10 claves del éxito de un proyecto - Proyectos dirigidos con calidad

10 claves del éxito de un proyecto – Proyectos dirigidos con calidad

Publicado Por HMD Project Managers el 26/04/2018 | 0 comentarios


10 claves del éxito de un proyecto – Proyectos dirigidos con calidad

Publicado por el 26/04/2018 |

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Para explicarte como dirigir un proyecto exitoso he extractado 10 claves que se presentan en todos los proyectos dirigidos con calidad. Esto es sinónimo de maximizar las posibilidades de éxito del proyecto. Te invito a leer este artículo sobre las claves del éxito de un proyecto, si tienes alguna duda o deseas añadir alguna clave más puedes utilizar la sección de comentarios.

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Índice de contenidos

10 claves del éxito de un proyecto. Resumen ejecutivo


Veamos en un rápido vistazo a las 1o claves del éxito de un proyecto. Posteriormente, las desarrollaremos con detalle en esta entrada del master en dirección de proyectos | MdaP.


La primera clave: Definir perfectamente los objetivos del proyecto. Veremos que no siempre se puede definir el alcance del proyecto, el objetivo del proyecto, con tanta exactitud como quisiéramos.

La segunda clave: Tener una comunicación eficaz entre todos los interesados del proyecto. Esto es imprescindible para dirigir proyectos de éxito. Según muchos estudios los Project Manager están el 80% de su tiempo comunicando.

La tercera clave: Sensatez equilibrio y agilidad. Sensatez en los planteamientos, equilibrio en las decisiones y agilidad en la gestión del proyecto.

La cuarta clave: Solucionar los conflictos que se presenten en el proyecto con eficacia y a tiempo. Debemos poner solución a los conflictos que, a buen seguro, van a surgir en el proyecto con eficacia.

La quinta clave: Confianza, seguridad y control sobre nuestro proyecto. Los directores de proyecto debemos transmitir seguridad y control, en todo momento, a todos los interesados en el proyecto. Si no confiamos nosotros, los propios directores de los proyectos, en el éxito de nuestros proyectos, ¿quién lo hará?.

La secta clave: Que solo se inicien los proyectos que deban hacerlo. No tiene sentido iniciar proyectos que no tengamos claros. Un proyecto con un inicio incierto es muy improbable que sea un proyecto de éxito.

La septima clave: Realizar una planificación del proyecto adecuada. No podemos ejecutar nada en el proyecto que antes no haya sido perfectamente planificado. Planificar y luego ejecutar, no ejecutar nada que no haya sido planificado, esta secuencia contribuye a garantizar el éxito.

La octava clave: Detectar todos los riesgos que pueden impactar en nuestro proyecto.

La novena clave: Controlar el proyecto durante todo su desarrollo.

La décima clave: Que los proyectos sean dirigidos profesionalmente, por profesionales acreditados y certificados en dirección de proyectos.

Clave número uno. El proyecto debe tener unos objetivos perfectamente definidos.


El alcance del proyecto, es decir, aquello que queremos conseguir con el esfuerzo de ejecutar el proyecto debe estar muy bien definido. Cuanto antes, mejor.


Objetivos perfectamente definidosPosteriormente, veremos que al inicio del proyecto se realiza el acta de constitución:

El acta de constitución es un documento de alto nivel. Esto quiere decir que no baja el nivel de detalle, no baja a detalles técnicos trata de las cosas que interesan a la alta dirección.

En ella realizamos una valoración del alcance del proyecto que será definida con más detalle en la planificación del proyecto.

Sin embargo, desde el principio del proyecto, el alcance del proyecto debe ser una de las mayores preocupaciones y ocupaciones del gerente del proyecto.

El director del proyecto debe establecer:

Los sistemas, mecanismos y actitudes necesarias para tratar de identificar el alcance de su proyecto de la manera más nítida posible.

Sin una buena identificación del alcance es imposible lograr la satisfacción del cliente del proyecto y, por lo tanto, lograr un proyecto exitoso.

Clave número 2. Tener una comunicación eficaz entre todos los interesados del proyecto


Comunicación que debe funcionar perfectamente a lo largo de todo el ciclo de vida de nuestro proyecto


Una comunicación eficaz en el proyectoLa comunicación con el cliente del proyecto:

Por ejemplo, hemos visto en la clave número uno que debemos identificar adecuadamente el alcance del proyecto. Esto muchas veces solo se logra a través de una comunicación eficaz y fluida con el cliente del proyecto.

No debemos olvidar que, en muchas ocasiones, el cliente del proyecto no tiene muy claro que es lo quiere, tenemos que ayudarle y apoyarle. La satisfacción del cliente lleva aparejada el éxito del proyecto.

Esta comunicación debe ser eficaz durante toda la vida del proyecto:

Debemos establecer los adecuados mecanismos de comunicación con todo el mundo que puede afectar o verse afectado por el proyecto, lo que se denomina en dirección de proyectos los Stakeholders del proyecto.

¿Se entiende?, hay que comunicarse eficaz y eficientemente con todos y siempre.

Clave número 3. Sensatez equilibrio y agilidad.


Lo diré de una manera muy sencilla y clara, si tienes mucho sentido común, es muy posible que llegues a ser un gran director de proyectos.


Sensatez, equilibrio y agilidad en la dirección de tu proyectoLos proyectos requieren de muchísima sensatez:

Como hemos visto en la clave dos, debemos conceder gran importancia a un buen sistema de comunicación.

Además, debemos saber buscar el equilibrio y saber tomar decisiones a tiempo y sensatas.

Tenemos que tener en cuenta que los equipos de proyectos son un cajón de sastre:

Con gente de diferentes culturas, diferentes maneras de pensar e incluso diferentes objetivos, por lo tanto, se hace imprescindible sensatez y equilibrio a la hora de ordenar y gestionar el proyecto si queremos que sea un proyecto con garantías de éxito.

Clave número cuatro. Solucionar los conflictos con eficacia y a tiempo.

Solucionar los conflictos del proyecto con eficacia


Los conflictos dentro del proyecto son inevitables.


Los proyectos se desarrollan en un tiempo y con objetivos específicos:

Estos son elementos generador de estrés.

Una vez más, la comunicación es vital en el proyecto. Cuando descuidamos la comunicación los conflictos están garantizados.

El proyecto y los conflictos:

Debemos ver los conflictos como algo que no es ni bueno ni malo, sino algo inherente al proyecto y que debemos afrontar con resolución y eficacia, resolver conflictos forma parte de nuestro día a día como gerentes de proyecto.

Incluso podemos, debemos, ver los conflictos como puntos de partida para establecer mejoras en el proyecto y acercarlo al éxito.

Clave número cinco. La confianza la seguridad y el control.


Los directores de proyecto debemos estar seguros de que se están haciendo las cosas de manera correcta en el proyecto


La confianza, la seguridad y el control aplicada al proyectoUn gerente de proyectos seguro de si mismo:

Si aplicamos las buenas prácticas a la dirección de nuestros proyectos, estaremos trabajando en la línea correcta hacia el éxito de nuestros proyectos.

Esta seguridad, que los Projet manager tienen que tener sobre su proyecto, se traslada al equipo de proyecto, al cliente, al promotor y, en general, a todos los interesados, lo que beneficia, y mucho, al desarrollo del proyecto.

Los Proyectos los hacen las personas. Por lo tanto, saber dirigir el Equipo de Proyecto es una habilidad indispensable en la Dirección del Proyecto. Esto unido al concepto de liderazgo hace que aparezca un amplio número de facetas, habilidades y características personales muy importantes que deben ser considerados por el Gerente de Proyectos.

Un director de proyecto inseguro:

Por el contrario, un gerente de proyectos inseguro genera desconfianza en todos los interesados.

Esta inseguridad en el éxito de su proyecto, a buen seguro, dañará al proyecto.

Clave número seis. Que solo se inicien los proyectos que deban hacerlo.


Es bastante sensato, antes de iniciar un proyecto tenemos que estar seguros de su idoneidad.


Que solo se inicien los Proyectos que deban hacerloEs mejor no iniciar un proyecto que abandonarlo:

No hace falta explicar que siempre será mejor no iniciar un proyecto que abandonarlo a mitad de camino, porque se considera que no se cumplen los objetivos deseados, el coste se ha disparado o, en general, se dan una serie de circunstancias que recomiendan su desactivación.

Así, el Business Case responde a la pregunta,¿merece la pena invertir en este proyecto?, pero como debemos responder a esta pregunta en cualquier etapa del Proyecto, el Business Case no es estático sino que se debe mantener activo durante toda la vida del Proyecto.

El business plan y Prince2:

Como veremos más adelante, el método Prince2 es muy machacón con que solo se inicien los proyectos que deban hacerlo.

También insiste en que se controle su validez durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Clave número siete. Realizar una planificación del proyecto adecuada.Una Planificación adecuada del proyecto


Los proyectos deben ser planificados con todo detalle.


No debe ejecutarse nada que no este debidamente planificado con anterioridad.

La Planificación del Proyecto es la clave del éxito del Proyecto. El Director de Proyecto no solo debe estar enterado de cada detalle de su Proyecto, sino que también es necesario que sepa cómo hacer frente a posibles incidencias y/o contratiempos que surjan en el Proyecto.

El Plan Gestión del Proyecto se convierte en un parámetro de referencia según el cual se mide el progreso real del proyecto. Es muy importante que el Project Manager y el equipo que estarán involucradas en la ejecución del proyecto también participen en la planificación del mismo.

El plan de dirección del proyecto establece que, cuando y por quien, deben hacerse las tareas del proyecto. Es un documento que define todo el sistema de trabajo.

Clave número ocho. Detectar los riesgos del proyecto.


Los riegos hacia nuestros proyectos provienen de muchos sitios.


Detectar los riesgos del proyectoIdentificación  y control de riesgos:

Debemos tenerlos identificados y controlados durante todo el desarrollo de nuestro proyecto para minimizar su impacto, caso que realmente esos riesgos se presenten en el proyecto.

Los riesgos están presentes en las condiciones de incertidumbre inherentes todo proyecto.

Esta incertidumbre no siempre es mala, pero si puede transformarse en un riesgo. Por ejemplo, un cambio de fluctuación entre el dólar y el euro, puede beneficiar o perjudicar a nuestro proyecto.

Veremos más adelante que existen mecanismos debidamente definidos para identificar, controlar y seguir los riesgos que pueden presentarse en el proyecto.

Clave número nueve. Controlar el desarrollo del proyecto


No basta con haber hecho una buena planificación del proyecto, debemos controlar nuestro proyecto hasta el cierre del mismo.


Controlar el desarrollo del ProyectoControl del proyecto hasta que se entrega al cliente del proyecto el resultado que perseguimos con la ejecución del mismo.

Esto es vital porque los riesgos, los problemas, las incertidumbres y, en general, cualquier cosa que pueda impactar al proyecto se puede presentar en cualquier momento. El Project manager, en ningún momento, puede bajar la guardia.

Utilizamos el Análisis del Valor Ganado aplicado a los Proyectos para controlar que el Proyecto se está desarrollando como estaba planificado. En caso contrario tomaremos las medidas oportunas para reconducir el Proyecto. El valor ganado del Proyecto nos permite conocer mejor el Proyecto y tener el control del equipo.

El valor ganado, aplicado a un proyecto, ayuda al equipo de dirección del proyecto a evaluar, medir el desempeño y el avance real del proyecto. Así podremos contrastarlo con la planificación previa.

Clave número diez. Un project manager profesional


La hemos puesto en la última, sin embargo, para nosotros, es lo más importante.


Un Project Manager profesionalUn Project manager profesional, debidamente formado y certificada internacionalmente, será capaz de maximizar las claves positivas en sus proyectos y minimizar todas las negativas.

Como ya hemos dicho con anterioridad, durante estos 17 años en los que venimos formando directores de proyecto hemos asistido al crecimiento y proceso de maduración de la profesión de Director de proyectos.

Hoy en día, no tiene sentido alguno iniciar un proyecto sin un gerente de proyectos profesional que este al frente de ese proyecto, del mismo modo que no tiene sentido botar un barco sin un capitán titulado al timón o poner a dirigir un equipo de futbol a alguien que no este perfectamente cualificado para ello.

No es una cuestión de si está bien o mal, simplemente, lanzar un proyecto sin un project manager profesional al timón carece de sentido, atenta contra la profesionalidad, el cliente y… el sentido común.

Desde hace 17 años lanzamos Project manager profesionales al mercado que son acogidos e integrados con enorme éxito ya que son la garantía de éxito de aquellos proyectos que están bajo su mando.

 

 

 

 

 

 

Para finalizar el artículo sobre las claves del éxito de un proyecto, te invitamos a leer un interesante debate donde varios project manager discuten sobre el éxito del proyecto basado en la gestión del director de Proyectos: La clave del éxito en la Dirección de Proyectos


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