Gestionar la comunicación en el Proyecto, responsabilidad del Director

Gestionar la comunicación en el Proyecto, otra responsabilidad del Director del Proyecto

Publicado Por HMD Project Managers el 5/06/2016 | 0 comentarios


Gestionar la comunicación en el Proyecto, otra responsabilidad del Director del Proyecto

Publicado por el 5/06/2016 |

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Gestionar la comunicación en el Proyecto, otra responsabilidad del Director del Proyecto. El Project Manager debe manejar distintas técnicas de comunicación, sin olvidar que no es lo mismo comunicar en sentido vertical que horizontal.Pudimos ver en el post anterior (Gestión de la Comunicación en PMI-Parte 1) cómo la comunicación es un punto crítico durante el desarrollo de un proyecto, el cual cobra más importancia en la última versión del PMBOK, como consecuencia el Project Manager pasa a gestionar las comunicaciones de una forma más activa.


Durante el desarrollo de un Proyecto se sigue un plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto, plan basado en la teoría propuesta por el PMBOK, donde el Diagrama de Flujo de los Procesos de Gestión de las comunicaciones del Proyecto establece lo importante que es comunicar los informes de rendimiento de los trabajos (proceso 10.2 Gestionar las comunicaciones, guía de los fundamentos para la gestión de proyectos).

EL PROCESO DE APLICAR EL PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

  • En el proceso de aplicar el Plan de Comunicaciones y gestionar que todo el mundo esté bien comunicado, se producen una serie de situaciones que conviene que el Project Manager detecte.
  • No es lo mismo comunicar hacia arriba que hacia abajo, como tampoco es lo mismo comunicar hacia la izquierda o hacia la derecha, como se puede ver en la figura.Gestion de la Comunicacion del proyecto

La comunicación dentro del Proyecto  tiene una dirección vertical y una dirección horizontal.

  • La gestión de las comunicaciones en el Proyecto se hace de acuerdo al sentimiento, a la conciencia de que, a veces, comunicarse con el presidente de la compañía, aunque sea de forma informal es mucho más trascendente o mucho más delicado que comunicarse al equipo de proyecto (arriba y debajo de la imagen).
  • Al igual que no es lo mismo comunicar dentro de la compañía (in company), que comunicar con el gran público (out company, izquierda y derecha de la figura).
  • Por tanto, hay que utilizar técnicas de agitación y propaganda, si vas a comunicar fuera de la compañía, técnicas de izquierda y técnicas regladas si vas a comunicar dentro de la compañía.

4 MODOS DE COMUNICARSE CON LOS ACTORES DEL PROYECTO

  • En este sentido, se identifican 4 modos de establecer la comunicación con los distintos actores que intervienen durante el desarrollo del proyecto:
  1. Formal, por escrito:

    1. planes, actas, requerimientos, correo postal, etc.
    2. En situaciones graves, complejas se utiliza: burofax, correo electrónico con firma digital, incumplimientos, aprobaciones, contratos, etc.
  2. Formal, verbal:

    1. se utiliza para informar al equipo de asuntos importantes que no pueden hacerse por escrito.
  3. Informal, por escrito:

    1. es la que más se utiliza para dejar constancia del mensaje, el medio más utilizado es el correo electrónico.
  4. Informal, verbal:

    1. reservamos este modo de comunicaciones para lo que llamamos el “team building”, es decir, generar un ambiente de confianza y para resolver conflictos menores.

EMISOR Y RECEPTOR DE LOS MENSAJES

A la hora de gestionar las comunicaciones encontramos dos posturas asumibles entre el emisor y el receptor:

  • Emisión Efectiva.

  • El emisor debe asegurarse de que su mensaje llegue a la otra parte de forma efectiva, y para ello deberá utilizar el feedback, en este sentido, tiene que ser muy consciente de que el 55% del mensaje depende de elementos no verbales:
    • Paralinguales, tales como el tono y la inflexión de la voz.
    • Físicos, tales como la apariencia (vestido, adornos, etc.) y los manierismos (gestos, posturas, etc).
  • Escucha Activa.

  • En cuanto al receptor hay que exigirle que tenga una escucha activa y que sea capaz de entender el mensaje, el receptor deberá asegurar con el emisor que ha entendido correctamente el mensaje mediante feedback.

LA APLICACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La aplicación del plan de comunicaciones del Proyecto, se hace teniendo en cuenta los siguientes puntos:

  • La dirección y el sentido de las comunicaciones dentro del Proyecto.
  • El manejo correcto del modelo de comunicación que se aplica al Proyecto.
  • Que debe procurar el emisor y que debemos exigir al receptor.
  • El modo de comunicación dentro del Proyecto.

Todo lo demás ya depende de nuestro estilo de comunicar y nuestras habilidades como Directores de Proyecto, por ejemplo, encontrar la mejor manera de crear confianza, sin dejar de lado lo importante que es girar instrucciones y que estas sean seguidas.

ESTILOS Y HABILIDADES EN LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Veamos en el siguiente cuadro los diferentes estilos y habilidades en las comunicaciones dentro del Proyecto:

Estilos de Comunicación dentro del ProyectoHabilidades de Comunicación
Gerente de  Proyecto Autoritario: exige y muestra una dirección específica.Escucha activa.
Gerente de Proyecto Promotor: Cultiva el espíritu de equipo, da expectativas.Cultura.
Gerente de Proyecto Facilitador: orienta, no interfiere, ofrece ayuda.Lógica.
Gerente de Proyecto Conciliador: amigable, busca el acuerdo, construye equipos, puede provocar indecisión.Conocimiento.
Gerente de Proyecto Crítico: emite juicios sólidos, ofrece criterios.Semántica.
Gerente de Proyecto Ético: honesto, justo, puede ser poco realista.Lenguaje corporal.
Gerente de Proyecto Secretista: cerrado, no comparte datos relevantes.Consideración del entorno.
Gerente de Proyecto Defensivo: reacciona, contra-ataca, produce barreras.Inteligencia emocional.
Gerente de Proyecto Indiscreto: emite ruidos, puede crear polémicas.Autoridad.
Gerente de Proyecto Intimidador: agresivo, puede dañar la moral del equipo.Jerarquía.
Gerente de Proyecto Combativo: dispuesto a pelear o ser desagradable, rompe la unidad del grupo, crea incidencias.Sentido común.
Etc.Credibilidad. Prudencia. Evaluación de la coyuntura.
  • Otro aspecto importante de la comunicación dentro del Proyecto es saber manejar una reunión del Equipo de Proyecto y/o con los stakeholders del Proyecto, es un momento de la verdad, un momento intenso, donde la reunión:
    • Debe estar convocada de forma ordenada.
    • Donde alguien tiene que presidirla.
    • Coordinarla (impedir que alguien la monopolice, promover que todos participen).
    • Donde alguien tiene que tomar las notas de la reunión para hacer el acta, reflejando en ella los acuerdos y compromisos asumidos.

La reunión de Proyecto, deberá empezar con la aprobación del acta de la reunión anterior y aprobarla si nadie pone reparo, hay que comunicarla, es importante que se sigan las reglas básica de la reunión. El Project Manager debe saber manejar una reunión.

LOS INFORMES DE PROYECTO

  • A esto se le suma lo importante que es saber distinguir y repasar los conceptos de informes dentro del Proyecto, ya que es la forma de comunicar la información relevante, y que esté a disposición de los interesados del Proyecto.
  • En el PMBOK se hace la distinción entre:
    • Datos sobre el rendimiento de los trabajos del Proyecto.
    • Información sobre el rendimiento de los trabajos del Proyecto.
    • E informes sobre el rendimiento de los trabajos del Proyecto
  • Valor Devengado del proyectoUn informe de Proyecto, es una información consolidada y por escrito.
  • Hay que saber distinguir entre un Informe de Progreso del Proyecto y un Informe de Estado del Proyecto.
    • Un Informe de Estado del Proyectos:

      • Es una fotografía de cómo está el proyecto en un momento dado.
    • Un Informe de Progreso del Proyecto:

      • Son dos fotografías: cómo está ahora y como estaba hace un mes, representando así el informe del progreso del mes, en ambos informes hay que saber calcular Informes de Pronósticos, que se hace básicamente con el Valor Ganado.
  • Concretamente, el Índice de Desempeño del Coste (CPI) y el Índice del Rendimiento del Cronograma (SPI) del proyecto en un momento dado, son el Informe de Estado.
  • Comparando el CPI y SPI de ahora con el de hace un mes, obtenemos el Informe de Progreso, y los Informes de Pronóstico se calculan con el Estimate at Completion (Estimación a la Conclusión).
  • Recordad que hay 30 preguntas en el examen de certificación PMP:
    • Sobre la forma de hacer informes en el Proyecto.
    • Informes que se calculan de acuerdo al proceso 4.4 del PMBoK, Supervisar y Controlar los Trabajos del Proyecto.
    • Distribuyéndose, de acuerdo al Plan de Comunicaciones del Proyecto y al proceso que ejecuta el Plan de Comunicaciones del Proyecto.

Establecer un modelo de comunicación del Proyecto, es sumamente importante durante el desarrollo de un Proyecto, y la estructura del proceso debe poner de manifiesto que el emisor del mensaje es el responsable de que la información transmitida, por las distintas vías ya explicadas en el post, pueda ser recibida de forma concreta, clara y certera.Plan de Gestión de las Comunicaciones - Master Project Management


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