Cómo definir correctamente el ALCANCE DE UN PROYECTO

Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

Publicado Por HMD Project Managers el 24/02/2018 | 5 Comentarios


Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

Publicado por el 24/02/2018 |

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (3 votos, promedio: 2,33 de 5)
Cargando…


Definir correctamente el Alcance de un Proyecto es como realizar una segunda acta de constitución. El acta de constitución la hicimos en el inicio del Proyecto y a solas con el sponsor. Ahora, definir el alcance de un Proyecto requiere que hayamos capturado los requisitos de los interesados oportunos, es decir, que hayamos entendido exactamente lo que quieren conseguir con el Proyecto.

[banner_cabecera]

Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto


Al definir el Alcance del Proyecto elaboramos una definición del producto, servicio o resultado, que obtendremos con la ejecución del Proyecto.

Una incorrecta definición del alcance es uno de los problemas más graves que tenemos los Directores de Proyecto.


Definir el alcance del proyecto

Definiendo el alcance correctamente evitamos problemas con los entregables del Proyecto. Como conseguimos una definición muy clara del resultado del Proyecto nos evitamos muchos problemas. Si todos los actores interesados tenemos claro que queremos conseguir con el Proyecto todo será más claro y sencillo.

Definimos tanto los entregables como los trabajos necesarios para conseguirlos. Los directores de proyecto definimos el alcance para conseguir una descripción detallada, tanto de los entregables del proyecto, como de los trabajos necesarios para conseguirlos.

Las tareas necesarias para ejecutar el Proyecto. El Project Manager, junto con el Equipo de Dirección del Proyecto y los actores interesados, confecciona una descripción pormenorizada de las tareas necesarias para realizar con éxito el Proyecto. El director del proyecto, tras hacer un análisis del producto que se pretende obtener con la ejecución del Proyecto, genera alternativas para conseguirlo.

El alcance del Proyecto puede suponer una negociación. La definición del alcance del proyecto se alcanza a través de un acuerdo con los stakeholders. Se acuerda lo que vamos a hacer y como vamos a hacerlo, de una forma económicamente factible y  considerando el tiempo que nos llevará hacerlo. Introduciremos toda esta información en el acta de constitución del Proyecto.

Te puede interesar:

>> Cambios PMBOK 6 EDICIÓN | Todas las novedades en 10 claves

 >> Cómo hacer una Acta de Constitución

>> Cómo crear una EDT, Estructura de Desglose de Trabajos del Proyecto

>> Cómo hacer el Plan de Gestión de Riesgos en Proyectos

Los trabajos a realizar en el Proyecto


Es todo aquello que debemos realizar en un Proyecto para garantizar la satisfacción del cliente.


Los trabajos productivos. Son aquellos trabajos que son necesarios para conseguir los entregables que debemos entregar al cliente del proyecto.

Los trabajos directivos. Son aquellos trabajos que son necesarios para la propia dirección del proyecto. Como estos trabajos pueden consumir tiempo y recursos, si no los consideramos, no nos van a salir las cuentas.

Trabajos previos a la elaboración del alcance del proyecto. Para conseguir un alcance de proyecto correcto tenemos que haber desarrollado previamente:

  • El plan de  gestión del alcance del proyecto.
  • El acta de constitución del proyecto.
  • La documentación de requisitos del proyecto.
  • Los activos de los procesos de la organización.
  • Hablamos de los planes, las actas, los documentos, etc. Que necesitaremos para poder conseguir elaborar un alcance de proyecto idóneo. Es muy importante para el gerente de proyectos entender que hasta que estos documentos no estén elaborados con total detalle no es posible atacar la consecución final del alcance, por lo que no podremos definirlo con total exactitud.
  • Otras entradas a tener en cuenta. Son otros documentos, registros, datos, etc, que también deben ser elaborados previamente ya que van a ser necesarios para definir el alcance del proyecto:
    • Los objetivos del Proyecto
    • La descripción del alcance del producto.
    • Los requisitos del Proyecto.
    • Los límites del proyecto.
    • Los productos entregables del proyecto.
    • Los criterios de aceptación de productos.
    • Las restricciones del Proyecto, etc.

Para definir correctamente el alcance de un Proyecto. Debemos analizar el acta de constitución del Proyecto y la documentación de requisitos del proyecto. Esto es muy importante, puesto que debemos refrescar un conocimiento profundo del Proyecto y de lo que se espera de el.

Los Gerentes de Proyecto tenemos la obligación de encontrar una memoria descriptiva. No solamente del producto que se espera como resultado de la ejecución del proyecto, sino también de la dirección del propio proyecto. El estudio de esos ingresos nos sirven para su elaboración. Los directores de proyecto tenemos que justificar la solución que vamos a poner en marcha para llevar a cabo el proyecto.

Los recursos requeridos para conseguir el alcance. Tenemos un alcance concreto que debemos  conseguir para  entregárselo al cliente del Proyecto y que quede plenamente satisfecho. Saber que recursos necesitaremos para conseguir el producto resultante del proyecto y la generación de alternativas posibles que hemos preparado para conseguirlo. De esta manera habremos definido de que manera vamos a hacerlo y con que recursos vamos a hacerlo

Buscamos cumplir con los requisitos. Lo más importante, de lo que los Directores de Proyecto no debemos nunca alejarnos, es de cumplir la mayoría de los requisitos de negocio. Aquí definimos lo que hay que hacer concretamente en el Proyecto para conseguir cumplir esos requisitos.

Pretendemos cumplir los deseos y expectativas de los interesados en el proyecto: En este proceso de dirección de proyectos, al definir correctamente el alcance de un proyecto, se vuelven a reconsiderar todas las necesidades, deseos y expectativas de los interesados en el proyecto. Por eso se dice que es una segunda acta de constitución del proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto

Criterio SMART


Al definir el Alcance del Proyecto definimos el objetivo del Proyecto. Al final del Proyecto debemos evaluar si ese objetivo ha sido cumplimenta con éxito


Para ello se utiliza un sistema Denominado SMART. Vamos a ver que significa cada una de sus letras:

  • S (specific). El alcance del proyecto tiene que estar claramente definido. No puede haber lugar a confusión. No importa el tiempo que le cueste al director del proyecto definirlo, ni las dificultades, no hay excusa posible.
  • M (measurable). Todo en el proyecto debe ser medible. Obviamente el alcance del proyecto también debe serlo. El éxito o el fracaso del Proyecto debe ser totalmente objetivo.
  • A (achievable). Tenemos un sistema, claro y definido, que facilite su consecución.
  • R (realista). Tiene que estar ajustado a la realidad. Tenemos un tiempo y un plazo concret, por lo tanto, ellos nos determinarán un alcance realista de Proyecto..
  • T (time-related): tiene que tener una duración determinada.

Al definir el Alcance del Proyecto redefinimos aspectos relevantes del Proyecto


Tenemos que dejar claros los objetivos que se persiguen con la ejecución del Proyecto. Algunos autores hablan de 3 tipos, los generales, los específicos y los operativos. Los operativos que son los que aquí nos interesan, son los resultados esperados del Proyecto


Fijamos los límites del proyecto. Debemos indicar que cosas se quedan fuera del proyecto. Aquello que no se considera con la ejecución del proyecto. Como norma general, lo que no está incluido en el Proyecto está excluido. Puede parece obvio, no podemos poner en nuestro proyecto, por ejemplo de construcción, que no vamos a conseguir poner un cohete sobre la luna. Pero, en ocasiones, es conveniente resaltarlo para mayor claridad ante el cliente del proyecto. Esta necesidad nos lo dictará la experiencia y el sentido común. Si vemos que algo pueda dar lugar a confusión respecto al alcance del proyecto, no lo dudaremos, lo plasmaremos para evitar problemas.

Los entregables son aquello que ha justificado la ejecución del Proyecto. Los entregables del proyecto son cualquier servicio o producto, siempre y cuando sea medible y verificable, que se obtiene como consecuencia de la ejecución del proyecto.

Los entregables guardan una intima relación con el alcance del proyecto. Los proyectos se hacen para conseguir algo, sea lo que sea, sin entregables, sin objetivo, no hay proyecto. El objetivo del proyecto es la clave para definir correctamente el alcance de un proyecto.

La organización ejecutora del proyecto y los interesados. Los interesados en el proyecto son todos aquellos que pueden verse afectados o que pueden afectar al Proyecto. Los interesados en el proyecto pueden ser personas físicas u organizaciones que intervienen en el proyecto de una u otra forma. Tenemos interesados con un gran peso y autoridad, como puede ser el cliente del proyecto y con poco peso, como puede ser un operario, sin embargo, todos deben ser considerados por el director del proyecto.

Los riesgos del proyecto. Los riesgos no tienen porque ser malos para el proyecto. Por ejemplo, una determinada fluctuación en el cambio de una moneda es un riesgo para el proyecto, pero nos puede beneficiar o perjudicar.

El director del proyecto debe realizar una adecuada planificación de los riesgos. Desde una perspectiva realista que permita su conocimiento, análisis y el establecimiento de planes de contingencia para reaccionar si los riesgos se presentan en el proyecto.

Los hitos del proyecto. Un hito de proyecto es una tarea de duración cero. Representa algo importante en el proyecto, algo que se ha conseguido o algo que se debe conseguir en ese tiempo concreto. Los hitos marcan pautas que miden el avance correcto del proyecto. Suele entenderse la consecución de un hito como algo bueno y, su no consecución, como algo negativo para el proyecto.

Los costes del proyecto y la financiación del proyecto. Para definir correctamente el alcance tenemos que tener en cuenta la gestión de los costos. La Gestión de los costes del proyecto incluye todos los procesos necesarios para calcular, gestionar y monitorizar todos los costos inherentes al proyecto. Conforma la línea base del costo del proyecto. Mantener el proyecto dentro del coste aceptado y aprobado por los stakeholders es una de las principales labores del director de proyectos.

La gestión de la configuración del proyecto. Es el conjunto de las actividades relacionadas con la gestión de la evolución de los productos y del control de los cambios para mantener la integridad del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

Al definir el Alcance del Proyecto podemos modificar la documentación del Proyecto


La Gestión de los interesados tiene una gran importancia en la Dirección de Proyectos. No considerar a todos los interesados puede poner en riesgo grave al Proyecto


Los datos de cada interesado. En el registro de interesados en el proyecto se documenta información clave sobre cada uno de esos interesados. Se incluyen sus requerimientos, expectativas, evaluación de su grado de influencia, interés y postura (a favor o contraria al proyecto), entre otros aspectos que el director del proyecto considere relevantes.

Detección de nuevos interesados. En el transcurso del proyecto pueden intervenir nuevos interesados en el proyecto que no fueron identificados inicialmente. Cuando afloran deben ser reflejados en el registro de interesados del proyecto.

La matriz de trazabilidad de requisitos del proyecto. Relaciona  los requisitos del proyecto con los entregables que cumplimentan esos requisitos. Relaciona lo que el cliente quiere conseguir con la ejecución del proyecto con aquello que le entregamos realmente.

El acta de constitución del proyecto. La captura de nuevos requisitos del proyecto pueden ocasionar la modificación del acta de constitución del proyecto. Modificación que se realizará siguiendo escrupulosamente el protocolo establecido para ello.

Qué es el enunciado del Alcance del Proyecto


El enunciado del Alcance de un Proyecto es una descripción que hacemos los Gerentes de Proyecto de una solución,  concreta y detallada, que permitirá llegar al resultado esperado a la finalización Proyecto


Es la base del plan de dirección del proyecto. Describe los principales productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos. Facilita el entendimiento entre los interesados del Proyecto. Permite al equipo de proyecto realizar una planificación detallada del calendario y el presupuesto del proyecto.

Es un documento de negocio. El project manager plasma lo que va a costar el proyecto y justifica la solución que propone para conseguir el resultado deseado. Es el documento más importante de toda la planificación del Proyecto porque es la base de todos los demás documentos.

Es un documento técnico. Porque en el enunciado del alcance de un proyecto se justifica la solución escogida y el trabajo necesario para entregar el resultado que se espera del proyecto.

El Project Manager ha sido contratado:

  • Para que capture de los stakeholders los requisitos del proyecto .
  • Averigüar lo que se quiere obtener realmente con la ejecución del proyecto. Es decir, que elabore el alcance de un proyecto.
  • Buscar soluciones para cumplir esos requisitos.
  • Encontrar soluciones a través de los profesionales que están en su equipo de Proyecto.
  • Dar una solución al proyecto ajustando alcance, tiempo y costes.

Cuales son los epígrafes del Documento del Alcance del Proyecto


El Alcance de un Proyecto nace del análisis del producto que vamos a entregar con la ejecución del Proyecto y de las alternativas que disponemos para conseguirlo


Debe contener al menos los siguientes datos:

  • Los objetivos del proyecto.
  • Los resultados del proyecto.
  • Los límites del proyecto.
  • Los productos entregables del proyecto.
  • La organización e interesados en el proyecto.
  • Los riesgos del proyecto.
  • Los hitos del proyecto.
  • Los costes y financiación del proyecto.
  • La configuración.

 


5 Comentarios

  1. Excelente presentación.

    Todos estos principios se pueden aplicar a los proyectos o actividades que arrojan productos de nuestra vida.

    Más aun a proyectos de inversión donde es fundamental planificar , ejecutar, monitorear y evaluar todas las actividades para conseguir el objetivo final del proyecto.

    Muchas gracias por sus aclaraciones.

    Publicada una respuesta.
  2. Hola a todos, hemos actualizado la entrada, además, al final de la misma tenéis un enlace para acceder a ella en formato hito-rieta, la mismo información pero en formato comic, didáctico y divertido.
    Gracias!

    Publicada una respuesta.
  3. Muchas gracias por su excelente documento y su valuosa información

    Publicada una respuesta.

Enviar un Comentario

He leído y acepto la Política de Privacidad