La Planificación del Proyecto es la clave del éxito

La Planificación del Proyecto es la clave del éxito

Publicado Por HMD Project Managers el 22/02/2018 | 2 Comentarios


La Planificación del Proyecto es la clave del éxito

Publicado por el 22/02/2018 |

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La Planificación del Proyecto es la clave del éxito del Proyecto. El Director de Proyecto no solo debe estar enterado de cada detalle de su Proyecto, sino que también es necesario que sepa cómo hacer frente a posibles incidencias y/o contratiempos que surjan en el Proyecto.

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Para empezar unos conceptos claves


En la Presente entrega del Blog del Master en Dirección Proyectos, Master en Dirección, Gerencia y Gestión de Proyectos, hablaremos de que la  Planificación del Proyecto es la clave del éxito, haciendo también un breve repaso general sobre algunos conceptos clave previos a la fase de Planificación del Proyecto.


  •  El Director de Proyecto debe recorrer todas las etapas en el desarrollo de sus proyectos:
    • El inicio del Proyecto.
    • La planificación del Proyecto.
    • La ejecución del Proyecto.
    • El seguimiento y control del Proyecto.
    • El cierre del Proyecto.
  • Se llaman los grupos de procesos de Dirección de Proyecto:
    • Dentro de todos estos grupos de procesos hay áreas de conocimiento diferentes qué van componiendo todo el panorama general del Proyecto.
    • Atravesándolas se va creando la fotografía completa del desarrollo del Proyecto
    • Esta fotografía del Proyecto, nos permite planificar el alcance del tiempo, el coste y la calidad del Proyecto, para garantizar el éxito en la ejecución del Proyecto.

Actividades que forman parte del Grupo de Procesos de Planificación del Proyecto


Este plan general del Proyecto será una integración de todos los planes subsidiarios creados en el Proyecto, Este plan general del Proyecto es la mejor manera de demostrar que la Planificación del Proyecto es la clave éxito del Proyecto.


  • Debemos establecer una serie de planes subsidiarios al plan general de Proyecto, esto es fundamental. Este plan general del Proyecto, consecuentemente, será una integración de todos los planes subsidiarios creados en el Proyecto.
  • Dentro de la gestión del alcance del Proyecto:
    • Es necesario recopilar los requisitos válidos del Proyecto que emanan de los stakeholdes.
    • Debemos definir el alcance del Proyecto.
    • Debemos crear la EDT del Proyecto (Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto).
    • Después, pasar a la gestión del tiempo del Proyecto:
      • Definiendo todas las actividades necesarias para cumpliementar el Proyecto.
      • Estimando los recursos necesarios para llevar a cabo estás acitividades.
      • Estimar también la duración para poder desarrollar el cronograma del Proyecto.
  • Posteriormente el Director del Proyecto debe estimar los costes del Proyecto:
    • De este modo podrá determinar el presupuesto del Proyecto.
    • Podrá planificar la gestión de la calidad del Proyecto.
    • Desarrollar el plan de los recursos humanos del Proyecto
  • También el Gerente del Proyecto debe trabajar con las comunicaciones del Proyecto:
    • Al principio de todo el desarrollo se habrán trabajado con los stakeholders del Proyecto.
    • Desarrollar un plan especial de comunicación para tener en cuenta a todos aquellos que pueden estar implicados o impactados por nuestro Proyecto.
  • Los grupos de procesos tienen un área de conocimiento en la que se desarrolla el plan para la dirección del Proyecto, la Integración del Proyecto.
    • Cuando iniciamos un Proyecto, todas las actividades que realizamos tienen que ver con esta área de conocimiento, siendo la única que entra en contacto con todos los grupos de procesos.
    • Otras áreas importantes son el alcance, el tiempo, el coste, la calidad, las comunicaciones, los riesgos y las adquisiciones del Proyecto.
    • Estas áreas vienen determinadas por un conjunto de actividades que forman parte del grupo de procesos de planificación del Proyecto. Como se puede comprobar la Planificación del Proyecto es la clave del éxito.

Las Actividades necesarias para Ejecutar el Proyecto


El Director del Proyecto debe averiguar que actividades son necesarias para la elaboración de los planes de gestión del proyecto. Todos estos puntos que han sido tratados, vienen detallados, paso a paso, por cada una de las actividades que se desarrollan en el grupo de procesos de planificación del Proyecto.


  • Las actividades que son  necesarias en el Proyecto determinan su contenido mínimo:
    • Cuál es el objetivo de nuestro Proyecto.
    • Cuanto tiempo se requiere para hacer el Proyecto.
    • Con qué coste.
    • Qué tipo de calidad se va necesitar.
    • Qué recursos son precisos para poder desarrollar el Proyecto.
    • Las comunicaciones esenciales.
    • Que riesgos pueden impactar al Proyecto.
    • Si necesito comprar o subcontratar alguna tarea para una actividad.
  • Es en este momento en el que el Director de Proyecto atenderá a que:
    • Se construya el equipo de dirección del Proyecto.
    • Se recopilen todos los requisitos detalladamente,  negociando con los diferentes stakeholders
    • Se elaborará la declaración del alcance del Proyecto.
    • Se valorará y determinará con quién es necesario asociarse.
    • Se creará la EDT del Proyecto y su diccionario
    • Se creará una lista de actividades y sus atributos.
    • Se creará un diagrama en red del Proyecto.
    • Se estimarán los requisitos de recursos de cada actividad del Proyecto.., tiempos y costes.
  • Esto prepara el terreno para determinar una serie de elementos fundamentales en un planificación exitosa del Proyecto:
    • La ruta crítica del Proyecto.
    • Elaborar el cronograma del Proyecto.
    • Elaborar el presupuesto del Proyecto.
    • Determinar los patrones de calidad, los procesos y las métricas.
  • El Gerente del Proyecto también debe crear:
    • El plan de mejora de procesos del Proyecto.
    • Determinar los papeles y la responsabilidad de las asignaciones.
    • Determinar los requisitos de las comunicaciones del Proyecto.
    • Realizar la identificación de riesgos del Proyecto tanto cualitativos como cuantitativos y el plan de respuesta a estos riesgo.
    • Por supuesto, el Director de Proyecto debe repasar, iterar, revisar para comprobar que nada ha sido modificado y si, lo ha sido, verificar.
  • Seguido a esto se preparan:
    • Los documentos de las adquisiciones del Proyecto.
    • Se completan los aspectos sobre cómo ejecutar el Proyecto.
    • Controlar los planes de gestión del Proyecto, determinando objetivos realistas.
    • Conseguir la  aprobación formal del plan de dirección de proyecto (PDP) y de las líneas base del proyecto (LBPs).

La Gestión del Alcance del Proyecto


¡Parece mucho por hacer antes de llegar a la reunión de arranque  o kick off!!!…. Realizar esta reunión de arranque sin tener todo lo expuesto dominado puede llevar al Proyecto a tambalearse durante su desarrollo, la correcta planificación del Proyecto es la clave del éxito


  • La gestión del alcance del Proyecto:
    • Se encarga de definir y planificar el trabajo que se requiere para finalizar el Proyecto con éxito.
    • Es útil para, posteriormente, asegurar el resultado del Proyecto.
    • Es sumamente importante en Dirección de Proyectos hacer una buena definición, una correcta planificación, ya que permite a todos los involucrados en el Proyecto conocer cuáles son los resultados deseados.
  • Alcance del producto del Proyecto:
    • Son los requisitos relacionados con el producto del proyecto.
    • Define el resultado final que se desea obtener.
  • Alcance del Proyecto:
    • Es el trabajo que se realiza dentro del proyecto para entregar el alcance del producto.
    • Incluye las actividades de planificación, coordinación y gestión, que garantizan que el objetivo se ha alcanzado.
  • El proceso de gestión del alcance del Proyecto, debe dar respuesta a preguntas tales como:
    • ¿Cómo realizar el trabajo del Proyecto?
    • ¿Qué recursos debo utilizar para planificar?
    • ¿Cómo se cumplirá el objetivo del Proyecto?
    • ¿Qué factores ambientales y activos de la empresa se deben tener en cuenta durante el Proyecto?
  • También se deben realizar una serie de tareas para hacer planificación del alcance del Proyecto:
    • Recopilar los requisitos del Proyecto:
      • Para garantizar que todos cubren los objetivos reales del proyecto.
      • una buena recopilación de requisitos facilita el 75 % del trabajo a realizar.
    • Definir con exactitud el alcance del proyecto = objetivo real del proyecto.
    • Crear una EDT del Proyecto:
      • Dividiendo con sentido común las tareas para que puedan ser entendidas y ejecutadas por el equipo.
      • Planificar cómo verificar que el alcance del Proyecto está  siendo cumplido.
      • Establecer las estrategias de control para asegurar la correcta ejecución de los entregables del Proyecto.
      • Se debe tener en cuenta que:
        • El proyecto no es el proyecto en sí, sino que también es el entorno que lo rodea.
        • No podemos dejar de prestar atención al hecho de que el Director de Proyecto, debe desarrollar Proyectos alineados a la estrategia  de la empresa.
  • Dentro del proceso de planificación del alcance, el Project Manager, tiene distintas funciones:
    • Planificar con éxito como va a determinar el alcance del Proyecto. Cómo se va a dirigir y controlar.
    • Asegurar que el alcance del Proyecto esté bien claro y aprobado formalmente antes de iniciar el trabajo.
    • Asegurar que los requisitos del Proyecto están bien recopilados.
    • Asegurarse de que hemos contado con todos los stakeholders necesarios para su definición.
    • Crear una EDT de Proyecto consensuada por el equipo de Proyecto. Para tener identificado un posible alcance adicional y aclarar el alcance identificado.
    • Asegurar que se han definido las acciones necesarias para la ejecución del proyecto. Estas deben garantizar la ejecución del trabajo.
    • Por supuesto no está permitido el gold plating.
  • Todo cambio en el alcance del Proyecto:
    • Debe ser evaluado por su efecto en el tiempo, costes, riesgos, calidad, recursos y satisfacción del cliente.
    • Los cambios en el alcance se deben realizar solo con una solicitud de cambio aprobada.

La EDT del Proyecto


En la Dirección de Proyectos se debe tener en cuenta que crear una EDT del Proyecto es un elemento obligatorio para planificar con éxito el alcance del Proyecto.


  • Sin una buena EDT del Proyecto.
    • El Proyecto tardará más en completarse.
    • Se corre más  riesgo de que existan elementos se vayan de las manos y que el proyecto sea impactado negativamente.
  • Una EDT del Proyecto es mejor que una lista:
    • Permite hacer un desglose claro del proyecto
    • Lo hace en piezas suficientemente pequeño para ser entendidas y comunicadas.
    • Permite garantizar la correcta posición de los entregables en base a la  estructura del proyecto.
    • La EDT es creada y consensuada  por un equipo de Proyecto:
    • Permite recorrer el proyecto en su mente, madurarlo y asimilar el resultado de la ejecución de una forma sencilla.
    • La  EDT ayudar a las personas del equipo de Proyecto a entender el Proyecto. Los cohesiona y proporciona viabilidad.
    • Permite hacer un desglose claro del Proyecto en piezas, lo suficientemente pequeñas, para que el Proyecto sea manejable.
    • Permite conocer el detalle del Proyecto y mejorar el plan estratégico, para que la ejecución del Proyecto sea más fácil y con menos riesgos.
    • Muestra una jerarquía completa del Proyecto, haciendo más fácil ver cómo se  relaciona un entregable con otro.
  • Los requisitos del Proyecto proporcionados por los stakeholders del Proyecto.
    • Incluyen las solicitudes acerca de cómo gestionar el trabajo.
    • Son las capacidades que los stakeholders quieran ver en el producto del proyecto (entregables).
    • Determinaciones relacionadas con lo que se espera de la calidad. Este proceso es crítico para el éxito del Proyecto. La pérdida de un requisito podría traer como consecuencia cambios  trascendentales y conflictos a lo largo del proyecto.
  • Para poder  recopilar los requisitos del Proyecto, se necesitan dar una serie de pasos o secuencias lógicas:
    • Conocer quiénes son los stakeholders.
    • Establecer un buen registro de los stakeholders en una matriz que te ayude a posicionar el Proyecto.
    • Pedir a los stakeholders cuáles son sus requisitos respecto del Proyecto, es decir, que esperan de éste.
    • Ordenar y clasificar toda la información recibida para poder plasmarla en tareas que complementen los objetivos a seguir.
    • Técnicas que pueden ayudar: entrevistas, grupos de opinión,  brainstorming, mapas mentales, diagrama de afinidad cuestionarios y encuestas.

Ejemplo de una EDT del Proyecto


Después de recopilar todos los requisitos del Proyecto, se debe evaluar cuales tienen cabida en el Proyecto, ver cuales se pueden realizar y priorizar.


  • En la creación de la EDT del Proyecto, se deben seguir algunas reglas:
    • Se crea con la ayuda del equipo de Proyecto.
    • Debe finalizarse el primer nivel antes desglosar el resto.
    • Cada pieza es más pequeña que la anterior.
    • Los entregables incluidos en la EDT del Proyecto son los realmente necesarios para la elaboración del Proyecto.
    • Los entregables no incluidos en la EDT, no son parte del Proyecto.
  • Los paquetes de trabajo del Proyecto (PT), se obtienen cuando:
    • Se incluyen entregables que pueden ser estimados de manera realista y segura en el Proyecto.
    • Pueden ser finalizados con el Proyecto de forma realista.
    • Peden ser ejecutados sin interrupción.
    • Pueden ser elaborados por un tercero o subcontratados.
  • Es importante tener cuenta que se tiene un proyecto general:
    • Donde cada etapa puede marcar un paquete de trabajo, el cual tendrá determinado la cuenta de control EDT.
    • Es una puerta que permite al Project Manager controlar tanto el tiempo como el gasto.
  • El paquete de trabajo de Proyecto:
    • Es determinado por una serie de actividades y tareas.
    • Donde la ejecución de las mismas dará como resultado los entregables del Proyecto.
    • Se tendrá que explicar en el diccionario de la EDT,  para que todo el equipo entienda cuál es la planificación que se está  detallando.
  • El Diccionario de la EDT del Proyecto:
    • Es una parte del sistema de autorización del trabajo del Proyecto, creada para informar a los miembros del equipo el momento de iniciar su paquete de trabajo, hitos del cronograma y/o el detalle del significado de las tareas.
    • Se puede utilizar para controlar el trabajo realizado o prevenir el desplazamiento del alcance del Proyecto, así como también, para incrementar la comprensión del esfuerzo necesario para realizar cada paquete de trabajo.
      • Podemos utilizar las iteraciones para completar el diccionario de la EDT del Proyecto
      • El seguimiento del alcance del proyecto, no solo significa verificar que se tiene correctamente definida la planeación del Proyecto y sino además que se tienen definidas las reuniones con el equipo, con el cliente o el patrocinador.
  • Si has llegado a este punto en algún Proyecto emprendido y has seguido una correcta metodología en Dirección de Proyectos:
    • Estarás de acuerdo que, de este modo, se podrá ganar la aceptación formal de los entregables, es decir, al realizar el seguimiento del alcance y al planificarlo adecuadamente, no solo tendrá que asegurarse de que este bien definido, lo que se tiene que hacer, sino que también se debe tener bien definido cómo comunicarlo y a quién.
    • Porque durante esta etapa se debe asegurar que el trabajo esté finalizado y realizado antes de la reunión con el cliente, esto implica tener los entregables validados, bien sean intermedios o finales, asegurando que la matriz de los requisitos del Proyecto tenga una trazabilidad y que éstos están siendo cumplidos.
  • De llegar a completar los entregables del Proyecto:
    • Es seguro que se ha  realizado el control de la calidad, validando, efectuando las acciones de cambio, efectuando acciones correctivas y produciendo iteraciones que revisen la ejecución del proyecto.
    • De este modo el Director de proyecto se podrá reunir con el cliente del Proyecto, el cual aceptará los entregables con los cambios pertinentes.
  • Además, sin el proceso de seguimiento del alcance del Proyecto.
    • No encontraremos los cambios que sean necesarios para el Proyecto.
    • Estos cambios se deben evaluar para determinar el impacto potencial que pueden tener en el alcance del Proyecto.
    • Al realizar el control integrado de los cambios del Proyecto se rechazaran o se aprobaran los cambios. De ser aprobados estos cambios se implementarán en el Proyecto y, por supuesto, se actualizará toda la documentación.
  • El Proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto consiste en:
    • Supervisar las solicitudes de cambios que tenemos en el Proyecto.
    • Aprobar aquellos cambios en el Proyecto que se consideren convenientes.
    • Gestionar esos cambios en el Plan para la Dirección del Proyecto.
  • Realizar correctamente la Gestión de Cambios del Proyecto:
    • Es un elemento imprescindible en cualquier Proyecto exitoso.
    • La Gestión Integrada de Cambios del Proyecto abarca diferentes acciones y áreas dentro del Proyecto, que deben ser revisadas y, si aplica, actualizadas con cada cambio realizado en el Proyecto.Post control integrado de cambios del Proyecto


2 Comentarios

  1. HDM Project Managers, thanks for the article post.Really thank you! Great.

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  2. Esperamos vuestros comentarios acerca del Post, como siempre no existen las visiones únicas, vuestras aportaciones nos serán de gran utilidad para retroalimentarnos

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