Dirección de Proyectos (descárgate el dossier)Este curso de 10 semanas es mucho mas corto que nuestro Executive Master Project Management (descárgate el dossier) que representa el TOP de la formación en Project Management.

Qué es el cierre del Proyecto. El cierre del Proyecto incluye los procesos necesarios para finalizar el trabajo definido en el Plan para la Dirección del Proyecto y entregar todos los entregables que cumplen sus objetivos. Es un proceso formal con acciones determinadas para completar oficialmente el Proyecto.

El grupo de procesos de cierre del Proyecto esta compuesto por procesos. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades del Proyecto.

Cerramos el proyecto. Buscamos completar formalmente el proyecto, una fase del mismo, u otras obligaciones contractuales.

Verificamos que se han cerrado los procesos. Verificamos que todos los procesos se han completado dentro de sus grupos de procesos. Vamos a cerrar el proyecto o una fase del mismo. Para ello debemos asegurarnos que el proyecto o la fase, ha finalizado.

El cierre del Proyecto puede suceder por:

  1. el desarrollo y finalización de los paquetes de trabajo del Proyecto según lo planificado,
  2. por la decisión de cierre parcial del Proyecto porque se decide suspenderlo al no alcanzar los objetivos previstos.

 

Las 3 probabilidades de cierre del proyecto


Existen 3 estados en los que nuestro proyecto puede llegar a su cierre.


  1. El ideal es el cierre de éxito. El Director del proyecto ha cumplido con todo el alcance tiempo y coste y planificado y, por lo tanto, se ha logrado todos los objetivos y las metas que nos habíamos planteado.
  2. El peor de los casos es el contrario. Aquel en el  que el proyecto ha fracasado, el proyecto no se entregó al cliente, o se canceló,  porque no se van a cumplir los objetivos en alcance, en tiempo y o coste.
  3. El tercer tipo es cuando un proyecto finaliza el modo desafío. En este caso si entregamos el proyecto pero hemos incumplido el alcance, el tiempo o el coste, no se ha logrado cumplir con todo lo previsto, pero, al menos, se ha conseguido cerrarlo  y entregarlo al cliente.

Cuando se deben iniciar los procesos de Cierre del Proyecto


Los procesos de cierre se inician cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente ha acepta el resultado del proyecto


Todo director o directora de proyectos debe saber definir el Ciclo de Vida del Proyecto a la perfección. La mejor forma de desarrollar tus habilidades es completando el Curso de Dirección de Proyectos, en el que aprenderás el proceso detallado para crear un Ciclo de Vida del Proyecto y adquirirás muchas otras herramientas para desempeñarte como profesional.

El proyecto no puede darse por concluido hasta que el cliente no acepte su resultado, la etapa de ejecución no finaliza cuando llegamos a la fecha de finalización en el cronograma, la tapa de ejecución finaliza cuando el cliente ha aceptado el resultado del proyecto, del producto o del servicio que hemos generado, hasta entonces, no podemos finalizar el proyecto.

Si hemos llegado a la fecha final del cronograma y no hemos conseguido generar el resultado del proyecto o, el cliente no lo acepta, tenemos dos maneras de actua:

La primera es reformar el plan para extender la fecha de entrega y tener más tiempo para conseguir el objetivo, la segunda, es cerrarlo en modo desafío

En cualquier caso de los dos casos, al cierre del proyecto, siempre dejaremos todo debidamente documentado y lista para ser utilizado en proyectos posteriores.  Que un proyecto haya tenido problemas, o incluso, que haya fracasado, no es razón para no documentarlo, todo lo contrario, de donde más se aprende es de los errores cometidos esos son los proyectos de los que más se suele aprender.

No incurras en el error de no documentar un proyecto problemático o fracasado, todo lo contrario, este proyecto te dará mucha información para evitar cometer los mismos errores en proyectos futuros y así conseguirás convertir una situación mala en una oportunidad de futuro.

La visión del  PMI de los procesos de cierre del proyecto


Según el PMI los procesos de cierre del proyecto son los procesos necesarios para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo


Esto quiere decir que el cierre afecta a la globalidad del proyecto y también a cada una de las fases que lo componen

Los procesos de cierre también afectan a los proyectos cancelados. Esto quiere decir que siempre, con cualquier cierre, todo proyecto que haya comenzado tiene que ser bien documentado para, primero, conocer exactamente qué ha sucedido con ese proyecto y, segundo, servir de lección aprendida para los proyectos futuros.

Qué buscamos con el cierre del Proyecto


Cuando hablamos de cierre nos referimos a un conjunto de actividades necesarias para conseguir 3 cosas


  1. Recuperar toda la información y toda la documentación del proyecto.
  2. Analizar objetivamente el éxito o el fracaso del proyecto
  3. Reunir todas las lecciones aprendidas, y archivarlas adecuadamente para su uso futuro en otros proyectos.

Contáctanos y te diremos lo que tienes que hacer para cerrar tus proyectos con total seguridad.

El cierre suele ser el grupo de procesos más descuidado


En las organizaciones maduras se desarrolla un cierre del proyecto adecuado, pero es muy frecuente ver proyectos cerrados deficientemente


En las organizaciones más maduras se suele desarrollar un cierre del proyecto adecuado, pero es muy frecuente ver proyectos cerrados deficientemente.

Se piensa que una vez que el cliente ha aceptado el entregable ya está todo hecho y, por lo tanto, no se produce un cierre formal y adecuado, se considera que el proyecto acaba con la última fecha del cronograma, o cuando se entrega el producto al cliente,.

Las actividades de cierre debes planificarla en los procesos de planificación del proyecto. Forman parte del proyecto, son cosas que tienes que hacer y por lo tanto no deben hacerse de manera desorganizada, con esto quiero decir que una vez que has entregado al cliente el resultado del proyecto no cierras el proyecto de cualquier manera. Todas las acciones, todos los trabajos del cierre los tienes que haber planificado y deben constar en el plan de dirección del proyecto y ahora, en el grupo de procesos de cierre, ejecutar esas tareas como el resto de tareas del proyecto.

Respecto a los tiempos de cierre del Proyecto


Veamos los diferentes tipos de cierre del Proyecto


  1. El cierre final del proyecto. Bien porque el proyecto ha finalizado con éxito y hemos entregado el resultado o bien porque el proyecto haya sido cancelado
  2. También tenemos cierres parciales. Para paquetes de trabajo determinados, para determinadas tareas con una entidad importante, es decir, si se considera conveniente se pueden realizar cierres parciales. Debemos ver qué documentación se genera en cada uno de esos cierres parciales, no te compliques, debes plantearlo con la misma sistemática que si fuera un cierre final, con la única diferencia de que el resto del proyecto continúa.
  3. En caso de que se hayan producido cierres intermedios. Por ejemplo de fases. En el cierre general del proyecto tenemos que utilizar todos esas informaciones de cierres. Te tienes que asegurar al cierre del proyecto que todo el proyecto esté completado, que todos los trabajos se hayan realizado. Verifica que todo se ha completado y que el proyecto ha alcanzado sus objetivos

Acciones para el cierre del Proyecto


El Director del Proyecto revisará toda la información procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del Proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos


  1. Revisar la Línea Base del Alcance del Proyecto: el alcance del Proyecto se mide con relación al plan para la dirección del Proyecto. El Director del Proyecto revisará la línea base del alcance del Proyecto para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el Proyecto está cerrado. Antes del cierre del Proyecto debemos confirmar que todos los requisitos del Proyecto se hayan completado.
  2. Cumplir criterios de conclusión o criterios de salida: en el cierre del Proyecto debemos documentar que el Proyecto cumple con los criterios de conclusión establecidos durante el grupo del proceso de planificación.
  3. Aceptación del Producto del Proyecto: obtener aprobación formal y la aceptación final del producto por parte del cliente del Proyecto
  4. Cerrar Costos: hacer los pagos finales y completar registros de costos.
  5. Lecciones aprendidas: reunir las lecciones aprendidas finales del Proyecto, los procedimientos y plantillas de acuerdo con las lecciones aprendidas y agregar las nuevas habilidades adquiridas a los registros de recursos humanos de los miembros del equipo de Proyecto.
  6. Registros: actualizar los registros del Proyecto.
  7. Procesos de dirección de Proyectos: asegurarse de que todos los procesos de dirección de Proyectos se han completado.
  8. Procesos corporativos: actualizar los procesos corporativos.
  9. Cerrar las adquisiciones: completar el cierre de las adquisiciones del Proyecto. Finalizar la relación o cancelación de contratos que se generaron durante el Proyecto.
  10. Exitos del Proyecto: analizar y documentar los éxitos y la efectividad del Proyecto.

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  1. Rendimiento del Proyecto: crear y distribuir un informe final del rendimiento del Proyecto.
  2. Registros del Proyecto: indexar y archivar los registros del Proyecto.
  3. Satisfacción del cliente: evaluar la satisfacción del cliente del Proyecto.
  4. Entregables: presentar los entregables del Proyecto completados a operación y mantenimiento.
  5. Liberar los recursos: liberar recursos utilizados durante el Proyecto.
  6. Cerrar las adquisiciones: el beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación relacionada para futura referencia.
  7. Actividades administrativas: el proceso cerrar las adquisiciones del Proyecto también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso en el futuro.
  8. Informes de Cierre: elaborares de cierre del Proyecto, técnico y económico, documentar y archivar proceso de cierre formal del Proyecto.
  9. Contratos: finalizar la relación o cancelación de contratos que se generaron durante el Proyecto.
  10. Equipo de Proyecto: verificar la liberalización del Equipo de Proyecto.La información histórica del Cierre del Proyecto y la proveniente de lecciones aprendidas: se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas del Proyecto para su utilización en futuros Proyectos. Esto puede incluir información sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que funcionaron bien y que pueden aplicarse en Proyectos futuros.

¿Quieres aprender a dirigir tus proyectos con una hoja de ruta contrastada?. La base de nuestro Curso en Dirección de Proyectos


En esta hoja de ruta puedes ver todo el Ciclo de Vida el Proyecto, desglosado en los procesos que vamos a seguir, uno a uno, hasta cerrar el proyecto con éxito.


hoja de ruta dirección proyectos