Negociación desde un Master en Gerencia de Proyectos

Como debe negociar un Project Manager

Publicado Por HMD Project Managers el 8/05/2017 | 0 comentarios


Como debe negociar un Project Manager

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Como debe negociar un Project Manager ¿qué queremos los Gerentes de Proyecto de una negociación, por qué negociamos los Project Manager?, es algo que debe saber un un director de proyectos, o es algo que queda fundamentalmente para la gente de negocios

Como debe negociar un Project Manager


Llevar a término un Proyecto es una carrera de fondo, nos encontraremos con obstáculos muy variados, algunos conocidos y otros que iremos descubriendo conforme desarrollemos nuestro Proyecto e, ineludiblemente, tendremos que llegar a acuerdos


La gente piensa en la negociación: como un proceso que tiene lugar sólo a través de una mesa formal de negociaciones, como resultado se ve en la negociación una actividad no usual, una amenaza potencial, hay en muchos Directores de Proyecto un sentimiento de inseguridad y falta de preparación para llevarla a cabo y eso es algo que no nos podemos permitir

Sin embargo, todos los días estamos negociando: todos los días y en todos los proyectos.

Negociar es: conseguir algo a un menor coste o un coste más justo, es decir Project Management puro y duro.

Negociar es llegar lograr acuerdos: en realidad un Project Manager no hace otra cosa, llegar a acuerdos y controlar.

¿Cuál es el elemento fundamental para que exista la negociación?: A parte de las voluntades de negociar de los actores e interesados en el proyecto, la posibilidad de llegar a acuerdos que modifiquen la situación de las dos partes. Cuando voy a comprar caramelos o un coche y me dicen el precio, no tengo capacidad de negociación, tengo una toma de decisión  de si lo compro o no, pero aquí no estoy negociando.

A través de la negociación: los directores de proyecto llegamos a situaciones favorables para nuestros proyectos. También  es cierto que negociando se puede acercar posturas o todo lo contrario y si es todo lo contrario tenemos un riesgo para nuestro proyecto, que debemos controlar

Cuando los directores de proyecto tenemos capacidad de influir en las personas: es cuándo podremos negociar en mejor posición y cubrir nuestros intereses y los de nuestros proyectos y variar las condiciones iniciales que nos eran desfavorables.

¿Cuando negociará un Project Manager?, lo hemos dicho, negocia siempre, pero seguro, seguro, al efectuar las adquisiciones del proyecto.

Efectuar las Adquisiciones del Proyecto

La negociación empieza con un acercamiento de las partes: Alguien que llama a otra persona para ver si quiere negociar. Así de simple… y de complejo. A partir de ahí poco a poco se van estableciendo todas las condiciones para poder empezar a cubrír las necesidades de la otra persona u ofrecer lo que a mi me interesa para mi proyecto dentro de una negociación, por eso lo primero que tenemos que determinar es lo que yo quiero, nunca es lo que yo necesito.

Hay una parte de la negociación que es puramente emocional: Es decir, el hecho de intentar influir en la otra persona sin que esta se dé cuenta es un acto emocial. Lo que pretendemos con las técnicas es que no sean absolutamente emocional y podamos salir de la negociación bien parados aunque no seamos los mejores negociadores, para eso que hacemos? Gestión del Tiempo,  para los desastres.

Como debe negociar un Project Manager: Hay gente que no necesitan utilizar una metodología porque son negociadores natos, para el resto hay que marcarse una metodología que por lo menos nos asegure que en una negociación tenemos la certeza de cubrir las necesidades de mi proyecto  sin tener que ir a un cara a cara.

Es fundamental conocer nuestro peso en la organización, … y en la negociación: También es necesario conocer previamente de lo que se va a negociar, para ello, a veces, como Gerente del Proyecto tienes que tener una reunión con  la organización ejecutante del proyecto para tener conocimiento de todo lo que se va a negociar y tenerla resuelta internamente.

Si la negociación es de tipo económico debemos conocer nuestra solvencia: Muchas veces no es necesario negociar siempre, porque no es el momento, porque no eres tú el indicado para esa negociación,  suele ser una cuestión más del momento que de personas, muchas veces es muy divicil de definir, por eso hay Project Manager muy buenos y muy malos El siguiente paso es ponernos en contacto con esa persona y demostrar nuestro interés y despertar el suyo con nuestra proposición.

Conocer cuáles son nuestros objetivos: qué buscamos exactamente para el proyecto  y qué queremos conseguir con la negociación, muchas veces no sabemos lo que se necesita o que es lo que realmente necesitamos para cubrir  o para hacer la negociación.post-gestion-alcance-proyecto-master-direccion-proyectos

Visualizar  nuestros verdaderos objetivos y establecer nuestros límites


El límite es una de las cuestiones fundamentales a tener en cuenta, en el sentido de saber cuál es el minino cumplimento de nuestros objetivos  con los que estuviéramos satisfechos  o satisficieran nuestras necesidades dentro del proyecto


Si yo tengo una necesidad cubierta: que la tengo valorada de tal manera que estoy dispuesta a sacrificar «X» para conseguirlo, en el momento que lo tenga cubierto me da igual el beneficio de la otra parte, .. o no.

Como Project Manager te recomiendo que seas duro: que busques el beneficio de tu Proyecto, este es un juego en equipo y se juega contra otros equipos, pero si quieres seguir vivo, hazte amigos.

Si pienso en esto y en mis objetivos para el proyecto: estoy abriendo mi abanico de posibilidades para poder cumplir mis objetivos, hay muchas veces que no vemos una salida porque no pensamos más allá de los limites del propio proyecto, hay que ver y pensar en todas las posibilidades para conseguir el objetivo del proyecto, de esta forma estaremos más abiertos a muchas más posibilidades y también  abrir los ojos a la otra persona para hacer las cosas de otra manera y/o aprovechar sinergias con terceros, es decir, buscar intereses con otras personas.

 También podemos negociar por posturas (de aquí no me muevo): pero si al final te obligo a moverte, te quedas al descubierto tu y tu proyecto, es otra de las cuestiones a tener en cuenta. Que sería la segunda parte de la negociación, donde está mi límite para cubrir mis objetivos, y cuál es el límite del otro.

Otra cuestión importante es generar, crear nuestro equipo para que me ayude a tomar decisiones: sensatos y buenos para el proyecto y firmar acuerdos en la evolución propia de la negociación, es el que me ayudará a buscar información, o generar acuerdos parciales para poder estar mucho más reforzado, etc.

Hay que tener siempre presente nuestra BATNAR: Es decir la mejor alternativa a un acuerdo negociado, que es lo mejor para el proyecto, saber cuál es nuestro peso en cada momento de la negociación y saber que podemos hacer dentro de la misma, por eso la información y ese conocimiento es muy importante.

Adquirir Equipo de Proyecto

Las empresas negocian  de distintas maneras


Vamos a ver dos ejemplos de negociación y algunos importantes datos complementarios


Empresas que necesitan negociar/adquirir algún  sistema de gestión  informática con ERP’s  pero no saben cómo hacerlo.

Una opción acertada seria proponer un proyecto divulgado por Internet y a base de estudiar todos los proyectos presentados al final tendré ese conocimiento.

Cuando llegue el momento de negociar o elegir una de las propuestas, dispondré de muchos conocimientos: de lo que es un sistema de gestión informático, los software que se necesitaban, como es la gestión, que es un ERP, como funciona, etc., con lo cual se ha cubierto mi BATNAR.

Lo que para ellos en un principio  era una desventaja encontrándose en manos de los primeros que negociaran con ellos, al final se encontraron que estaban en condiciones de negociar con el ganador.

Otro ejemplo claro  de negociación  seria aquel que se negocia con una empresa de seguros ante un siniestro.

En principio siempre se tiene las de perder, te pagan el coste venal y te quedas así,  pero si tú no estás de acuerdo, te asesoras, te informas y tiras para adelante, ahí tu posición ha cambiado, tu BATNAR.

Es decir, tu peso en la negociación es distinto al inicial, ahora puedes negociar con el agente de seguros y sopesar con el los posibles gastos  derivados de la decisión del agente, como: gasto del juicio, gasto de locomoción del afectado, tiempos perdidos, etc., en contrapartida si no denuncio y me arreglas el coche,  esos gasto no repercutirían a la aseguradora.

Cuando nos planteemos que voy a negociar, como jefe del proyecto, tengo que tener muy abierta la mente y ver que elementos tengo para negociar, a veces no es tan determinante el dinero, o incluso la forma de tratarlo, pero es importante cubrir tus necesidades y las de la otra parte.

Las cuestiones  culturales, religiosas, personales

Hay que tratarlas  y buscar una solución, en la mayoría de los conflictos humanos que tenemos dentro de los Proyectos está planteado por ese tipo de cuestiones. Cada vez los proyectos son más internacionales y, por lo tanto, estos temas más comunes.

Otro aspecto importante son las concesiones: hay que tener en cuenta que una negociación nada es gratis, es decir, a un contraprestación tú me cedes esto y  yo aquello, con lo cual tenemos que tener muy claro porque cosas podemos cambiar  o que valoración les damos en una negociación, lo que para unos es algo liviano para otros son elementos claves y esto se debe a que las realidades de las empresas  y de los proyectos son distintas.

Hasta la  última consecuencia de tener cubierta nuestras necesidades, los Project Manager tenemos que pelearnos como gato panza arriba, nos va con el sueldo,  y conseguir el mejor acuerdo para nosotros  siempre y cuando tengamos cubiertas nuestras necesidades, para eso tenemos que tener muy claro nuestros objetivos y cuál es el fin que estamos buscando.

¿La parte emocional es importante?: Sí y no, en todo plan de negociación siempre hay una persona observando los gestos de las personas para ver las reacción emocionales que están teniendo y ver en qué cosas les cuesta más y que cosas les cuesta menos para poder influir de una manera o de otra en la negociación.

Es bueno hacer ejercicio de empatía y ser sensato y asertivo

Es decir ponerme en la posición dela persona/entidad  que tengo en frente, de esta manera puedo ver sus necesidades y ver cuál es su BATNAR, eso es importante para forzar más o menos.

Es tan importante conocer al enemigo como conocerse a sí mismo.

El DAFO es una herramienta que nos viene muy bien, es una parte de la BATNAR.

No ser agresivos, sí asertivos.

No partir de posturas rígidas.

Cierre del Proyecto - HITO MASTER


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