¡Pequeños esfuerzos pueden traer resultados grandiosos!

¡Pequeños esfuerzos pueden traer resultados grandiosos!

Publicado Por HMD Project Managers el 10/06/2014 | 2 Comentarios


¡Pequeños esfuerzos pueden traer resultados grandiosos!

Publicado por el 10/06/2014 |

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Para organizar un proyecto es necesario una disciplina personal y una gestión eficaz del tiempo, entendiendo que con esta nos referimos a optimizar tiempo lo más que se pueda. Esto lo logramos evaluando como lo usamos, aprovechando tiempos intermedios, utilizando herramientas sencillas, apps, cuadernos, agenda y por supuesto cuidándonos de los ladrones del tiempo.

Lo de la agenda, tal vez le suene anticuado, pero sigue siendo un recurso muy útil. No se extrañe, entrará a miles de reuniones en las que los asistentes lleven solo un par de hojas sueltas, pero ¿Qué probabilidad hay de que el contenido escrito en esas hojas sea visto nuevamente?, ?Qué posibilidad hay que la hoja termine plegada en un libro? muchas, ¿no? Entonces, digamos que el mecanismo no parece muy razonable.

Cada vez que asista a una reunión abra la agenda y seleccione una hoja, coloque el motivo de la reunión, fecha, participantes, y lo más importante: ¿qué se va a ganar u obtener de esa reunión? Esto ayudará a enfocarse en la finalidad de la reunión. Recomendamos que al terminar la reunión escriba un breve resumen de las cosas que se han hablado, esto tiene la ventaja de que si se es designado para levantar un acta de la reunión ya se tendrá la información agrupada, y de caso contrario, si el acta es elaborada por otro asistente, se podrá verificar que no se haya omitido ningún dato. El seguir este procedimiento antes de cada reunión le ayudará a disciplinarse, a manejar la información de cada proyecto de una forma óptima… y la disciplina, como ya lo hemos dicho en otros post, es una de las llaves del éxito.

El adoptar una conducta de este tipo envía un mensaje claro al resto del equipo, que se es una persona ordenada y con la que no se puede jugar.

También es de gran utilidad el uso de herramientas sencillas informáticas tales como notepad, word, excel o acces.

El excel, con elementos fundamentales como las tablas pivotes o tablas dinámicas sirve para agrupar información, el crear una plantilla ejemplo para que sea utilizada por los miembros del equipo será de mucha ayuda al momento que las plantillas sean devueltas con la información requerida, ya que se podrán manejar muy fácilmente con el uso de tablas dinámicas.

El futuro director de proyecto debe acostumbrarse a que siempre que desee pedir algo a otros integrantes del equipo primero debe trabajar el, por consiguiente, si el director o jefe no elabora estas plantillas, cada miembro enviará la información en formatos distintos complicando la agrupación de datos.

Comprenda que al elaborarse las plantillas se unifican formatos y se crean estándares de trabajo que simplifican procedimientos de trabajo.

Considere que ser concreto a la hora de hacer requerimiento ahorra mucho tiempo y esfuerzo.Pequeños esfuerzos

Adentrándonos un poco en la era moderna, las apps nos abren un abanico de posibilidades. Herramientas como por ejemplo Evernote software que permite organizar la información que logramos adquirir a través de internet, permitiendo capturar pantallas y sincronizar la información con todos los dispositivos móviles que se tengan o el Livescribe que es un smartpen que funciona con un cuaderno microfilmado, esta aplicación permite digitalizar lo que escribes de manera que puedas compartirlo fácilmente.

Aplicaciones como estas, hay miles, lo importante es entender que pequeños esfuerzos como los aquí explicados pueden traer resultados grandiosos.

Mírelo a través de este ejemplo, supóngase que usted tiene una guitarra y se ha propuesto aprender guitarra usted solo. Si todos los días coge la guitara y práctica 10 minutitos, al cabo de 10 años seguramente lo hará muy bien, ¡pequeños esfuerzos, grandes resultados!

Piense cómo pequeños esfuerzos diarios generan un valor acumulativo gigante, ¡pregúntese que actividad desarrolla a diario que genera un valor gigante!.

Tenemos que aprender que nuestro trabajo como jefe de proyectos es ser profesores, pero para ser profesores tenemos que prestar atención a lo que nos cuentan y a lo que nos enseñan, hay que tener en cuenta que cuando se ocupa un puesto técnico tienes que estar receptivo a lo que te están enseñando porque luego en un futuro vas a tener tu que enseñar lo que sabes a otros.

Y durante este proceso de enseñanza y a lo largo de nuestra carrera profesional muchas veces nos veremos envueltos en situaciones, conversaciones o discusiones que no nos interesan y por lo tanto desconectamos. Algunos, en estos momentos estarán más desconectados que otros porque no perciben este post como un valor real que pueden aplicar, pero dentro de 5 años es posible que esto que te estamos contando suene interesante,  así que, posiblemente, en este momento estas desaprovechando una oportunidad.

De todas maneras, debemos estar claros en que el que hagamos las cosas así, es decir, con disciplina, enseñando técnicas y/o estrategias no significa que consigamos lo que queremos, porque es inevitable que consigamos gente que no quiere participar, hay gente que no quiere aprender, por eso es crucial valorar al equipo con el que contamos, saber cuáles son sus fortalezas y debilidades.

Si tienes en tu equipo personas que manejan cierto nivel de conocimiento y además muestran interés en trabajar contigo, déjalos tranquilos, dales paso libre y no les pongas muchas restricciones, debes darles autonomía.

Si alguien muestra gran interés en participar pero no tiene el conocimiento adecuado debes formarle, y no perder la motivación y empuje que tenga, no obstante, éste debe considerar que el autoformarse que es vital. Por supuesto, nos toparemos con muchos que alegaran que como sus empresas no les dan formación ellos no se involucran en ninguna iniciativa.

Se complican las cosas cuando tenemos un profesional que maneja el conocimiento pero que no tiene la disposición a participar. Este es un profesional al que debemos recuperar.

Y si al final de toda nuestra evaluación vemos que tenemos profesionales que no quieren y además no saben, debemos aplicar una metodología diferente que los fuerce a por lo menos aportar algún valor a la organización.

De esto se desprende que como directores de proyectos debemos aprender a incentivar con elementos adecuados, dependiendo del profesional que necesitemos, entendiendo de esto que saber gestionar el cambio es una herramienta eficaz para un Director de proyecto. En relación a esto Kotter nos plantea que hay algunos pasos para gestionar el cambio:

  • Crear un sentido de urgencia.
  • Formar una poderosa coalición (personas influyentes que la apoyen).
  • Crear una visión para el cambio.
  • Se debe comunicar la visión.
  • Eliminar los obstáculos.
  • Asegurarse triunfos a corto plazo.
  • Seguir construyendo sobre el cambio.
  • Y por supuesto anclar el cambio a la cultura de la empresa.

Entonces, si los proyectos que gestionamos no funcionan correctamente lo que tenemos que planificar es una gestión del cambio, donde primero cambiamos nosotros, y este cambio forzará a su vez el cambio en los demás, con disciplina y pequeños actos que vayan haciendo que todo el mundo haga algo.

Esperamos, como siempre que esta entrega les ayude en su gestión, fomente el dialogo y por supuesto, si no están de acuerdo en algo, no duden en hacérnoslo saber, y si están de acuerdo, pues también dejen su comentario!


2 Comentarios

  1. Excelente articulo. Soy docente de Gerencia de Proyectos y me ayudara este articulo a explicar la importancia de saber gestionar el tiempo. Saludos. J. Carlos Gutierrez

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  2. La organización personal de un Director de Proyecto está íntimamente relacionada con la calidad de su trabajo.
    Una herramienta versátil utilizada en la gestión de la calidad, y que también podemos aplicar a nuestra organización personal, es la ley de Pareto o ley 80/20.
    Esta ley nos expresa que el 80% de los problemas están ocasionados por el 20% de las causas.
    En la gestión de la calidad del proyecto, una de las siete herramientas básicas de calidad que utilizamos son los llamados Diagramas de Pareto, basados en la ley de Pareto antes mencionada. Son diagramas de barra que utilizamos para ayudarnos a determinar las pocas causas fundamentales que hay detrás de la mayoría de los problemas en un proyecto.
    A través de este análisis podemos enfocar la energía en ese 20% de problemas que de forma más probable provocan el 80% de los cambios en el resultado del proyecto.
    En nuestra organización personal nos pueden ayudar a detectar y enfocarnos en controlar ese 20% de actividades “ladrones de tiempo”, responsable del 80% del tiempo que perdemos.

    Ejemplo de un diagrama de pareto:
    http://2.bp.blogspot.com/-kf1oOmC4Gv8/TZkthyfg4JI/AAAAAAAAACQ/jcaHoX5ghsQ/s1600/Diagrama.jpg

    Bibilografía.
    (1) La dirección de proyectos empieza por uno mismo. Rafael Lostado. Edición digital.
    (2) Guia del PMBOK®, 5ª edición. PMI,inc

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