Cómo definir correctamente el ALCANCE DE UN PROYECTO

Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

Publicado Por HMD Project Managers el 24/02/2018 | 7 Comentarios


Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

Publicado por el 24/02/2018 |

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (6 votos, promedio: 2,33 de 5)
Cargando…


Definir correctamente el Alcance de un Proyecto es como realizar una segunda acta de constitución. El acta de constitución la hicimos en el inicio del Proyecto ahora, definir el alcance de un Proyecto, requiere que hayamos capturado los requisitos de los interesados oportunos, es decir, que hayamos entendido exactamente lo que se quiere conseguir con la ejecución del Proyecto.

Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto


Al definir el Alcance del Proyecto elaboramos una definición exacta del producto, servicio o resultado, que obtendremos con la ejecución del Proyecto. Una incorrecta definición del alcance es uno de los problemas más graves que podemos tener los Directores de Proyecto. Vamos a ver como evitarlo.


La identificación de los interesados en el Proyectos (stakeholders).

Lo que pretendemos, los directores del proyecto al definir el alcance, es encontrar una definición exacta de aquello que queremos obtener con la ejecución del proyecto. Esto tiene que pasar obligatoriamente por satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y, por supuesto,  al cliente del proyecto.

Es evidente que para satisfacer las necesidades de nuestros cliente, y a todos aquellos que tengan opinión en el resultado final del proyecto, tenemos que tener perfectamente identificados quienes son. Si nos dejáramos fuera de esta identificación algún interesado, no conoceríamos, como es evidente, cuáles son sus expectativas y, por lo tanto, el resultado del proyecto no las cumplimentaría.

La recogida y análisis de los requisitos del Proyecto.

Una vez que tenemos identificados a todos los interesados que tienen voz y voto en el resultado final del proyecto,  tenemos que comunicarnos con ellos para conocer cuáles son sus expectativas, esto, en muchas ocasiones no es tan sencillo como parece.

Depende mucho del tipo de proyecto. Hay proyectos donde nuestros clientes tienen muy claro qué es lo que quieren, y otros tipos de proyectos, denominados proyectos misterio, en los cuales averiguar lo que nuestro cliente quiere es una auténtica labor de investigación, no solo al principio del proyecto, sino durante todo el ciclo de vida del mismo.

Esto sucede porque que el cliente va averiguando cosas que no conocía al principio del proyecto, va viendo nuevas oportunidades, ve en el proyecto cosas que antes ignoraba, potencias que desconocía, es decir,  el propio cliente del proyecto va averiguando el alcance del proyecto según va avanzando. A este tipo de proyectos, están consagradas las metodologías ágiles que estudiamos con detenimiento en el master en dirección de proyectos.

No es objeto de esta entrada del master profundizar en las metodologías ágiles, pero si es muy importante que te quedes con que los directores de proyectos tenemos, para poder identificar el alcance de nuestro proyecto, que identificar a todos los Stakeholders, a todos los interesados en el proyecto que tienen voz y voto en el alcance que el proyecto debe tener

Una vez identificados tenemos que comunicarnos con ellos para conseguir que nos cuenten, con toda la exactitud de la que sean capaces,  aquello que desean obtener con la ejecución del proyecto.Metodologías ágiles vs metodologías tradicionales en dirección de proyectos

El análisis de los requisitos del Proyecto.

Continuamos. Ya hemos identificado a todos los Stakeholders que tienen opinión en el alcance del proyecto, por lo tanto, podemos estar seguros de que de la comunicación con todos ellos, de la investigación, del contacto continuado a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, tiene que salir el alcance del proyecto ideal, es decir, la satisfacción de todos esos interesados y, como consecuencia, el éxito del proyecto y tu éxito como project manager del mismo.

Al principio del proyecto se elaboró el acta de constitución del proyecto, haciendo clic en este enlace tenéis una entrada del executive master project managementí, donde se explica qué es y cómo se realiza el acta,

Para resumir esa entrada te diré que el acta de constitución del proyecto es el primer documento que se elabora relacionado con el proyecto. En el acta de constitución, el alto nivel de la organización y los principales interesados en el proyecto, hacen constar por escrito las líneas maestras del proyecto, no voy a entrar en detalles, para eso debes leerte la entrada que te acabo de indicar, pero es muy importante que sepas que dentro de esas líneas maestras que se plasman en el acta de constitución, está incluido el alcance inicial del proyecto.

En el acta de constitución figura el alcance general del Proyecto.

Es decir, como director del proyecto tienes heredado del acta de constitución del proyecto un alcance del proyecto general, en el que se te indica, con mayor o menor claridad, que se quiere conseguir del proyecto, lo que es lo mismo que decir que se te indican cuales son tus objetivos.

¿Porque te explico todo esto?, porque ahora, cuando estamos definiendo con toda la exactitud posible el alcance del proyecto, (y como hemos dicho esto lo conseguimos hablando con cada uno de los interesados), los intereses, nunca mejor dicho, que esos interesados tienen en el proyecto, es decir, aquellos que quieren conseguir con el proyecto,  tiene que estar alineado con el alcance plasmado en el acta de constitución, en caso contrario, ahora estarían pidiendo como resultado del proyecto algo que no se corresponde a lo pactado inicialmente. 

el acta de constitución del proyecto

Los requisitos válidos del Proyecto.

¿Lo comprendes, verdad?. El acta de constitución del proyecto muestra el acuerdo inicial que se ha alcanzado entre el cliente, el sponsor y la entidad que va a ejecutar el proyecto, que consensúan las lineas maestras para iniciar el proyecto.

Por lo tanto, si ahora, al hablar con cualquiera de los interesados nos dice algo que no se alinea con lo que consta en el acta de constitución, es lógico pensar que ese requisito, que ahora sí nos está comunicando, no está alineado con el alcance del proyecto y, por lo tanto, no debe ser aceptado o, por lo menos, deberás trasladarlo al alto nivel de tu organización, nunca podemos aceptar su inclusión de manera personal.

Una vez trasladado y, en caso de que sea aceptado por el alto nivel de nuestra organización, normalmente, conllevará la modificación del acta de constitución del proyecto y, como consecuencia, por ejemplo, puede elevar el coste del proyecto o puede elevar el tiempo en el cual el proyecto y va a ser realizado.

Cuando estés definiendo el alcance de tu proyecto es seguro que te vas a encontrar con requisitos que no se corresponden al alcance del proyecto fijado en el acta de constitución y, por lo tanto, no lo puedes aceptar como requisitos válido, al menos sin haberlos escalado a tu organización, para que te den su opinión.

Por lo tanto, a la finalización de la captura de requisitos, el project manager debe elaborar una lista de requisitos, que se denominan requisitos válidos, es decir, requisitos contrastados y consensuados entre todos los interesados del proyecto y la organización ejecutante del proyecto y que van a conformar el alcance definitivo del proyecto.Matriz de trazabilidad de requisitos a priori

Pretendemos cumplir los deseos y expectativas de los interesados en el proyecto.

Como resumen, el equipo de dirección, encabezado por el Project Manager debe recoger, de los stakeholders pertinentes, los requisitos válidos para el Proyecto. Cuando lo hago debe entender que estos requisitos, considerados válidos, deben ser compatibles con el encargo de Proyecto expresado en el acta de constitución.

Por lo tanto, la definición del alcance del proyecto se alcanza a través de un acuerdo con los stakeholders. Se acuerda lo que vamos a hacer y como vamos a hacerlo, de una forma económicamente factible y considerando el tiempo que nos llevará hacerlo. Si procede, introduciremos toda esta información en el acta de constitución del Proyecto.

Pretendemos cumplir los deseos y expectativas de los interesados en el proyecto. En este proceso de dirección de proyectos, al definir correctamente el alcance de un proyecto, se vuelven a reconsiderar todas las necesidades, deseos y expectativas de los interesados en el proyecto. Por eso se dice que es una segunda acta de constitución del proyecto ya que, como hemos explicado antes, redefinímos y pulimos el acta de constitución

Los requisitos válidos se convierten en Alcance de Proyecto.

Nos encontramos en el punto en el que hemos recogido todos los requisitos válidos. Ya hemos dicho que esto depende del tipo de proyecto, hay  proyectos en los cuales irán recogiendo requisitos, deseos del cliente, durante todo el ciclo de vida del proyecto y, que por lo tanto, provocarán los cambios correspondientes durante el ciclo de vida del proyecto.

Como hemos dicho antes no es interés de esta entrada del master en dirección de proyectos profundizar en estos temas, simplemente, en esta entrada del MDAP, lo que te quiero transmitir es que una vez que has recogido todos esos requisitos válidos, por parte de todos los interesados que previamente has identificado ahora, ha llegado el momento crucial, el momento de traducir todos esos requisitos a alcance del proyecto.

Es bastante evidente pensar que, la conjunción de todos esos requisitos, que has considerado como válidos, conforman el alcance del proyecto definitivo. Ahora tu trabajo como project manager del  proyecto  es conseguirlo. Ahora como Project Manager debes traducir estos requisitos válidos a características y especificaciones del resultado, servicio o producto a entregar al cliente, es decir, debes traducir los requisitos válidos a alcance del Proyecto.

El Project Manager debe estar seguro de que el esfuerzo dedicado a determinar el alcance del Proyecto esté acorde con el tamaño  y la importancia del Proyecto. Esta labor te va a saber manejar de manera equilibrado varios elementos importantes, herramientas, fuentes de datos, metodologías, procesos y procedimientos diverso.

Definiendo el alcance correctamente evitamos problemas con los entregables del Proyecto. 

Con todo lo que hemos visto conseguimos una definición muy clara del resultado del Proyecto nos evitamos muchos problemas. Si todos los actores interesados en el Proyecto tenemos claro que queremos conseguir con el Proyecto, lo que podemos esperar con la ejecución del Proyecto, todo será más claro y sencillo.

En caso contrario, si no te tenemos muy claro que queremos conseguir con la ejecución del Proyecto es muy probable que el resultado que obtengamos no deje satisfecho a nuestro cliente, es decir, que nuestro proyecto no sea el éxito pleno que buscamos.

La dirección de Proyectos es una sutil combinación de ciencia y arte.

¿Que quiero decir con esto?, quiero decir que la dirección de proyectos es un todo, la dirección de proyecto debe ser una habilidosa combinación de ciencia y arte.

Reflexiona en lo que hemos hecho hasta ahora y, no pierdas de vista que todavía no te has puesto a dirigir el proyecto, ¡ni siguiera hemos empezado!, estás simplemente identificando qué es lo que tienes que conseguir, cuál es el alcance de tu proyecto, para luego empezar a planificarlo todo, a ejecutar todo, es decir, empezar la dirección real del proyecto y continuarla hasta conseguir alcanzar esos objetivos.

Sin embargo, aunque todavía no hemos empezado a dirigir el proyecto, ya hemos tenido que utilizar herramientas de gestión y hemos tenido que utilizar habilidades, como por ejemplo, la negociación con nuestros clientes, la empatía con los clientes, la capacidad que tenemos para comunicar, para escuchar y para averiguar que les satisface, hemos tenido que negociar con nuestra organización, en fin, hemos tenido que ser metodólogos, porque todo lo que hacemos lo tenemos que ver como una conjunción de elementos que deben tener un sentido una jerarquia y unas dependencias entre todos ellos.

¿Me comprendes, verdad?, no has empezado siquiera el proyecto y ya se te requiere, como director del proyecto, el conocimiento de herramientas técnicas, metodologías y habilidades, tener ese conjunto de actitudes, conocimientos y aptitudes, es el éxito de la dirección de proyectos.

Tu éxito como Director de Proyectos.

Te aseguro que el éxito radica en entender que un project manager no es un técnico es un metodólogo. Un profesional que sabe combinar cosas muy variadas, incluso intereses contrapuestos, y ponerlos a todos a trabajar en la misma línea y con el mismo objetivo, conseguir el alcance del proyecto, es decir, conseguir el éxito del proyecto y, como consecuencia directa, tú éxito profesional y personal. Como decimos siempre en el MDAP, “solo cuando generas riqueza es cuando estás en condiciones de participar de esa riqueza”.

Creo que es bastante evidente deducir, que certificarte como director de proyectos es una condición necesaria, pero en ningún caso es suficiente. Para dirigir proyectos con eficacia te va hacer falta mucho más que tener un número de registro en una organización determinada, la dirección de proeyectos es una profesión que exige dar el máximo rendimiento, que exige que no tengas lagunas, que exige que seas un project manager realmente profesional y que lo demuestres a lo largo y a lo ancho del mundo dirigiendo proyectos de excelencia.

El arte de dirigir proyectos

Los entregables del Proyecto.

Ha llegado el momento de hablar de los entregables del proyecto, para ello vamos a recapitular lo que hemos visto hasta ahora para avanzar sobre un base sólida.

Primero; hemos identificado a todos los interesados en el proyecto. Recuerda que son todas aquellas personas que pueden impactar de una manera u otra en el proyecto y que, por lo tanto, tienen algo que decir sobre el objetivo del proyecto, sobre el alcance del proyecto, como consecuencia directa, todos los interesados relevantes deben ser escuchados.

Después, una vez que hemos identificado a todos los stakeholdes hemos hablado con todos ellos. Hemos establecido un sistema de comunicación adecuado y eficaz para ser capaz de extraerles la información necesaria para saber que esperan del proyecto cuales son sus expectativas. Siempre tenemos que tener en cuenta que esas expectativas deben estar alineadas con lo reflejado en el acta de constitución del proyecto.

Una vez hecho, ya tenemos capturados los requisitos válidos y, hemos dicho, que todos esos requisitos válidos configuran el alcance del proyecto.

Pues bien, en lenguaje de dirección de proyectos ese alcance se lo entregamos a nuestro cliente a través de los entregables.

El entregable del proyecto es aquello que entregamos a nuestro cliente y que satisface sus expectativas, es decir, se corresponde al alcance del proyecto y, por lo tanto, conduce el proyecto al éxito. 

El número de entregables que tiene un Proyecto.

Los entregables son aquello que ha justificado la ejecución del Proyecto. Los entregables del proyecto son cualquier servicio o producto, siempre y cuando sea medible y verificable, que se obtiene como consecuencia de la ejecución del proyecto.

Dependiendo de cada proyecto tendremos diferente número de entregables, quiero decir que habrá proyectos en los cuales solamente tendremos un entregable y proyectos en los que tendremos varios, tendrás proyectos donde un único entregable se entrega al final del proyecto y te encontrarás con proyectos, donde irás entregando esos entregables, poco a poco, a lo largo del ciclo de vida del proyecto y proyectos, como ocurre con los proyectos dirigidos con metodologías ágiles, donde iremos realizando entregables que, poco a poco, se irán incrementando, es decir, irán aportando nuevas funcionalidades hasta conseguir el alcance final.

En cualquier caso, los entregables son aquello, casi diría que valga la redundancia, que entregamos al cliente de nuestro proyecto y que conforman y satisfacen el alcance de proyecto pactado

Es evidente, que los entregables tienen una íntima relación con el alcance del proyecto. El alcance del proyecto tiene que estar contenidos en los entregables del proyecto.

Le evaluación y aceptación de los entregables.

Aquí hay un asunto de especial relevancia, hemos capturado requisitos por parte de los interesados, esos requisitos los hemos convertido en alcance y, ese alcance lo hemos convertido en entregables que vamos a dar al cliente del proyecto, hasta aquí queda todo bastante claro. 

Pero, ¿estamos totalmente seguros de que hemos entendido a nuestro cliente?. ¿Estamos seguros de que, a través de la cadena anterio,r hemos convertido las expectativas del cliente en un entregable que se corresponde exactamente a lo que el cliente realmente desea? En la práctica, del día día de la dirección de proyectos, la respuesta tiene que ser no.

Quiero decir que la verificación y aprobación de los entregables por parte del cliente del proyecto debe ser objetiva, es decir, no tiene que estar sujeta ningún tipo de interpretación por parte de los clientes de tus proyectos

El éxito o fracaso del Proyecto debe ser medible y ponderable. Es fundamental que establezcas medidas objetivas, criterios objetivos de aceptación de esos entregables, en las cuales no quepa la subjetividad. Debemos pactar con el cliente del proyecto que cada entregable va a ser sometido a una crítica determinada, con unos parámetros concretos, donde no haya lugar a la interpretación. 

Si hubiera lugar a la interpretación sobre la idoneidad de un entregable, si los criterios de aceptación de cada entregable quedarán al buen criterio del cliente y basado en su subjetividad, nuestra labor como directores de proyectos y nuestros proyectos,siempre estaría en riesgo.

Debe quedar todo claro, debemos dejar claro cuáles son los criterios de evaluación y aceptación de cada entregable y, de esa manera, cuando realicemos nuestro trabajo como director del proyecto, de manera perfecta, sabremos que el resultado siempre va a ser óptimo, sin lugar a dudas, sin temores, sin riesgos.

Proyecto de fin de master en dirección de proyectos.

Los trabajos necesarios para cumplimentar los entregables del Proyecto


Los trabajos son todo aquello que debemos realizar en un Proyecto para conseguir los entregables y garantizar la satisfacción del cliente.


La dirección de Proyectos es sentido común.

Ahora, vamos hablar de los trabajos necesarios para poder completar el proyecto. En realidad se trata de un concepto muy intuitivo, como por otra parte lo es la globalidad de la dirección de proyectos que, a fin de cuentas, no es otra cosa que la quintaesencia del sentido común y de la experiencia de los gerentes de proyecto que nos han procedido.

Todo el mundo tenemos muy claro que, cuando queremos conseguir un objetivo, tenemos que realizar trabajos para poder lograrlo Por ejemplo, si queremos pintar una habitación, nos tendremos que armar de una brocha y un bote de pintura y dedicar el tiempo necesario a pintar las paredes, dando una mano, dos manos, o las que sean necesarias para que la pared quedé completamente pintada. 

Creo que el asunto no requiere más explicación, siempre que queremos conseguir algo, tenemos que realizar trabajos para conseguirlo, lo hemos hecho desde el momento en el que tenemos uso de razón.

Los trabajos del Proyecto.

En relación al alcance del proyecto, que es lo que estamos viendo en esta entrada del master en dirección de proyectos y que no es otra cosa que definir correctamente el alcance, debemos diferenciar entre dos tipos de trabajos, los trabajos productivos y los trabajos directivos.

Ambos trabajos son necesarios realizar para poder finalizar el proyecto con éxito y, por lo tanto, tan importante es la consideración de uno como de otro por parte del Project manager. Si no olvidamos de cualquier trabajo necesario para finalizar el proyecto, no no saldrán las cuentas, porque los trabajos, sean del tipo que sean, consumen recursos, consumen tiempo y, generalmente llevan aparejado un coste.

Es evidente, que si ignoramos cualquier trabajo, si no identificamos algún trabajo, ese trabajo no será realizado y, por lo tanto, se resentirá la globalidad del proyecto. También puede ser que el trabajo esté mal considerado, es decir, que esté mal evaluado en el tiempo que nos va a tardar llevarlo, en los recursos que vamos a necesitar para ejecutarlo o en el coste que debemos imputar a ese trabajo y, por lo tanto, alguna de las líneas bases del proyecto se van a ver afectados

Recordad, una vez más, que la dirección de proyectos es una gestión total, desde el principio hasta el final del proyecto, todas las piezas tienen que encajar perfectamente, es tu labor como director de proyectos que eso suceda. Si no lo haces eficientemente, la globalidad del proyecto se resentirá, tu cliente no quedará satisfecho, tu proyecto no habrá sido un éxito y, como consecuencia directa, tu estarás en un nivel profesional un poco más bajo que cuando iniciaste el proyecto. Creo que estaremos de acuerdo en que eso es algo que no te puedes permitir.

Vamos a analizar los dos tipos de trabajo que se dan en el Proyecto: los trabajos productivos y los trabajos directivos.

Los trabajos productivos del Proyecto.

Son aquellos trabajos que son necesarios para conseguir los entregables que debemos entregar al cliente del proyecto, es decir, todos los trabajos “técnicos” necesarios para alcanzar el resultado que se pretende al ejecutar el proyecto y que justifican el esfuerzo que supone el proyecto.

Por ejemplo, si a nuestro cliente le tenemos que entregar un coche, de alguna manera ese coche tendrá que tener ruedas, no sé si las compraremos, no sé si las fabricaremos, no sé si las bajaremos de una estantería porque tenemos stock suficiente, no lo sé, dependerá del proyecto concreto del coche que estamos creando, lo que sí es necesario, inevitable, es que tendremos que hacer algo para que el coche lleve sus cuatro ruedas puestas. En caso contrario no creo que nuestro cliente quede satisfecho, bien, pues ese algo que tendremos que hacer para poder entregar ese entregable, es decir el coche a nuestro cliente es un trabajo productivo, aquel trabajo que es estrictamente necesarios para poder completar el entregable.

Los trabajos directivos del Proyecto.

Son aquellos trabajos que son necesarios para la propia dirección del proyecto. El proyecto tiene sus propios trabajos, imprescindibles para que el proyecto avance en si mismo, los trabajos directivos son aquellos necesarios para la dirección del proyecto en sí mismo,no son trabajos orientados a la consecución de los entregables que nos exige nuestro cliente, sino aquellos trabajo que necesita el propio proyecto para poder funciona.

Como estos trabajos pueden consumir tiempo y recursos, si no los consideramos, no nos van a salir las cuentas, muchas veces ocurre, no se consideran y, como consecuencia, el proyecto no se cumple en alcance, tiempo y/o costes.

La documentación de los requisitos del proyecto

Entradas necesarias para definir correctamente el alcance del proyecto


Para conseguir un alcance de proyecto correcto tenemos que haber desarrollado previamente una serie de documentos


Hablamos de los planes, las actas, los documentos, etc. Que necesitaremos para poder conseguir elaborar un alcance de proyecto idóneo.

Es muy importante para el gerente de proyectos entender que hasta que estos documentos no estén elaborados con total detalle no es posible atacar la consecución final del alcance, por lo que no podremos definirlo con total exactitud.

  1. El plan de gestión del alcance del proyecto.
  2. El acta de constitución del proyecto.
  3. La documentación de requisitos del proyecto.
  4. Los activos de los procesos de la organización.

 

Otras entradas a tener en cuenta, documentos, registros, datos, etc, que también deben ser elaborados previamente, ya que van a ser necesarios para definir correctamente el alcance del proyecto:

  1. Los objetivos del Proyecto
  2. La descripción del alcance del producto.
  3. Los requisitos del Proyecto.
  4. Los límites del Proyecto.
  5. Los productos entregables del Proyecto.
  6. Los criterios de aceptación de productos.
  7. Las restricciones del Proyecto, etc.

Ventajas de certificarse pmp

Criterios SMART


Al definir el Alcance del Proyecto definimos el objetivo del Proyecto. Al final del Proyecto debemos evaluar si ese objetivo ha sido cumplimenta con éxito.


Para ello se utiliza un sistema Denominado SMART. Vamos a ver que significa cada una de sus letras:

  • S (specific). El alcance del proyecto tiene que estar claramente definido. No puede haber lugar a confusión. No importa el tiempo que le cueste al director del proyecto definirlo, ni las dificultades, no hay excusa posible.
  • M (measurable). Todo en el proyecto debe ser medible. Obviamente el alcance del proyecto también debe serlo. El éxito o el fracaso del Proyecto debe ser totalmente objetivo.
  • A (achievable). Tenemos un sistema, claro y definido, que facilite su consecución.
  • R (realista). Tiene que estar ajustado a la realidad. Tenemos un tiempo y un plazo concreto, por lo tanto, ellos nos determinarán un alcance realista de Proyecto..
  • T (time-related): Tiene que tener una duración determinada.

Al definir el Alcance del Proyecto redefinimos aspectos relevantes del Proyecto


Tenemos que dejar claros los objetivos que se persiguen con la ejecución del Proyecto. Algunos autores hablan de 3 tipos, los generales, los específicos y los operativos. Los operativos que son los que aquí nos interesan, son los resultados esperados del Proyecto.


Fijamos los límites del proyecto.

Debemos indicar que cosas se quedan fuera del proyecto. Aquello que no se considera con la ejecución del proyecto. Como norma general, lo que no está incluido en el Proyecto está excluido.

Puede parece obvio, no podemos poner en nuestro proyecto, por ejemplo de construcción, que no vamos a conseguir poner un cohete sobre la luna. Pero, en ocasiones, es conveniente resaltarlo para mayor claridad ante el cliente del proyecto.

Esta necesidad nos lo dictará la experiencia y el sentido común. Si vemos que algo pueda dar lugar a confusión respecto al alcance del proyecto, no lo dudaremos, lo plasmaremos para evitar problemas.

La organización ejecutora del proyecto y los interesados.

Los interesados en el proyecto son todos aquellos que pueden verse afectados o que pueden afectar al Proyecto. 

Los interesados en el proyecto pueden ser personas físicas u organizaciones que intervienen en el proyecto de una u otra forma. Tenemos interesados con un gran peso y autoridad, como puede ser el cliente del proyecto y con poco peso, como puede ser un operario, sin embargo, todos deben ser considerados por el director del proyecto.

Los riesgos del proyecto.

Los riesgos no tienen porque ser malos para el proyecto. Por ejemplo, una determinada fluctuación en el cambio de una moneda es un riesgo para el proyecto, pero nos puede beneficiar o perjudicar.

El director del proyecto debe realizar una adecuada planificación de los riesgos. Desde una perspectiva realista que permita su conocimiento, análisis y el establecimiento de planes de contingencia para reaccionar si los riesgos se presentan en el proyecto.

Los hitos del proyecto.

Un hito de proyecto es una tarea de duración cero. Representa algo importante en el proyecto, algo que se ha conseguido o algo que se debe conseguir en ese tiempo concreto.

Los hitos marcan pautas que miden el avance correcto del proyecto. Suele entenderse la consecución de un hito como algo bueno y, su no consecución, como algo negativo para el proyecto.

Los costes del proyecto y la financiación del proyecto.

Para definir correctamente el alcance tenemos que tener en cuenta la gestión de los costos.

La Gestión de los costes del proyecto incluye todos los procesos necesarios para calcular, gestionar y monitorizar todos los costos inherentes al proyecto. Conforma la línea base del costo del proyecto. Mantener el proyecto dentro del coste aceptado y aprobado por los stakeholders es una de las principales labores del director de proyectos.

La gestión de la configuración del proyecto.

Es el conjunto de las actividades relacionadas con la gestión de la evolución de los productos y del control de los cambios para mantener la integridad del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

La gestión de riesgos ITIL

Al definir el Alcance del Proyecto podemos modificar la documentación del Proyecto


Cuando definimos el alcance del Proyecto descubrimos nuevas cosas que deben ser incorporadas a la documentación del Proyecto elaborada con anterioridad.


La Gestión de los interesados tiene una gran importancia en la Dirección de Proyectos. No considerar a todos los interesados puede poner en riesgo grave al Proyecto.

Se pueden modificar los datos de cada interesado. En el registro de interesados en el proyecto se documenta información clave sobre cada uno de esos interesados. Se incluyen sus requerimientos, expectativas, evaluación de su grado de influencia, interés y postura (a favor o contraria al proyecto), entre otros aspectos que el director del proyecto considere relevantes.

Se pueden detectar nuevos interesados. En el transcurso del proyecto pueden intervenir nuevos interesados en el proyecto que no fueron identificados inicialmente. Cuando afloran, deben ser reflejados en el registro de interesados del proyecto ya que estos interesados pueden tener sus propias expectativas sobre el proyecto y, en algunos casos, capacidad de modificar el alcance del mismo.

Incluso se puede modificar el acta de constitución del proyecto. La captura de nuevos requisitos del proyecto puede ocasionar incluso la modificación del acta de constitución del proyecto. Modificación que se realizará siguiendo escrupulosamente el protocolo establecido para ello.

La matriz de trazabilidad de requisitos del proyecto. Relaciona  los requisitos del proyecto con los entregables que cumplimentan esos requisitos. Relaciona lo que el cliente quiere conseguir con la ejecución del proyecto con aquello que le entregamos realmente.

Qué es el enunciado del Alcance del Proyecto


El enunciado del Alcance de un Proyecto es una descripción que hacemos los Gerentes de Proyecto de una solución, concreta y detallada, que permitirá llegar al resultado esperado a la finalización Proyecto.


Es la base del plan de dirección del proyecto. Describe los principales productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos. Facilita el entendimiento entre los interesados del Proyecto y permite al equipo de proyecto realizar una planificación detallada del calendario y el presupuesto del proyecto.

Es un documento de negocio. El project manager plasma lo que va a costar el proyecto y justifica la solución que propone para conseguir el resultado deseado. Es el documento más importante de toda la planificación del Proyecto porque es la base de todos los demás documentos.

Es un documento técnico. Porque en el enunciado del alcance de un proyecto se justifica la solución escogida y el trabajo necesario para entregar el resultado que se espera del proyecto.

El Project Manager ha sido contratado:

  1. Para que capture de los stakeholders los requisitos del proyecto .
  2. Averiguar lo que se quiere obtener realmente con la ejecución del proyecto. Es decir, que elabore el alcance de un proyecto.
  3. Buscar soluciones para cumplir esos requisitos.
  4. Encontrar soluciones a través de los profesionales que están en su equipo de Proyecto.
  5. Dar una solución al proyecto ajustando alcance, tiempo y costes.

La memoria descriptiva del Proyecto.

Los Gerentes de Proyecto tenemos la obligación de encontrar una memoria descriptiva del Proyecto. Ten en cuenta que no debes hacerla solamente del producto que se espera como resultado de la ejecución del proyecto, sino también de la dirección del propio proyecto.  Los directores de proyecto tenemos que justificar la solución que vamos a poner en marcha para llevar a cabo el proyecto.

Tenemos un alcance concreto que debemos  conseguir para  entregárselo al cliente del Proyecto y que quede plenamente satisfecho. Debemos analizar que recursos necesitaremos para conseguir el producto resultante del proyecto y la generación de alternativas posibles que hemos preparado para conseguirlo. De esta manera, habremos definido de que manera vamos a hacerlo y con que recursos vamos a hacerlo. 

Lo más importante, de lo que los Directores de Proyecto no debemos nunca alejarnos, es de cumplir la mayoría de los requisitos de negocio. Aquí definimos lo que hay que hacer concretamente en el Proyecto para conseguir cumplir esos requisitos.

Sobre todo, en los denominados proyectos predictivos, (aquellos cuyo alcance del proyecto está bien identificado desde el principio), en contraposición a los proyectos ágiles, (cuyo alcance del proyecto, es difícil de definir inicialmente, por lo que se va trabajando sistemáticamente en el a través de todo el proyecto).

Una vez más, como ya hemos comentado en varias ocasiones de esta entrada del master en gerencia de proyectos, el sentido común será nuestro mejor aliado para comprender este término.

En la memoria descriptiva se definen todas las características fundamentales y más importantes del proyecto, Tanto desde el punto de vista de lo que vamos a necesitar, como desde el punto de vista de la metodología que vamos a emplear y, también, desde el punto de vista de la técnica, porque los proyectos de esta naturaleza, muchas veces, tienen restricciones técnicas e, incluso, impuestas por la legislación.

Como siempre, la estructura de la memoria descriptiva, dependerá de cada proyecto, como también dependerá del Projec manager que lo dirige, de la empresa ejecutante, del cliente del proyecto, sponsor del proyecto,etc, Cada proyecto tendrá la suya, pero si es posible citar reglas generales que debe cumplir,

Lo primero que nunca debemos perder de vista es que la memoria descriptiva es un documento informativo, es decir, un documento que debe ser entendible por los principales interesados en el proyecto.

También es importante tener en cuenta que la vamos a seguir a lo largo de todo el proyecto, es un documento de referencia, por lo tanto, en su elaboración, no debemos perder de vista el desarrollo del proyecto.

Quiero decir que el proyecto normalmente se dividirá en fases, que podrán ser, o bien secuenciales, o solaparse alguna con otra, luego, en cada una de estas fases –  al tratarse de proyectos normalmente predictivos -, sería una buena idea dirigirlos con metodología Pmbok, es decir, que en cada una de estas fases ejecutaremos el ciclo de procesos de inicio, procesos de planificación, proceso de ejecución, procesos de seguimiento y procesos de cierre. Recordamos que el pmbok, en su versión seis, promulga 49 proceso de dirección de proyectos . Tampoco es objeto de esta entrada del master profundizar en la metodología que promulga el Pmi, encontraréis en este mismo blog otras entradas que hablan de él, pero si ha querido citarlo, porque insisto, es una magnífica metodología para dirigir este tipo de proyectos.

Hemos dicho que la memoria descriptiva del proyecto es un documento informativo, por lo tanto, la memoria descriptiva del Proyecto debe contener todo aquello que sea descriptivo y ayude a entender el proyecto, explicaciones pormenorizadas, fotos, planos, en fin, todo lo que tú, como director del proyecto, consideres necesario y oportuno para que se entienda perfectamente. Cada memoria tiene su extensión propia, como siempre se organizado, la dirección de proyectos es muchas cosas, ya hemos citado varias veces a lo largo de esta entrada del MDAP que, la principal es el  sentido común, pues si al sentido común le unes limpieza y organización, habrás dado un paso más en tu carrera como gerente de proyectos.

 

Linea Base del Alcance del Proyecto

Cuales son los epígrafes del documento del Alcance del Proyecto


El Alcance de un Proyecto nace del análisis del producto que vamos a entregar con la ejecución del Proyecto y de las alternativas que disponemos para conseguirlo.


Debe contener al menos los siguientes datos:

  1. Los objetivos del proyecto.
  2. Los resultados del proyecto.
  3. Los límites del proyecto.
  4. Los productos entregables del proyecto.
  5. La organización e interesados en el proyecto.
  6. Los riesgos del proyecto.
  7. Los hitos del proyecto.
  8. Los costes y financiación del proyecto.
  9. La configuración.

Nueva edición del Master en Dirección de Proyectos


7 Comentarios

  1. Enhorabuena, ha sido una presentación, amena, agradable y aclaradora, en mi humilde opinión

    Publicada una respuesta.
  2. Saludos mi pregunta es en la redacción del Alcande en que tiempo lo detallo. Presente, futuro etc. muchas gracias

    Publicada una respuesta.
  3. Excelente presentación.

    Todos estos principios se pueden aplicar a los proyectos o actividades que arrojan productos de nuestra vida.

    Más aun a proyectos de inversión donde es fundamental planificar , ejecutar, monitorear y evaluar todas las actividades para conseguir el objetivo final del proyecto.

    Muchas gracias por sus aclaraciones.

    Publicada una respuesta.
  4. Hola a todos, hemos actualizado la entrada, además, al final de la misma tenéis un enlace para acceder a ella en formato hito-rieta, la mismo información pero en formato comic, didáctico y divertido.
    Gracias!

    Publicada una respuesta.
  5. Muchas gracias por su excelente documento y su valuosa información

    Publicada una respuesta.

Enviar un Comentario

He leído y acepto la Política de Privacidad